Aufsichtsratsbeschlüsse können nicht stillschweigend gefasst werden

Entscheidungen des Aufsichtsrats unterliegen meist strengen Regeln: Sie müssen im Gremium formal abgestimmt und entsprechend dokumentiert werden. Das gilt auch für den Bericht des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung. Der Bundesgerichtshof (BGH) hat dies in seinem Urteil von Juni 2010 klargestellt. Zum Bericht des Aufsichtsrats gehört außerdem die Unterschrift des amtierenden Vorsitzenden. Es genügt nicht, wenn der ehemalige Aufsichtsratsvorsitzende den Bericht erstellt.

Im vorliegenden Fall hatte ein Aktionär mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung angefochten. Dabei hatte er sich auf den aus seiner Sicht formal fehlerhaften Bericht des Aufsichtsrats gestützt. Der Bericht war erstellt worden, nachdem zwei von drei Aufsichtsratsmitgliedern – darunter der Vorsitzende – ihre Ämter niedergelegt hatten. Das geschah noch vor der Feststellung des Jahresabschlusses und der Berichterstattung an die Hauptversammlung.

Der darauf gerichtlich bestellte neue Aufsichtsrat hatte zwar den Jahresabschluss der Gesellschaft festgestellt, doch der zugehörige Bericht an die Hauptversammlung war auf seine Bitte hin vom ausgeschiedenen Aufsichtsratsvorsitzenden angefertigt worden. Das Papier trug dessen Unterschrift und den Hinweis auf sein vorangegangenes Ausscheiden. Einen dokumentierten, formalen Beschluss im neuen Aufsichtsrat, wonach dieser sich den Bericht des Vorgängers zu Eigen gemacht hätte, gab es nicht.

Beklagtes Unternehmen: "Aufsichtsratsmitglieder haben den Bericht stillschweigend akzeptiert"

Das beklagte Unternehmen argumentierte nun, die Aufsichtsratsmitglieder hätten den Bericht stillschweigend akzeptiert. Außerdem habe der neue Aufsichtsratsvorsitzende auf Nachfrage in der Hauptversammlung ausgeführt: Er sei zwar in dem Geschäftsjahr, auf das sich der Bericht beziehe, noch nicht im Amt gewesen, stehe aber hinter diesem.

Das genügte dem BGH nicht. Denn der Bericht habe bereits vor der Hauptversammlung wie gesetzlich vorgeschrieben in den Geschäftsräumen der Gesellschaft zur Einsichtnahme durch die Aktionäre ausgelegen. Damals sei jedoch nicht erkennbar gewesen, ob ihn der aktuell amtierende Aufsichtsrat gebilligt hatte.

BGH: Beschluss und Unterschrift des Vorsitzenden dürfen nicht fehlen

Der Bericht des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung sei zentraler Bestandteil bei der Meinungsbildung der Aktionäre über die Arbeit des Aufsichtsrats, so der BGH. Erst mit dem formalen Beschluss über seinen Inhalt übernehme das Kontrollgremium die Verantwortung dafür – und erst dann werde der Bericht zur wesentlichen Informationsgrundlage der Aktionäre.

Ein "stillschweigend“ gefasster Beschluss sei im Aufsichtsrat generell nicht möglich. Denn so würden die Feststellungen über Beschlussfähigkeit, Zustimmung, Enthaltungen oder Ablehnung nicht transparent. Hinzu komme im vorliegenden Fall, dass die Urschrift des Berichts nicht die Unterschrift des amtierenden Vorsitzenden getragen habe, mit der dieser als Repräsentant des Aufsichtsrats die Urheberschaft für den Bericht als solchen des aktuellen Gremiums anerkenne.

Da somit ein Bericht des aktuellen Aufsichtsrats gefehlt habe, hätten die Aktionäre auch nicht abschließend beurteilen können, ob der Aufsichtsrat überhaupt seine Pflichten erfüllt habe, so die Richter. Da zu diesen Pflichten auch die Überwachung des Vorstands gehört, sei ein Rückschluss auf dessen Arbeit ebenfalls nicht möglich.

BGH erklärt Entlastung von Aufsichtsrat und Vorstand für nichtig

Folge: Sowohl die Entlastung des Aufsichtsrats als auch des Vorstands wurden für nichtig erklärt. Für gleichfalls nichtig erklärte der BGH die Wiederwahl des bereits im alten Aufsichtsrat amtierenden Mitglieds: Da es keinen Aufsichtsratsbericht gäbe, fehle es auch an einer wesentlichen Grundlage für die Entscheidung der Aktionäre, dem Mitglied auch für die Zukunft das Vertrauen auszusprechen.

Dieses Argument hätte wohl auch für die Wahl der beiden neuen, bis dahin gerichtlich bestellten Aufsichtsratsmitglieder gegolten. Doch weil der Kläger in der Hauptversammlung dieser Wahl zugestimmt hatte, könne er diese im Nachhinein nicht mehr anfechten, so der BGH.

"Der BGH stellt mit seinem Urteil klar, wie wichtig formale Aufsichtsratsbeschlüsse sind. Deren saubere Dokumentation hilft nicht zuletzt auch, Haftungsfälle zu vermeiden", sagt Dr. Henning Hönsch, Partner und Aufsichtsratsexperte bei PwC.

Fundstelle

BGH-Urteil vom 21. Juni 2010 (II ZR 24/09)