Interne Kontrollsysteme im Krankenhaus transparent gestalten

Wie wichtig ist für Aufsichtsgremien ein Überblick über das Kontrollumfeld der zu überwachenden Gesundheitsunternehmen? Durch die jüngsten Schlagzeilen über dolose Handlungen, Schmiergeldzahlungen und Vorteilsnahme hat das Thema an Bedeutung gewonnen.

Eine negative Presse kann insbesondere für Krankenhäuser, die heute mehr als zuvor im Konkurrenzkampf um Patientenzahlen stehen, zu schweren Erlöseinbußen führen. Darüber hinaus lässt sich der immaterielle Schaden aus einer Rufschädigung nur langsam und nicht selten kostenintensiv durch Marketing- und Qualitätsmaßnahmen wieder ausgleichen.

Risikomanagement im Krankenhaus erfordert mehr als eine Versicherung

Der ständig wachsende Kostendruck im deutschen Gesundheitswesen führt zur Rationalisierung in allen Bereichen, insbesondere in denen, die für die medizinische Leistung nicht im Vordergrund stehen. Häufig wird verkannt, dass wesentliche Kontrollen aufgrund von Personalmangel nicht mehr ausgeübt werden könnten. Es reicht nicht aus, dass Geschäftsführung und Aufsichtsgremien eine entsprechende "D&O-Versicherung" (Directors-and-Officers-Versicherung, auch Organ- oder Manager-Haftpflichtversicherung) abschließen und sich der Verantwortung für die internen Abläufe im Unternehmen entziehen. Es stellt sich letztendlich die Frage, ob die Geschäftsführung das Notwendige getan hat, sodass sie nicht dem Vorwurf des Organisationsverschuldens unterliegt.

Wirksames Risikomanagement funktioniert nur durch Koordination

Um sich erfolgreich am Markt zu behaupten, muss das Gesundheitsunternehmen Sicherheit über die eingerichteten Kontrollen und deren Funktionsfähigkeit haben. Nur mit einem abgestimmten Zusammenspiel der Abteilungen Entgeltbereich, Leistungsbereich, Personalbereich, Einkauf, Steuern und Recht in Verbindung mit Finanzen und Controlling, IT und letztendlich dem Risikomanagement können Kontrollen wirksam ausgeübt werden.

Als Antwort auf diese Bedürfnisse nach schneller Information über das bestehende Kontrollumfeld hat PwC ein System entwickelt, in dem das interne Kontrollsystem (IKS) des Krankenhauses analysiert und ausgewertet wird. Die Ergebnisse über Qualität und Zuverlässigkeit der internen Kontrollen werden in einer grafischen Auswertung dargestellt. Je nach Dringlichkeit des notwendigen Handlungsbedarfs werden die Ergebnisse in farblich abgesetzten Zonen im Control-Web dargestellt.

Auszuwertende Bereiche

Folgende Bereiche des Gesundheitsunternehmens werden auf ihre internen Kontrollen hin untersucht und ausgewertet:

• Corporate Governance
• Interne Revision (IR) / Risikomanagement (RM)
• Steuern und Recht
• IT
• Finanzen und Controlling (Fi & Co)
• Personalbereich (HRM)
• Leistungsbereich
• Einkauf

Ablauf der Analyse

Pro Teilbereich werden zehn bis 30 Fragen gestellt, die im Interview­verfahren mit den zuständigen Mitarbeitern der Bereiche besprochen werden. Anschließend wird eine Bewertung anhand einer standardisierten Skala vorgenommen. Jede einzelne Frage wird hinsichtlich ihrer Bedeutung für das interne Kontrollsystem des jeweiligen Teilbereichs gewichtet. So kann im idealtypischen Fall ein Gesamtergebnis von 100 Prozent pro Teilbereich erlangt werden.

Im Folgenden ein Beispiel für die IKS-Auswertung anhand eines "Healthcare-Control-Web"-Krankenhauses:

Auswertung der Analyse

Die Dringlichkeit des Handlungsbedarfs lässt sich wie folgt feststellen: Befindet sich das Unternehmen mit seiner Auswertung (schwarze Linie) im inneren Bereich, so sind wesentliche Mängel festgestellt worden, die gegebenenfalls die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage stellen können. 

Eine Auswertung im mittleren Bereich zeigt an, dass dringender Handlungsbedarf zur Verbesserung der Kontrollen besteht. Der äußere Bereich zeigt einzelne Feststellungen auf, die jedoch hinsichtlich ihrer Gesamtauswirkung nicht wesentlich sind.

Das Healthcare-Control-Web ist ein geeignetes Medium, um Verbesserungspotenzial bei der Funktionsfähigkeit der Kontrollen in Gesundheitsunternehmen zu identifizieren und konkrete Vorschläge zur Verbesserung der Kontrollsysteme aufzuzeigen.