Zeitgemäßer Einsatz der Internen Revision schafft Mehrwert für das Krankenhaus

Der zunehmende Wettbewerbsdruck und die gesetzlichen Rahmenbedingungen im Gesundheitswesen haben die Anforderungen an ordnungsgemäße und wirtschaftliche interne Strukturen und Prozesse von Krankenhäusern stetig ansteigen lassen. Dabei stellt sich die Frage nach dem geeigneten Managementinstrumentarium. In ihrer modernen Ausprägung bildet die Interne Revision (IR) ein wichtiges Managementinstrument, das diesen Anforderungen gerecht wird und somit einen Mehrwert für das Krankenhaus generiert.

In der Vergangenheit wurde die Interne Revision (IR) nicht nur bei Unternehmen im Gesundheitswesen als reine interne Prüfinstanz angesehen. Ein Umdenken hat in den letzten Jahren stattgefunden: Die Interne Revision hat sich zu einer internen Stabsfunktion der Geschäftsleitung weiterentwickelt, die unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsleistungen erbringt. Als Teil des Steuerungs- und Überwachungssystems ist sie darauf ausgerichtet, die Ausgestaltung des Internen Kontrollsystems zu unterstützen und bei der Optimierung von Prozessen und Systemen mitzuwirken. Ihre Ausrichtung sollte anhand der Kriterien des Instituts für Interne Revision (IIR) erfolgen, auch um den höheren Anforderungen des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) zu entsprechen.

Aus diesen Kriterien ergeben sich fünf zentrale Anforderungen an die moderne Interne Revision.

Anforderung 1: Schriftliche interne Regelung

Die Geschäftsleitung des Krankenhauses muss die organisatorische Einbindung, die Kompetenzen und die Aufgaben der Internen Revision definieren. Insbesondere sind schriftlich zu regeln:

• Organisatorische Einordnung im Krankenhaus sowie Abgrenzung von anderen Krankenhausfunktionen,
• Definition von Zuständigkeiten, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten innerhalb der IR, Personalausstattung und personelle Größe und
• verbindliche Standards zum methodischen Vorgehen bei der Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Prüfungen.

Anforderung 2: Weisungs- und Prozessunabhängigkeit sowie uneingeschränktes Informationsrecht

Eine Kernaufgabe für die IR liegt in der Ermittlung von Optimierungspotenzialen für das interne Steuerungs- und Überwachungssystem. Dieses lässt sich nur dann ordnungsgemäß umsetzen, wenn die IR der Geschäftsleitung unmittelbar unterstellt ist und in allen Krankenhausbereichen uneingeschränkte Informationsrechte eingeräumt bekommt.

Die hervorgehobene Position stellt ihrerseits Anforderungen an die fachliche Qualifikation der Mitarbeiter. Da alle Krankenhausbereiche der Prüfungstätigkeit unterliegen, benötigt die IR entsprechende fachliche Kompetenzen. Diese können einerseits intern schrittweise aufgebaut werden, andererseits durch die gezielte Einbindung erfahrener Mitarbeiter anderer Dienstarten eingebracht werden, die nicht dauerhaft zur IR gehören.

Anforderung 3: Risikoorientierter und standardisierter Planungsprozess

Voraussetzung für eine effektive IR ist die Ausrichtung der Prüfungsplanung an den Risiken des Krankenhauses. Die Erstellung der Prüfungsplanung lässt sich in mehrere Vorgehensschritte aufteilen, die aufeinander aufbauen und nacheinander zu durchlaufen sind.

• Identifikation der Prüffelder, basierend auf dem ermittelten Risikoinventar,
• Priorisierung der Prüffelder unter Anwendung ausgewählter Kriterien,
• Planung des Personalbedarfs in Mitarbeitertagen,
• Festlegung des Prüfungszyklus und der Prüfungsintensität unter Berücksichtigung des Risikos der einzelnen Bereiche,
• Sicherstellung von Nachschauprüfungen, insbesondere für Prüffelder, bei denen mit Prüfungsfeststellungen zu rechnen ist.

Die Prüfungsplanung wird jährlich auf Vollständigkeit und Aktualität analysiert und angepasst. Zu Anpassungsbedarf bei den Prüfungsschwerpunkten der IR kann es aufgrund von unerwarteten unterjährigen Entwicklungen kommen.

Anforderung 4: Dokumentation von Art und Umfang der Prüfungshandlungen

In der schriftlichen Regelung (Anforderung 1) sind unter anderem Dokumentationsanforderungen zu definieren, die für die IR gelten. Diese beziehen sich sowohl auf die Prüfungsplanung als auch auf die eigentliche Prüfungstätigkeit.

Für die eigentliche Prüfungstätigkeit sind Standards mindestens für folgende Aspekte zu definieren:

• Struktur und Mindestinhalt eines Prüfungskonzepts,
• Dokumentation der Prüfungshandlungen,
• Struktur und Mindestinhalt des Prüfungsberichts.

Anforderung 5: Durchführung von Nachschauprüfungen

Eine moderne IR im Krankenhaus soll Mehrwerte schaffen und zur Verbesserung der Geschäftsprozesse beitragen. Im Rahmen der Ergebnisberichterstattung werden nicht nur Feststellungen zu erkannten Prozessschwachstellen dokumentiert, sondern zudem Handlungsempfehlungen gegeben. Die Umsetzung der Handlungsempfehlungen liegt in der Verantwortung der Linienorganisation oder des geprüften Krankenhausbereiches.

Durch die Nachschauprüfung ist sicherzustellen, dass die geprüften Bereiche ihre Verantwortung zur Optimierung von Prozessen und zur Umsetzung der Handlungsempfehlungen in einem angemessenen Zeitraum wahrnehmen.

Ausblick: Die Interne Revision entwickelt sich zum Partner der Geschäftsleitung

Während die Interne Revision lange vornehmlich vergangenheitsorientiert gearbeitet hat, ist derzeit eine Weiterentwicklung zu einer präventiven Ausrichtung zu verzeichnen. Als Stabsfunktion wird sie zunehmend als Partnerin der Geschäftsleitung gesehen, die einen wichtigen Beitrag zur Prozess- und Organisationsoptimierung liefert. Infolge der Ausrichtung nach den Kriterien des Instituts für Interne Revision (IIR) verfügt die Geschäftsleitung über wesentlich bessere Entscheidungsgrundlagen. Nicht zuletzt kann dadurch auch den höheren Anforderungen des BilMoG an die Interne Revision Folge geleistet werden.