Konzernweite Stammdatenverwaltung spart Kosten

Bei Datenmanagement-Projekten geht es häufig darum, die Qualität zu verbessern und Pflegeprozesse effizienter zu gestalten. Besonders wichtig: Die Qualität der Stammdaten muss stimmen und auf einer einheitlichen Basis stehen. Der Umgang mit Stammdaten - Master Data Management, kurz MDM - ist besonders bei großen und durch Zusammenschlüsse und Zukäufe gewachsene Unternehmen eine schwierige Aufgabe. PwC hat einen internationalen Konzern aus der Chemiebranche dabei unterstützt, eine unternehmensweite Organisation für das Stammdatenmanagement aufzubauen.

Ausgangslage

Ein globaler, börsennotierter Konzern aus der Chemieindustrie agiert in einem dynamischen Markt. Das Unternehmen ist in etwa 90 Ländern aktiv und in den vergangenen Jahren schnell gewachsen. Dadurch sind Kernelemente der IT in den einzelnen Ländern, Geschäftsbereichen und Systemen sehr unterschiedlich organisiert. Aus historischen Gründen gibt es keine einheitlichen Vorgaben und Standards für den Prozess der Stammdatenpflege, für Qualitätssicherung und Data Governance.

Das will das Chemieunternehmen durch eine konzernweit aufgestellte Organisation zur Stammdatenverwaltung ändern. Das Ziel der neu zu schaffenden Einheit: die Prozesse der Stammdatenpflege vereinheitlichen. Dafür werden konzernweit Policies und Standards zur Datenqualität definiert und umgesetzt. Die Prozesse sollen durch den Einsatz geeigneter Technologien optimiert werden.

Der Verantwortungsbereich umfasst die Stammdaten für

• Produkte und Artikel,
• Lieferanten,
• Kunden,
• Mitarbeiter und
• Finanzen.

Vorgehensweise

Im ersten Schritt unterstützte ein Team von PwC Deutschland den Kunden dabei, eine Strategie für die Stammdatenverwaltung auf Basis einer Ist-Analyse zu formulieren. Wichtig für den Erfolg war, einen Business Case für das Projekt zu erstellen und an die Entscheider zu kommunizieren. So konnte der betriebswirtschaftliche Nutzen des Projektes belegt werden.

Das PwC-Team entwickelte gemeinsam mit dem Kunden konzernweit einheitliche Prozesse und Policy-Standards. Kennzahlen für die Datenqualität wurden festgelegt und die Zielorganisation mit entsprechenden Rollen- und Verantwortlichkeitsprofilen definiert. "Wichtig war bei diesem Schritt, die verschiedenen Fachabteilungen einzubinden, die mit den Stammdaten arbeiten. Nur wenn wir die verschiedenen fachlichen Blickwinkel beachten, entsteht ein ganzheitliches Bild auf die Daten und die Qualitätsansprüche der Anwender", beschreibt Jan Stüben, der verantwortliche Senior Manager bei PwC, die Herangehensweise.

Zu einem Stichtag wurden weltweit die Mitarbeiter mit ihren neuen Rollen in der Stammdaten-Organisation vertraut gemacht. Die standardisierten Prozesse und Policies wurden konzernweit umgesetzt. Das deutsche PwC-Team unterstützte bei der Fit-Gap Analyse und der organisatorischen, personellen und technischen Umstellung auf die neuen Prozesse.

Ergebnis

Heute arbeitet eine konzernweite Organisation für das Master Data Management mit 80 Mitarbeitern an der Umsetzung der Strategie zur Stammdatenverwaltung. Das Unternehmen konnte signifikante Kosteneinsparungen im Datenmanagement realisieren. "Die entstandene Organisation wird im Konzern als Vorreiter gesehen: Viele Bereiche streben standardisierte Geschäftsprozesse und Systeme an. In der Stammdatenverwaltung ist dieses Ziel nun erreicht", so das Fazit des PwC-Projektteams.