Zwischen Business, IT und Lieferanten: Strategische Neuausrichtung eines SAP Competence Centers

Um ihre administrativen Prozesse zu optimieren, setzen viele Unternehmen auf standardisierte SAP-Lösungen. PwC hat einen Anbieter von Industriegütern der Fahrzeugtechnologie dabei unterstützt, sein SAP Competence Center zukunftsfähig aufzustellen. Im Mittelpunkt der Analyse: Wie lässt sich der Regelbetrieb im SAP Competence Center effizienter gestalten? Wo sollte das Unternehmen auf externe Lieferanten zugreifen? Welche Dienstleistungen sind geschäftskritisch und müssen deshalb intern erbracht werden?

Ausgangslage

Ein global tätiger Hersteller von Industriegütern der Fahrzeugtechnologie und Anbieter verschiedener Dienstleistungen im Bereich Wartung und Maintenance beschäftigt über 50.000 Mitarbeiter weltweit. Das Unternehmen setzt konsequent auf SAP, um alle administrativen Prozesse im Vertrieb, der Produktion, im Einkauf sowie im Rechnungswesen und Reporting zu unterstützen. 

Um die Prozesse weltweit zu standardisieren, hat das Unternehmen ein globales SAP-Template entwickelt. Dieses Template rollte das Unternehmen im Jahr 2009 an einem großen Produktionsstandort in Europa aus. Bis Ende 2013 ist ein Rollout an circa 20 weiteren Standorten global geplant. Das SAP-Template soll im Laufe des Rollout-Programms um die Besonderheiten und Anforderungen weiterer Unternehmenssparten wie zum Beispiel der Wartung und Maintenance ergänzt werden, ohne dabei den bereits gesetzten Standard zu verlassen.

Die Unternehmens-IT ist der verantwortliche Partner in der Programmdurchführung. Sie muss bei diesem Vorhaben folgende Aufgaben bewältigen:

• Der globale Rollout des SAP-Templates muss mit hoher Qualität in einer flexiblen und anpassungsfähigen Projektorganisation durchgeführt werden.
• Die Arbeitspakete müssen optimal auf vorhandene IT- und Business-Ressourcen verteilt werden, um die Anzahl der IT-Mitarbeiter möglichst konstant zu halten.
• Die richtigen Kompetenzen müssen zeitnah für Projekt-Rollout und den Regelbetrieb zur Verfügung gestellt werden.
• Die Abhängigkeiten von Outsourcing-Lieferanten sollen konsequent abgebaut werden.
• Klassische IT-Standardleistungen ("Commodity-Leistungen") sollen mittelfristig an externe Dienstleister ausgelagert werden.

PwC wurde Anfang 2009 beauftragt, eine Strategie zur Organisationsentwicklung zu erarbeiten, wie diese Anforderungen optimal erfüllt werden können.

Vorgehensweise

Im ersten Schritt analysierte das PwC-Team gemeinsam mit dem Chief Information Officer (CIO) und den verantwortlichen IT-Mitarbeitern die verschiedenen Aufgabenstellungen. Soweit möglich quantifizierte das Projektteam die alternativen Lösungsoptionen. Zum Zeitpunkt des Projekts war das Rollout-Programm noch nicht final verabschiedet. Deshalb entwickelte das PwC-Team ein Modell, um die Ressourcenlast im Projekt und im Regelbetrieb des SAP Competence Center zu simulieren. Strategische Vorgaben und Annahmen aus IT und Business, die den Rahmen für die Neuausrichtung der Organisationseinheit bildeten, wurden gemeinsam festgelegt.

Ein Hauptaugenmerk bei der Neuausrichtung des SAP-Kompetenzzentrums lag auf der Analyse der zukünftigen Veränderungstreiber. Daraus leitete das Projektteam ab, wie die IT-Ausrichtung des SAP Competence Centers in Zukunft aussehen muss. Die Empfehlungen von SAP und IDC - einem international tätigen Marktforschungs- und Beratungsunternehmen auf dem Gebiet der Informationstechnologie und der Telekommunikation - wurden mit einbezogen.

Auf dieser Grundlage hat das PwC-Team das Servicemodell des SAP Competence Centers neu gestaltet. Die Analyse ergab ein klares Bild, welche Services geschäftskritisch und damit intern zu betreiben sind und welche extern vergeben werden können. Die Frage, ob die auszulagernden Dienste on-shore oder off-shore betrieben werden sollten, wurde ebenfalls geklärt. Auf Basis des neuen Servicemodells hat das PwC-Team gemeinsam mit dem Mandanten den zukünftigen Kompetenzbedarf ermittelt und mit der aktuellen Situation abgeglichen. Das Ergebnis: Der Veränderungsbedarf im Team und der Investitionsbedarf wurden transparent.

Im nächsten Schritt ermittelte das PwC-Team anhand eines Benchmarks des Technologie-Analysten Gartner einen Indikator, wie effizient das SAP Competence Center heute arbeitet und wie diese Effizienz bis 2014 beibehalten oder erhöht werden kann. Das PwC-Team gab eine Empfehlung ab, wo Verschiebungen in der Ressourcenstruktur notwendig sind.

Ergebnis

Die Erkenntnisse wurden zusammengefasst und in eine Roadmap überführt, die die zukünftige Organisationsstruktur bis 2014 definiert. Das PwC-Team entwickelte ein Deployment-Modell, das es dem Mandanten erlaubt, unterschiedliche Typen von Rollout-Projekten je nach Land, Sprache oder Umfang der operativen Prozesse parallel durchzuführen, ohne in Ressourcenengpässe oder große Abhängigkeit zu externen Lieferanten zu geraten. Abgerundet wurde die strategische Neuausrichtung durch eine Empfehlung, wie die Mechanismen zur Kostenallokation verändert werden müssen.

"Unser Kunde hat nun Klarheit, vor welchen Aufgaben sein SAP Competence Center steht. Gemeinsam mit dem Unternehmen haben wir klare, in der Praxis umsetzbare Handlungsempfehlungen erarbeitet, wie die Organisationseinheit künftig noch effizienter arbeiten und die Veränderungen, die sich aus dem globalen SAP-Template ergeben, meistern kann", so das Fazit des PwC-Projektleiters Jan Stüben.