Ein scharfer Blick auf die IT

Eine leistungsfähige und zuverlässige IT-Ausstattung ist fast unentbehrlich. Doch sie ist als Rückgrat des Geschäfts den Unternehmen nicht nur lieb, sondern als Kostentreiber auch teuer. Der Vergleich der eigenen IT mit der anderer Unternehmen schafft da Transparenz über Leistungsfähigkeit und Kosten, über unbemerkte IT-Risiken und ungenutzte Verbesserungsmöglichkeiten. Ein PwC-Team um Dr. Markus Böhm hat für ein solches IT-Benchmarking im Auftrag des Chief Information Officers Erich Ehbauer die IT von Apollo-Optik gründlich durchleuchtet. Das Ergebnis bestätigt die erfolgreiche Arbeit des CIO.

In seinen bundesweit mehr als 730 Filialen stellt Apollo-Optik höchste Qualitätsansprüche an Produkte und Dienstleistungen, den Kunden will man aus einem professionellen Management heraus erstklassigen Service bieten. Individuelle Beratung, eigene Produktion und ein perfekter Lieferservice erfordern allerdings eine außerordentlich gut funktionierende IT. Deshalb stellt Erich Ehbauer, CIO der Apollo-Optik, an seine IT-Abteilung höchste Ansprüche.

Ausgangslage

Bei Apollo-Optik suchte man einen umfassenden Vergleich der eigenen IT mit der anderer Unternehmen. Zwar belegen die regelmäßigen Umfragen unter den Apollo-Mitarbeitern eine hohe Zufriedenheit mit ihrer IT. Doch CIO Ehbauer wollte wissen:

• Wo können wir noch besser werden?
• Was machen andere?
• Hat die IT Risiken, die bisher unbemerkt blieben?
• Wo sind Chancen, die es zu nutzen gilt?

Mit dem "IT Diagnostic & Benchmarking" bot PwC-Partner Dr. Markus Böhm dem Apollo-CIO an, zum einen die IT in allen relevanten Facetten zu betrachten, zu analysieren und zu bewerten, zum anderen aus einem Vergleich mit den Daten von rund 500 anderen PwC-Mandanten auf Grundlage einer soliden Datenbasis ein fundiertes Benchmarking zu erstellen. Weil das IT-Team von Apollo-Optik sehr interessiert war an der umfassenden Analyse, die über ein reines Kosten-Benchmark hinausgeht, beauftragte man PwC mit einer exakten Positionsbestimmung der IT und dem Quervergleich mit anderen.

Vorgehensweise

In nur einer Woche führten die PwC-Fachleute über 20 Einzelgespräche: mit dem CIO, der nächsten Führungsebene und Experten aus der gesamten IT. Jeweils zwei PwC-Experten führten die Interviews. "Die Gespräche waren zwar sehr strukturiert, wirkten aber trotzdem nicht mechanisch", lobt Apollo-CIO Ehbauer: "Oft wurde in den Interviews lebhaft diskutiert, das Für und Wider von Strategie, Organisation und Prozessen abgewogen und erst danach - im Konsens - eine Einstufung vorgenommen", berichtet er. Mehr als 30 einzelne Themen kamen in den Interviews zur Sprache, unter anderem

• Strategie und Entscheidungsfindung in der IT
• Prozesse zur Steuerung, Überwachung und Management der IT
• Vorgaben und Regelungen, Risiko- und Compliance-Management, IT-Sicherheit
• Daten- und Systemqualität, Projekt-Management und Change Management

Ergebnis

Nach zwei Wochen intensiver Arbeit konnten die PwC-Fachleute versichern: Die IT der Apollo-Optik arbeitet in fast allen Bereichen auf einem sehr hohen Niveau. Das zeigten nicht nur die Einzelauswertungen, sondern auch die Gegenüberstellung mit den unterschiedlichen Vergleichsgruppen. Zudem wurde deutlich: Wo die IT der Apollo-Optik bereits Projekte durchgeführt hatte, wurden exzellente Werte erreicht - die Investitionen hatten sich also gelohnt, eine nachträgliche Bestätigung für die gute Leistung der CIO-Mannschaft.

Einzelne Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten in der IT von Apollo-Optik brachte die PwC-Analyse allerdings auch ans Licht. Dem CIO und seinem Team hilft die von unabhängiger und neutraler Stelle festgestellte Transparenz damit auch, die richtigen IT-Projekte für die Zukunft auszuwählen. 

PwC-Partner Dr. Markus Böhm freut sich, seinem Mandanten zum einen sehr gute Arbeit in der Vergangenheit bescheinigen zu können und ihn zum anderen auf künftige Handlungsfelder aufmerksam machen zu können: "Die Arbeit für Apollo-Optik bestätigt unseren Ansatz, unsere Stärken aus der Wirtschaftsprüfung mit Beratungsexpertise zu kombinieren und beides in einem Team anzubieten.".Und Erich Ehbauer sieht die Position seiner IT-Abteilung weiter gestärkt: "Die neutrale Analyse hat unsere Stärken klar gezeigt - und deutlich gemacht, wohin wir unsere Aufmerksamkeit in Zukunft lenken sollten."