Prozesse und Kontrollen sind auch in der Nachhaltigkeitswelt unverzichtbar

Ein verlässliches und ordnungsgemäßes Reporting der Nachhaltigkeitsleistung ist nicht immer leicht sicherzustellen. Gerade bei global aufgestellten Unternehmen kann die Datenqualität unter der großen Komplexität des Unternehmens leiden. Abhilfe schaffen kann hier eine Übertragung der gewachsenen Erfahrungen und Methoden aus dem Finanz- und Rechnungswesenwelt, die dort ein ordnungsgemäßes und hochwertiges Reporting ermöglichen.

Das Corporate-Responsibility-(CR)-Management braucht verlässliche Daten. Und zwar nicht nur zur Berichterstattung an die Stakeholder. Diese Daten werden auch für die zielgerichtete und einheitliche Steuerung der Nachhaltigkeitsleistung benötigt. Zumindest dann, wenn die Berichterstattung ernsthaft und glaubwürdig betrieben wird.

Denn in Zeiten, in denen nicht nur Kunden und Öffentlichkeit, sondern auch der Finanzmarkt immer stärkere Transparenz über Nachhaltigkeitsleistungen fordert, ist es keine Frage mehr, ob überhaupt berichtet werden sollte. Die Kernfrage ist vielmehr, wie die notwendige verlässliche Datenqualität erreicht werden kann.

Märkte und Kunden als Qualitätstreiber

Vielfach haben sich in den Unternehmen noch keine festen Strukturen innerhalb des CR- Managements etabliert. Und häufig sind die Verantwortlichkeiten nicht klar definiert. Signifikante Know-how-Unterschiede bei Mitarbeitern kommen hinzu. Auch sind verbindliche Definitionen oder Vorgaben für den Regelbetrieb eher selten. Gleichzeitig geht der Markttrend aber ganz klar in Richtung vereinheitlichter Berichterstattung und kürzerer Berichtszyklen. Intern wie extern wird immer stärker nach verlässlichen und zeitgerechten Nachhaltigkeitsdaten verlangt. Um diese Anforderungen zu meistern, muss ein klar definierter und gelebter CR-Reportingprozess aufgesetzt werden. Denn erst dieses Instrument ist ein entscheidender Baustein, um die geforderte Qualität der Daten sicherzustellen.

Strukturierte Prozesse stützen das CR- Management

Ein definierter CR-Reportingprozess bildet alle Aktivitätsbestandteile ab, die die Berichterstattung über die Nachhaltigkeitsleistung berühren. Insbesondere folgende Bestandteile sind zu berücksichtigen:

  • Definition der Kennzahlen und Indikatoren
  • verbindliche Berichts- und Meldewege mit klaren Verantwortlichkeiten
  • Handlungsgrundsätze und -anweisungen für Datenlieferung und -verarbeitung
  • die zu nutzenden IT-Systeme und Hilfsmittel
  • Kontrollelemente und damit einhergehende Dokumentationspflichten
  • Termine und Zeiträume.

Kontrollen als Qualitätsgaranten

Kontrollelemente sind - gerade für die Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit der Datenqualität - von entscheidender Bedeutung. Die Ordnungsmäßigkeit der Datenqualität kann auch dann sichergestellt werden, wenn es sich um eine Vielzahl von Kennzahlen aus einer Vielzahl von Berichtseinheiten aus mehreren Ländern handelt. Dieses Netz aus zahlreichen Kontrollen, Prüfungen und Freigaben bildet ein kontrolliertes Umfeld beziehungsweise ein internes Kontrollsystem (IKS). Dieses gleicht wiederum dem, das bereits die Qualität der Daten im Finanz- und Rechnungswesen sicherstellt. Allerdings ist entscheidend, dass die Kontrollen angemessen und wirksam, klar umschrieben und definiert sind. Weiterhin muss verbindlich definiert werden, wie zu reagieren ist, wenn die Kontrollen Missstände oder Korrekturbedarf aufdecken.

Kontrollen bestehen nicht um ihrer selbst Willen. Sie sollen Risiken abmildern und beherrschbar machen. Das heißt: Vor der Implementierung von Kontrollen sollten konkrete Kontrollziele entlang der identifizierten Risiken definiert werden.

Mögliche Kontrollziele können beispielsweise sein:

  • Richtigkeit
  • Vollständigkeit
  • Vergleichbarkeit
  • Gültigkeit
  • Aktualität sowie
  • Zugriffsbeschränkung

der Daten.

Überdies kann eine Kontrolle aufdeckend oder vorbeugend wirken und unterschiedliche Automatisierungsgrade aufweisen. Wie ein CR-Reportingprozess und das korrespondierende interne Kontrollsystem ausgestaltet ist, hängt von der spezifischen Ausgestaltung des Unternehmens ab.

Struktur zahlt sich aus

Nicht nur die Datenqualität und das Nachhaltigkeitsmanagement allgemein profitieren von einem definierten CR-Reportingprozess. Von der Ausgestaltung dieses Prozesses hängen auch Effizienz und Effektivität ab: Erst einmal festgelegte Prozesse führen zu geringeren Fehlerquoten und höheren Bearbeitungsgeschwindigkeiten.

Für die interne Revision und externe Prüfer ist ein solcher Prozess zudem ein wichtiger Qualitätsindikator für eine ebenso ordnungsgemäße Organisation.

Moderne Normen - wie der Standard zur Prüfung der CR-Berichte AccountAbility 1000 AS - fordern ebenfalls eine bessere Strukturierung ein. Auch für die Einführung einer CR- Software ist dies eine wichtige Voraussetzung. Steuerung und Berichterstattung von CR sind angewiesen auf eine angemessene und verlässliche Datenqualität. Ordnungsgemäße und definierte Prozesse können hier entscheidend dazu beitragen, eine hohe Datenqualität sicherzustellen.