Ein Anfang ist gemacht: Revisionssichere Speicherung von Dokumenten in der öffentlichen Verwaltung

Für eine revisionssichere Speicherung von Dokumenten besteht auch in der Verwaltung zunehmend Handlungsbedarf. Während die private Wirtschaft das Thema weitgehend "im Griff hat", fehlen im öffentlichen Bereich oft noch Problembewusstsein und das notwendige Wissen über eine langfristige und revisionsgerechte Speicherung wichtiger Dokumente. Eine Studie von PwC und IMTB Consulting zeigt die Problemfelder auf und gibt Handlungsempfehlungen.

Die öffentliche Verwaltung befindet sich in einem umfassenden Veränderungsprozess, der auch das Arbeitsumfeld betrifft. Elektronische Kommunikation ist heute Standard und viele Verwaltungsabläufe werden mittlerweile elektronisch unterstützt. Dieser Wandel macht sich auch in der behördlichen Schriftgutverwaltung bemerkbar. So ist die Einführung der elektronischen Aktenführung ein Eckpfeiler vieler eGovernment-Strategien in Bund, Ländern und Kommunen. Ziel ist die Sicherstellung des Verwaltungshandelns in vollständiger und nachvollziehbarer Dokumentation. Dazu ist es zum einen notwendig, alle aktenrelevanten Dokumente zu digitalisieren, zum anderen müssen die im elektronischen Aktensystem abgelegten Dokumente auch "revisionssicher" abgespeichert werden.

Nachholbedarf an "Revisionssicherheit" in der öffentlichen Verwaltung

Der Begriff "Revisionssicherheit" bezieht sich auf die ordnungsgemäß durchgeführte Langzeitspeicherung von aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Informationen in elektronischen Archivsystemen. Zumindest in der Privatwirtschaft sind die Anforderungen an eine revisionssichere elektronische Aufbewahrung von Dokumenten seit langem weitgehend geregelt. Unternehmen sind gehalten, die gesetzlichen Anforderungen des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung und daraus abgeleitet die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme sowie anderer steuerrechtlicher und handelsrechtlicher Vorgaben einzuhalten.

Für die öffentliche Verwaltung wurde der Begriff "Revisionssicherheit" für die elektronische Aktenführung und Langzeitspeicherung weitgehend übernommen. Was bislang jedoch fehlt, ist ein auf die spezifischen Anforderungen von Behörden zugeschnittenes Regelwerk. Daher bestehen nach wie vor erhebliche Unklarheiten über den revisionssicheren Umgang mit elektronischen Akten.

Das Thema ist wichtig, die Unsicherheit groß

Vor diesem Hintergrund haben PwC und IMTB im Rahmen einer groß angelegten Studie "Revisionssichere Speicherung von elektronischen Dokumenten in der öffentlichen Verwaltung" den Status quo und den Handlungsbedarf ermittelt. Rund 180 deutsche Verwaltungen haben an der Umfrage teilgenommen. Die PwC-Studie kommt zu dem Schluss, dass in Behörden sowohl die Nutzung als auch das Interesse an einer Einführung von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) zugenommen haben. Dabei erweisen sich die Bundesländer als Vorreiter. Hier ist die Einführung von DMS am weitesten fortgeschritten. Die meisten Kommunen stehen noch am Anfang der DMS-Einführung, allerdings besteht hier eine hohe Bereitschaft, zukünftig DMS-Projekte zu initiieren. Auf Bundesebene ist diese Bereitschaft deutlich geringer ausgeprägt. Nachdem man sich dort sehr früh mit dem Thema auseinandergesetzt hat, ist die Bundesverwaltung vergleichsweise wenig engagiert.

Weiterhin geben die befragten Behörden zu Protokoll, dass sie die revisionssichere Speicherung von elektronischen Dokumenten für ein wichtiges Verwaltungsanliegen halten. Allerdings herrscht große Unsicherheit und Unwissenheit über die damit verbundenen Anforderungen.

Der Gesetzgeber ist gefragt

Die Studie kommt zu dem Schluss, dass – mit Ausnahme einiger Bereiche – keine konkreten gesetzlichen Anforderungen für die revisionssichere elektronische Aktenführung existieren. Die einzelnen Behörden reagieren auf die Regelungslücken mit individuellen Lösungsansätzen. Dadurch entsteht im Ganzen ein sehr uneinheitliches Bild über den Umgang mit elektronischer Aktenführung in der deutschen Verwaltung.

Vor diesem Hintergrund spricht die PwC-Studie drei Handlungsempfehlungen aus:

1. Konkretisierung der rechtlichen Vorgaben für die revisionssichere elektronische Aktenhaltung in der öffentlichen Verwaltung
2. Aufstellung eines Katalogs spezifischer Anforderungen der öffentlichen Verwaltung an eine revisionssichere elektronische Aktenhaltung
3. Entwicklung eines Prüfverfahrens, das eine nachhaltige revisionssichere Speicherung elektronischer Akten sicherstellt

Unsere Studie können Sie unter "Lesen Sie dazu" als PDF herunterladen.