Gestaltung von EU-Förderprozessen

Die Bereitstellung von EU-Fördermitteln in den Strukturfonds EFRE (Europäischer Fonds für regionale Entwicklung) und ESF (Europäischer Sozialfonds) zielen auf eine Verbesserung der regionalen Infrastruktur, der Förderung der Wirtschaftskraft einer Region sowie der Unterstützung des Arbeitsmarktes. Dabei bedingen die Bewilligung, Durchführung und Abrechnung von geförderten Vorhaben innerhalb der jeweiligen Landesverwaltungen die Etablierung von Verwaltungs- und Kontrollsysteme, die den Vorgaben der europäischen Rechtssetzung entsprechen.

Häufig werden im Rahmen der Prüfung der durch die EU-Kommission eingesetzten Prüfstellen Mängel unterschiedlicher Art in den Verwaltungs- und Kontrollsystemen festgestellt, die nachfolgend zu hohen finanziellen Risiken für den Landeshaushalt führen können. Ziel der Landesverwaltung muss es sein, diese Risiken zu minimieren sowie effiziente und effektive Fördermittelprozesse zu etablieren.

Erreicht wird diese Zielsetzung durch eine Standardisierung der Fördermittelprozesse, einer einheitlichen und standardisierten Dokumentation sowie durch die Schaffung von Transparenz. Unterstützung finden diese Ansatzpunkte durch die Einführung eines Fördermittelvorgangsbearbeitungssystems. In diesen können durch Workflow-Funktionalitäten Prozesse IT-gestützt abgebildet werden, das Schriftgut innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems verwaltet und die Bewirtschaftung der Fördermittel elektronisch erfolgen. Zudem können fachspezifische Informationen elektronisch hinterlegt und ausgewertet werden. Durch eine entsprechende Rechte- und Rollendefinition im IT-System kann durch den Zugriff der Verwaltungs-, Prüf- und Bescheinigungsbehörde auf die einzelnen Förderakten noch während der Bearbeitung zudem die notwendige Transparenz hergestellt und eventuell auftretende Mängel, die entsprechende finanzielle Risiken bergen, vermieden werden.

Die Definition und Etablierung standardisierter Prozessschritte und die Einführung eines Fördermittelvorgangsbearbeitungssystems basieren auf einem mehrstufigen Projektvorgehen.

In der folgenden Abbildung wird ein mögliches Projektvorgehen beispielhaft dargestellt:

Abb.: Vorgehen zur Einführung eines Fördermittelsystems und zur Implementierung organisatorischer Maßnahmen. Quelle: PwC

Ein solches Vorhaben setzt die Einbindung der relevanten Gremien (Personalrat, Beauftragter für den Datenschutz) sowie umfassende Information der Mitarbeiter voraus. Zudem benötigt es der Expertise aus der Fördermittelbearbeitung, der Prozessgestaltung und -modellierung und Kenntnisse aus der Einführung von Fördermittelvorgangsbearbeitungssystemen.