Modernes Beschaffungsmanagement im öffentlichen Einkauf: alles nur eine Frage der Effizienz?

In der aktuellen Diskussion um die Weiterentwicklung des Beschaffungsmanagements werden – wie schon an vielen anderen Stellen – die Erfahrungen aus dem privatwirtschaftlichen Bereich herangezogen und Transfermöglichkeiten für die öffentliche Hand diskutiert und erprobt. So wird auch der öffentliche Einkauf nicht mehr als "Vergabestelle" gesehen, sondern als strategische Unternehmensfunktion zur Steigerung der Wertschöpfung und des Erfolgs.

Gerade aufgrund der gewaltigen Beschaffungsvolumina der öffentlichen Hand wird auch darauf hingewiesen, dass hier Potenziale schlummern – Potenziale, die in Zeiten knapper Mittel gehoben werden sollten, um die Leistungsfähigkeit und Handlungsfähigkeit der öffentlichen Hand zu sichern.

Konkrete Ansätze zur Hebung der Potenziale werden im Einkaufsvolumen an sich, in der Gestaltung des Einkaufs in den Behörden und nicht zuletzt in einer Weiterentwicklung des Vergaberechts gesehen. Ist die Modernisierung des Beschaffungsmanagements allein eine Frage der Kostensenkung und der Prozesseffizienz der Beschaffung?

Spezifische Anforderungen der öffentlichen Hand müssen beachtet werden

Auch wenn keine Organisation der öffentlichen Hand sich heutzutage ernsthaft gegen die Übernahme positiver Beispiele aus dem unternehmerischen Bereich stellt, darf jedoch die Spezifik der öffentlichen Hand und die daraus resultierende Mehrdimensionalität hinsichtlich der Anforderungen nicht vergessen werden:

Die Organisationen der öffentlichen Hand sind zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben eingerichtet, und zwar unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Im Gegensatz zu privatrechtlichen Organisation darf die öffentliche Hand ihre Wirtschaftlichkeit nicht alleine an binnenorganisatorischen Fortschritten festmachen, sondern muss auch die Wirkung auf andere öffentliche Aufgaben beachten. So stößt der Einkauf von Bau- und Dienstleistungen dort an die Grenze, wo die Binnenoptimierung der Einkaufspreise einzelner öffentlicher Einkäufer zu Marktversagen, Arbeitslosigkeit und fatalen Qualitätsverlusten führt. Alle öffentlichen Organisationen sind auch dem Wohle und der Sicherheit des Bürgers und der Gesellschaft verpflichtet.

Die öffentliche Hand unterliegt dem Anspruch der Rechtmäßigkeit, was für den Beschaffungsbereich in einem sehr ausdefinierten und speziellen Vergaberecht festgelegt ist. Unabhängig von den Potenzialen einer Weiterentwicklung des Vergaberechts und dem Fortbestand der Erleichterungen des Konjunkturpakets sollte sich jede Optimierungsanstrengung der Beschaffung auch mit dem Aspekt "rechtskonformen Verhaltens" beschäftigen. Mit Hinblick auf aktuelle Korruptionsfälle bekannter Unternehmen ist die Umsetzung der Anforderungen an Compliance für öffentliche Stellen mittlerweile ein "Muss". Da eine Vielzahl von Unternehmen in Kontakt zu öffentlichen Auftraggebern stehen und entsprechend zusammengearbeitet wird, ist die Vergabe von öffentlichen Aufträgen besonders anfällig für Korruption.

Dies belegt unter anderem das Bundeslagebild "Korruption 2008" des Bundeskriminalamtes: 63 Prozent aller Korruptionsfälle in Deutschland fanden bei Organisationen der öffentlichen Hand statt, im Wesentlichen im Rahmen von Vergaben. Einerseits wirft dies die Frage auf, wie ein gut funktionierendes internes Kontrollsystem (IKS) und ein Risikomanagement in der öffentlichen Verwaltung aussehen kann. Andererseits ist auch die Betrachtung des einhergehenden Wissens um Compliance erforderlich, um die Risikobewusstheit der Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung zu schärfen. Eine gute Kommunikation sowie Compliance-Trainings sind wichtige Bestandteile eines Compliance-Programmes, damit alle Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit in der Lage sind, korrekt im zulässigen Rechtsrahmen zu handeln.

Neben der Wirtschaftlichkeit und der Rechtmäßigkeit ist Nachhaltigkeit ein weiterer Aspekt des Beschaffungsmanagements der öffentlichen Hand. Gerade im Zeitalter einer globalen Wirtschaft und des globalen Einkaufs ist der öffentliche Einkäufer mit der Herausforderung konfrontiert, nicht nur preiswerte und gute, sondern auch moralisch-ethisch vertretbare Güter zu beschaffen. Die Einbeziehung sozialer und ökologischer Anforderungen in die Ausschreibung von Produkten und Dienstleistungen stellt ein enormes Potential für eine zukunftsfähige nachhaltige Entwicklung Deutschlands bei gleichzeitiger Einhaltung wettbewerblicher Bedingungen dar. Die Komplexität der Lieferketten, die aufgrund der verschiedenen globalen Produktionsstandorte immer größer wird, erschwert es die Herkunft von Produkten und deren ökologische und soziale beziehungsweise ethische Qualität zu beurteilen. Die Einführung von Umwelt- und Sozialkriterien in das Vergabeverfahren und eine entsprechende Überprüfung und Verifizierung der Einkaufsprozesse schafft hier die notwendige Transparenz.

Fazit

Damit wird deutlich, dass die alleinige Optimierung der Wirtschaftlichkeit in Organisationen der öffentlichen Hand sinnvoll und potenzialträchtig, für sich allein betrachtet jedoch auch gefährlich ist. Der Auftrag zur Erfüllung der öffentlichen Aufgaben erfolgt unter der Bedingung der Wirtschaftlichkeit, aber auch der Rechtmäßigkeit, der Wechselwirkungen mit anderen gesellschaftlichen Effekten und nicht zuletzt unter dem Aspekt der Vorreiterrolle, nachhaltig tätig zu sein und dies durch konsequentes Handeln umzusetzen. Eine Optimierung und Neuausrichtung öffentlicher Beschaffung muss daher im Dreieck einer Effizienz im weiteren Sinne, einer Compliance der Beschaffungssysteme und -organisationen sowie der Nachhaltigkeit erfolgen.