Prozessmanagement in der Verwaltung muss noch wachsen

Prozessmanagement wird zwar in den Behörden bereits eingesetzt, jedoch meist als zeitlich oder organisational begrenzte Einzelmaßnahme. Von einem ganzheitlichen Ansatz sind die meisten Behörden noch weit entfernt. Das ist das Ergebnis einer Online-Befragung von PwC und IMTB. Ziel der darauf basierenden Studie ist es, den aktuellen Umgang mit Prozessmanagement in der Verwaltung zu beleuchten und Empfehlungen zum Umgang mit diesem Thema abzuleiten.

Für die Studie („Prozessmanagement – notwendiger Baustein für die Verwaltungsmodernisierung. Status quo und Handlungsempfehlungen.“) befragte PwC und IMTB Bundesbehörden, Landesbehörden und große Kommunalverwaltungen online. Die Umfrageergebnisse wurden anschließend in Interviews mit Vertretern einzelner Länder, des Bundes und der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) diskutiert, vertieft und ergänzt. Die daraufhin interpretierten und bewerteten Ergebnisse der quantitativen und qualitativen Untersuchungen dienten zudem als Basis für Handlungsempfehlungen für die zukünftige Betrachtung und Entwicklung von Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung.

Grundsätzlich zeigen die Umfrageergebnisse, dass das Thema Prozessmanagement zunehmend im Bewusstsein der öffentlichen Verwaltung ankommt. Sehr große oder große Bedeutung messen 55,1 % der Befragten dem Thema bei, 40 % geben an, dass Prozessmanagement in ihrer Behörde nur wenig Bedeutung hat. Dass Prozessmanagement keine Bedeutung hat, geben nur 4,9 % der Befragten an.

Betrachtet man allerdings die Frage, wie umfangreich der Ansatz genutzt wird, so geben lediglich 10,4 % an, es in der gesamten Behörde einzusetzen. 14,6 % nutzen es strukturübergreifend, 46,5 % hingegen setzen Prozessmanagement lediglich in einzelnen Organisationsbereichen und 28,5 % gar nur für einzelne Prozesse ein.

  • Am wenigsten entwickelt ist das Prozessmanagement bisher in den Landesbehörden (51,5 % kaum entwickelt bis schwach entwickelt), während Bundesverwaltungen es am umfassendsten nutzen. In der Kommunalverwaltung wird Prozessmanagement bisher verstärkt in einzelnen Organisationsbereichen eingesetzt
  • Bei den Zielen, die durch die Implementierung eines Prozessmanagements angestrebt werden, stehen vor allem die Optimierung des Personaleinsatzes (82,6 %) sowie die Verkürzung der Laufzeiten (78,5 %) im Vordergrund
  • 68 % der befragten Behörden orientieren sich an Prozessen anderer Behörden. Vor allem für die Kommunalverwaltungen (76,7 %) und die Landesverwaltungen (69,6 %) ist dies von hoher Bedeutung, bei den Bundesbehörden eher weniger (31,3 %). Als wichtigste Quellen geben die Teilnehmer dabei Netzwerke wie die Nationale Prozessbibliothek (34,8 %) und die KGSt (72,7 %) an, aber auch andere, vergleichbare Behörden spielen hier eine wichtige Rolle (68,2 %)

„Die Studie hat gezeigt, dass mancherorts viel versprechende Ansätze des Prozessmanagements existieren. Aber viel zu oft noch wird das Thema als zeitliche oder organisatorisch begrenzte Einzelmaßnahme erfasst, etwa in Form einer Geschäftsprozessoptimierung. Nicht nur an dieser Stelle wäre deshalb Input von außen hilfreich, denn externe Treiber benötigt das Thema Prozessmanagement mit Sicherheit“, kommentiert PwC-Experte und Studienautor Wigand Grabner die Ergebnisse.

Bibliographische Daten

Prozessmanagement – notwendiger Baustein für die Verwaltungsmodernisierung.
Status quo und Handlungsempfehlungen

Herausgeber

PricewaterhouseCoopers

Bibliographie/Quelle

Mai 2014
64 S.
zahlr. Abb.

Preis

kostenfrei