PwC-Studie: Öffentliche Aufträge innerhalb der EU

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Bund, Länder und Gemeinden unterliegen innerhalb der EU strengen Richtlinien, die regeln, wie die öffentliche Hand Gelder ausgeben darf. Das öffentliche Auftragswesen ist ausgesprochen komplex. PwC hat im Auftrag der Europäischen Kommission die Studie "Public procurement in Europe" erstellt. Darin untersuchen die PwC-Experten, wie wirksam die EU-Richtlinien für das Beschaffungswesen sind und wie es um das Kosten-Nutzen-Verhältnis steht.

Aufträge der öffentlichen Hand, etwa für Neubauten oder Dienstleistungen, sind ein wichtiger Wirtschaftsfaktor in Europa: Sie machen im Schnitt 3,5 Prozent des Bruttoinlandsprodukts aus. Im Jahr 2009 entfielen nach Angaben der Europäischen Kommission mehr als zwei Billiarden Euro auf öffentliche Gelder. Ab einem gewissen Auftragswert greifen statt der nationalen die EU-Richtlinien für das Beschaffungswesen. Sie sollen einen grenzübergreifenden Handel innerhalb der EU ermöglichen. Einerseits sollen sie für Transparenz sorgen und einen fairen Wettbewerb schaffen, andererseits keine zu hohen Kosten für die öffentliche Hand und die bietenden Unternehmen verursachen. Die Europäische Kommission hat PwC damit beauftragt zu analysieren, wie gut das bereits gelingt und wo Verbesserungsbedarf besteht.

Offene Bieterverfahren sind am beliebtesten

Grundsätzlich sind vier Vergabeverfahren innerhalb der EU möglich:

• Öffentliche Ausschreibung/offenes Verfahren: Alle Unternehmen können Angebote abgeben.
• Beschränkte Ausschreibung/nicht-offenes Verfahren: Der Kreis der Unternehmen wird vorher durch einen Teilnehmerwettbewerb eingeschränkt.
• Wettbewerblicher Dialog: Unternehmen werden zur Teilnahme aufgefordert, anschließend führen die Behörden einen Dialog mit ihnen.
• Freihändige Vergabe/Verhandlungsverfahren: Die öffentliche Hand kann direkt mit den Unternehmen Verhandlungen aufnehmen.

Die PwC-Studie hat ergeben, dass die meisten öffentlichen Einrichtungen - 73 Prozent - sich für ein offenes Ausschreibungsverfahren entscheiden. Gerade kleine Länder wie Island oder Malta nutzen fast ausschließlich dieses Instrument. Wettbewerbliche und beschränkte Ausschreibungen nehmen dagegen weiter ab. Das offene Verfahren wird vorrangig bei kleineren Vertragsvolumina eingesetzt (unter drei Millionen Euro), die 90 Prozent aller Verträge ausmachen. Der wettbewerbliche Dialog kommt vor allem bei Verfahren mit einem hohen Vertragswert zum Einsatz. Die entscheidenden Kriterien für einen Vertragsschluss allgemein: der niedrigste Preis oder das wirtschaftlich vorteilhafteste Angebot.

Die höchsten Kosten entstehen den bietenden Firmen

Die Gesamtkosten für die öffentliche Beschaffung liegen bei 1,4 Prozent des Einkaufsvolumens. Im Jahr 2009 waren das 5,3 Milliarden Euro. Allerdings entstehen den bietenden Firmen die höchsten Kosten, nicht der öffentlichen Hand. Ein klares Verhältnis zwischen dem Auftragswert und den Kosten für die Ausschreibung konnte in der Studie nicht festgemacht werden. Zwischen den einzelnen EU-Ländern variieren die Kosten stark. 

Betrachtet man die Vergabeverfahren, zeigt sich: Das offene Verfahren bringt – ebenso wie die beschränkte Ausschreibung – sehr gute Ergebnisse mit vergleichsweise geringem Aufwand. Dagegen schneiden die freihändige Vergabe und der wettbewerbliche Dialog deutlich schlechter ab. Elektronische Vergabeverfahren können zu einem schnellen Ergebnis beitragen, werden bislang aber wenig verwendet.

Die Studie zeigt: Anzahl und Qualität der Angebote in Vergabeverfahren hängen maßgeblich davon ab, wie das Verfahren ausgestaltet ist. Für öffentliche Auftraggeber lohnt es sich daher, ihre Vergabeverfahren im Vorfeld genau zu planen.

PwC unterstützt die öffentliche Hand dabei, ihre Beschaffungsprozesse wettbewerbsfähig aufzustellen. 

Die Studie mit den vollständigen Ergebnissen wird hier zum Download angeboten.

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