Studie: Revisionssichere Speicherung von Dokumenten in der öffentlichen Verwaltung

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In Behörden wächst das Bewusstsein für den Bedarf an Dokument-Management-Systemen zur elektronischen Speicherung wichtiger Akten. Allerdings fehlt es an gesetzichen Regelungen über die Speicheranforderungen speziell in der öffentlichen Verwaltung. Eine Studie von PwC und IMTB Consulting macht auf diese Problematik aufmerksam und gibt Handlungsempfehlungen zur Abhilfe.

Elektronische Kommunikation ist heute Standard, und auch in der öffentlichen Verwaltung werden mittlerweile viele Verwaltungsabläufe elektronisch unterstützt. Eine groß angelegte PwC-Studie kommt jedoch zu dem Befund, dass es in Behörden noch viel Handlungsbedarf gibt, speziell bei:

• Digitalisierung sämtlicher aktenrelevanter Dokumente
• Herstellung von Revisionssicherheit der Speicherung von im elektronischen Aktensystem abgelegten Dokumenten

Zur ordnungsgemäßen Durchführung der revisionssicheren Langzeitspeicherung von aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Akten fehlen entsprechende gesetzliche Regelungen, die speziell auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten wären. Aufgrund dieses Mankos herrscht laut PwC-Studie große Unklarheit über den Umgang mit elektronischen Akten.

Das Thema ist wichtig, die Unsicherheit groß

So konnte die Studie zwar ermitteln, dass sowohl die Nutzung als auch das Interesse an Dokumenten-Management-Systemen (DMS) vor allem auf Länderebene stetig wachsen. Doch da es an konkreten gesetzlichen Vorgaben fehlt, reagieren einzelne Behörden mit individuellen Lösungsansätzen. Dies ergibt mit Blick auf die gesamte Verwaltung ein äußerst uneinheitliches Bild.

Vor diesem Hintergrund empfiehlt die PwC-Studie:

1. Konkretisierung der rechtlichen Vorgaben für die revisionssichere elektronische Aktenhaltung in der öffentlichen Verwaltung
2. Aufstellung eines Katalogs spezifischer Anforderungen der öffentlichen Verwaltung an eine revisionssichere elektronische Aktenhaltung
3. Entwicklung eines Prüfverfahrens, das eine nachhaltige revisionssichere Speicherung elektronischer Akten sicherstellt

Bibliographische Daten

Revisionssichere Speicherung von Dokumenten in der öffentlichen Verwaltung
Ergebnisse und Handlungsempfehlungen zur Sicherstellung einer revisionssicheren elektronischen Aktenhaltung

Autoren

Peter Detemple, Wiegang Grabner, Dirk Nippert, Irina Furbach, Gerrit Kronenberg (PwC)
Ralph Naumann, Nadja Koerdt, Bastian Flemming, Silvia Treschau (IMTB)

Herausgeber

PwC Frankfurt am Main
IMTB Consulting Berlin

Bibliographie/Quelle

November 2010
56 S.

Preis

kostenlos