Verwaltung der Zukunft braucht Prozessmanagement

In der Diskussion über die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung spielt das Thema Prozessmanagement eine zunehmend prominente Rolle. Wie aber ist der grundsätzliche Status quo dieses Ansatzes? Dazu hat PwC und IMTB eine umfangreiche Onlinebefragung von Bundesbehörden, Landesbehörden und großen Kommunalverwaltungen realisiert. Ergebnis: Der Schritt vom operativen, das sich auf einzelne Abläufe oder Prozessbereiche konzentriert, hin zu einem umfassenden strategischen Prozessmanagement ist weitgehend noch nicht vollzogen worden.

Im Gespräch mit Wigand Grabner von PwC

Wigand Grabner
Wigand Grabner

Herr Grabner, warum ist tiefgreifendes Prozessmanagement so wichtig für die öffentliche Verwaltung?

Wigand Grabner: Im Wesentlichen aus zwei Gründen. So machen die demographische Entwicklung und der damit verbundene Fachkräftemangel für Behörden keine Ausnahme. Hier stehen im Gegenteil in den kommenden Jahren teils dramatische Altersabgänge bevor. Das bedeutet, moderne Methoden des Wissensmanagements wie hinterlegte Prozessbeschreibungen sind bei einem Mangel an personellen Ressourcen hier zwingend notwendig. Zweitens braucht die Verwaltung Prozessmanagement, damit sie aufgrund der angespannten finanziellen Situation zukunftsfähig bleiben kann. Es erhöht die Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns und sorgt dafür, die einheitliche Rechtsanwendung, also Compliance, sicherzustellen.

PwC hat den Status quo des Prozessmanagements ja sowohl auf kommunaler als auch auf Landes- sowie Bundes-Ebene untersucht. Wie ist übergreifend der Stand der Dinge?

Grabner: In Summe: ausbaufähig. Es existieren mancherorts viel versprechende Ansätze, aber viel zu oft noch wird das Thema als zeitliche oder organisatorisch begrenzte Einzelmaßnahme betrieben, etwa in Form einer Geschäftsprozessoptimierung. Von einem umfassenden Ansatz, das ist ein klares Ergebnis der Studie, sind die meisten Behörden noch weit entfernt.


 

Was fehlt also?

Grabner: Um ein nachhaltiges Prozessmanagement aufzubauen, braucht es sowohl organisatorische als auch technische Weichenstellungen. Damit das Thema inhaltlich auf allen Ebenen ankommt, sind intensive Kommunikation und Schulungen wichtig, eine übergreifende, einheitliche Prozessbibliothek im Sinne einer effektiven Dokumentation ist notwendig, und es muss von der Behördenleitung an runter bis in die einzelnen Einheiten etabliert werden. Wir haben festgestellt, dass Standardisierung ebenso fehlt wie Reifegradmodelle, die zum Austausch wichtig sind.

... woran mangelt es technisch?

Grabner: Beispielsweise Kennzahlen, in Unternehmen gehören sie längst zu den essenziellen Instrumenten des Managements. Sie erhöhen die Transparenz und ermöglichen eine quantitative Abbildung der Sachverhalte, Strukturen und Prozesse. Wir stellten jedoch fest, dass deren Nutzung in der Verwaltung hingegen noch sehr schwach ausfällt, insgesamt geben lediglich 21,5 Prozent an, diese Option zu nutzen. Bei den Landesbehörden sagten sogar nur knapp 5 Prozent, dass sie Berichte über Kennzahlen für ihr Prozessmanagement gebrauchen. Ein ähnliches Bild ergibt sich beim IT-Einsatz: Für die Erhebung und Auswertung der Kennzahlen werden in den Behörden vorwiegend Tabellenkalkulationsprogramme eingesetzt, während Business-Intelligence-Systeme und ERP-Software erst wenig Verwendung finden.


Welche weiteren Schritte sind erforderlich, was raten Sie der öffentlichen Verwaltung?

Grabner: Grundsätzlich fehlt mitunter noch das Verständnis, dass die Entwicklung einer prozessorientierten Organisationsstruktur notwendig ist. Das ist zwar sehr tief greifend, aber für den bereits beschriebenen ganzheitlichen Ansatz essentiell. Ebenso braucht es eine zentrale Einheit, die das Thema treibt. Woran es ebenfalls mangelt, sind Benchmarks. Derartige Leistungsvergleiche haben sich in der Privatwirtschaft aus gutem Grund bereits etabliert; und auch für Behörden ist der Blickwinkel wichtig: „Wie machen es die anderen?“ An dieser Stelle wäre Input von außen wahrscheinlich hilfreich, denn externe Treiber benötigt das Thema Prozessmanagement mit Sicherheit.