In komplexen Lieferantenbeziehungen schlummern versteckte Geldreserven

02 September, 2011

Viele Unternehmen bauen derzeit zentrale globale Einkaufsabteilungen auf. Dagegen regt sich häufig Widerstand aus den Geschäftsbereichen, weil eigene Einflussmöglichkeiten verloren gehen. Gleichzeitig werden die Leistungen der Lieferanten immer komplexer. Die Transparenz über die Bedingungen der einzelnen Verträge fehlt. Für Unternehmen lohnt es sich deshalb, die Beziehungen mit Lieferanten größerer Einkaufsvolumina genau zu überprüfen. "Denn hier liegen häufig versteckte Geldreserven, die sich mit wenig Aufwand ausgraben lassen", sagt Andrew Wheadon, Director bei PwC und Experte für strategische und operative Fragen bei Großunternehmen.

Wo liegen die Tücken in den Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und Lieferant?

Andrew Wheadon: In Vertragsvereinbarungen kann verschwendetes Geld schlummern, weil Verträge falsch ausgelegt werden oder bestimmte Vereinbarungen schlichtweg nicht bekannt sind. Jedes Unternehmen hat viele verschiedene Verträge mit vielfältigen Konditionen geschlossen. Dazu kommen individuelle Absprachen. Und die Leistungen werden nicht zentral an einer Stelle überwacht. Denn die Beziehungen zum Lieferanten werden über mehrere Bereiche gepflegt, zum Beispiel von der Rechts- oder Einkaufsabteilung und den Geschäftsbereichen selbst. Das Wissen um die genauen Konditionen geht in dieser Struktur verloren, auch durch personelle Wechsel innerhalb des Unternehmens. Die Mitarbeiter stehen unter Druck, die Zukunft des Unternehmens zu gestalten und haben wenig Zeit, um historische Vereinbarungen zu prüfen. Kurz gefasst: Der Überblick fehlt und die eigenen Mitarbeiter haben nicht die Zeit und Methoden, hier entgegen zu wirken.

Wo genau geht den Firmen Geld verloren?

Wheadon: Da sind viele Fehlerquellen denkbar: Rabatte werden nicht ausgenutzt, Lieferantenkredite vergessen. In der Preiskalkulation können Fehler auftauchen oder es gibt Abweichungen bei der Menge. Vereinbarte Leistungen werden nicht in Anspruch genommen oder schlimmer: doppelt in Rechnung gestellt. Ich habe auch schon erlebt, dass dasselbe Ereignis zweifach versichert wurde. Es kommt vor, dass das Unternehmen seine Mitwirkungspflichten nicht erfüllt und ihm somit Rabatte durch die Lappen gehen. Ein weiteres Problem: Wenn zum Jahresende das Gespräch über Zufriedenheitsboni oder Erfolgsanteile läuft und der Lieferant wesentlich besser vorbereitet ist, hat er häufig die besseren Argumente auf seiner Seite.

Wie kann PwC unterstützen?

Wheadon: Wir nennen unsere Methode den "Cash-Recovery-Prozess". Das heißt kurz gesagt: Wir sammeln Informationen, identifizieren mögliche Sparpotenziale oder ungenutzte Möglichkeiten und bewerten diese. Natürlich helfen wir auch bei der Umsetzung der Ergebnisse in die Praxis. Das Wichtigste aus Sicht unserer Kunden: Wir ersparen ihnen unnütze Arbeit. Denn sie werden erst involviert, wenn wir mögliche Ansprüche identifiziert haben.

Wie profitiert ein Unternehmen davon?

Wheadon: Die Methode bringt Quick wins: Bereits fälschlich geleistete Zahlungen werden zurückerstattet, ebenso historische Wertverluste. Das Unternehmen profitiert außerdem von dauerhaften Einsparungen, weil alle ausgehandelten Lieferbedingungen optimal ausgenutzt werden. Die Ersparnisse wirken meist sofort. Der Vorteil: Es trifft nicht die eigenen Mitarbeiter. Der Widerstand in den eigenen Reihen ist dadurch in der Regel begrenzt. Natürlich informieren wir auch, wenn wir Möglichkeiten entdecken, wie sich die Wertschöpfung des Unternehmens durch operative Maßnahmen verbessern lässt.

Können Sie ein Beispiel aus einem konkreten Projekt nennen?

Wheadon: Gerne. Wir haben zum Beispiel einen weltweit aufgestellten Öl- und Gaskonzern beraten. Das Unternehmen bemerkte, dass seine Kosten im Vergleich zum Wettbewerb stark steigen. PwC wurde beauftragt, einen Review und eine anschließende Detail-Analyse der 50 größten Lieferverträge des Unternehmens durchzuführen. Dabei deckte unser Team zahlreiche Verbesserungspotenziale auf: Von schlichter Überbezahlung über eine schlechte Koordination von Lieferabhängigkeiten bis hin zu einem falschem Verständnis der Verträge. Insgesamt konnten wir für den Kunden Einsparungen in hoher zweistelliger Millionenhöhe erzielen.

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