Die Interne Revision als Management-Instrument

In der Vergangenheit wurde die Interne Revision oftmals als reine interne Prüfinstanz angesehen. "In den letzten Jahren hat allerdings ein Umdenken stattgefunden: Die Interne Revision hat sich zu einer internen Stabsfunktion der Unternehmensleitung weiterentwickelt, die unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsleistungen erbringt", sagt Jochen Esch, Experte für die Interne Revision und Partner bei PwC. Als Teil des Steuerungs- und Überwachungssystems soll sie beurteilen, ob das Interne Kontrollsystem und das Risikomanagementsystem wirksam sind. Sie kann somit dabei mitwirken, Prozesse und Systeme zu verbessern.

"Eine moderne Revision, die den gestiegenen Anforderungen gerecht werden soll, muss zunächst fünf zentrale Mindestanforderungen erfüllen", sagt PwC-Experte Jochen Esch.

Schriftliche interne Regelung

Um sicherzustellen, dass die Interne Revision den Anforderungen an sie gerecht werden kann, muss die Unternehmensleitung klar festhalten, wie die Abteilung organisatorisch eingebunden ist. Wie grenzt sie sich von anderen Funktionen wie dem Controlling oder dem Compliance-Beauftragten ab? Ihre Zuständigkeiten, Kompetenzen und Aufgaben sollten ebenfalls schriftlich definiert sein. Darüber hinaus, so Esch, sind Unternehmen gut beraten, wenn sie verbindliche Standards schriftlich festhalten, wie die Interne Revision bei ihrer Arbeit methodisch vorgeht.

Unabhängig von Weisungen, ausgestattet mit Informationen

Eine Kernaufgabe für die Interne Revision liegt darin, das interne Steuerungs- und Überwachungssystem zu beurteilen und zu verbessern. Diese Aufgabe lässt sich nur dann gut umsetzen, wenn die Interne Revision der Unternehmensleitung unmittelbar unterstellt ist. Sie muss prozessunabhängig agieren und in allen Unternehmensbereichen uneingeschränkte Informationsrechte erhalten.

"Denn nur so", sagt Experte Jochen Esch, "stellt die Leitung sicher, dass das gesamte Unternehmen Gegenstand der Tätigkeit der Internen Revision ist und Prozessprüfungen auf übergreifender Ebene möglich sind."

In der Vergangenheit wurden Interne Revisionen oftmals den Leitern Rechnungswesen oder Controlling unterstellt. Damit war ihr Tätigkeitsgebiet häufig darauf beschränkt, das Zahlenwerk des Unternehmens zu verifizieren. "Zu Problemen bei der Prüfung in anderen Unternehmensbereichen kam es oft  dadurch, dass die Interne Revision nicht unmittelbar an die Unternehmensleitung angebunden war", berichtet Jochen Esch aus der Praxis.

Der Planungsprozess sollte standardisiert und risiko-orientiert ablaufen

Damit die Interne Revision effektiv arbeiten kann, muss sie ihre Prüfungsplanung an den Risiken des Unternehmens ausrichten. In der Praxis habe es sich bewährt, so Jochen Esch, die Prüfungsplanung auf verschiedene Schritte aufzuteilen, die aufeinander aufbauen und nacheinander zu durchlaufen sind: 

• Prüffelder auf Basis des Risikoinventars identifizieren und priorisieren, 
• Prüfungszyklus und Prüfungsintensität auf Grundlage des Risikos festlegen, 
• Nachschauprüfungen einplanen, insbesondere für Prüffelder, bei denen mit Prüfungsfeststellungen zu rechnen ist und 
• Personalbedarf in Mitarbeitertagen planen.

Die Prüfungsplanung sollte jährlich auf Vollständigkeit und Aktualität analysiert und angepasst werden.

Art und Umfang der Prüfungshandlungen dokumentieren

Für die eigentliche Prüfungstätigkeit sollten Unternehmen Standards definieren, die mindestens folgende Aspekte berücksichtigen: 

• Struktur und Mindestinhalt der Prüfungsvorbereitung, 
• Dokumentation der Prüfungshandlungen und 
• Struktur und Mindestinhalt des Prüfungsberichts.

Der Prüfungsbericht ist das wesentliche Dokument, mit dem die Interne Revision an die Unternehmensleitung berichtet. Deshalb muss er so aufgebaut sein, dass das Prüfungsvorgehen, die Feststellungen und die daraus abgeleiteten Handlungsempfehlungen nachvollziehbar sind. Denn nur so können der Unternehmensleitung die Relevanz und die Risiken der betreffenden Feststellungen verdeutlicht werden.

Nachschauprüfungen durchführen

Eine moderne Interne Revision kann nur dann die Geschäftsprozesse verbessern, wenn nicht nur die Schwachstellen dokumentiert werden, sondern auch Handlungsempfehlungen erarbeitet werden. Die Umsetzung dieser Empfehlungen liegt dann aber in der Verantwortung der geprüften Bereiche. In der Nachschauprüfung zeigt sich, ob der geprüfte Bereich die Handlungsempfehlungen in einem angemessenen Zeitraum umgesetzt hat. Je nach Relevanz der Handlungsempfehlung kann die Interne Revision mit Hilfe von Fragebögen oder gesonderten Prüfungen kontrollieren, ob ihre Empfehlungen umgesetzt wurden.

Die Interne Revision als Partner der Unternehmensleitung

"Die Interne Revision hat lange vornehmlich vergangenheitsorientiert gearbeitet. Derzeit beobachte ich eine Weiterentwicklung ihrer Funktion: Sie ist immer stärker präventiv ausgerichtet", so Jochen Esch. Dies spiegelt sich wider in begleitenden Prüfungen, zum Beispiel bei IT- oder Investitions-Projekten. Sie entwickelt sich zum Sparringspartner der Unternehmensleitung und leistet einen wichtigen Beitrag zur Prozess- und Organisationsoptimierung.