Eingliederungsprogramme für New Joiner reduzieren die Fluktuationsrate im ersten Jahr

Besonders bei Neueinsteigern ist die Kündigungsquote hoch: Einer von drei neuen Mitarbeitern verlässt das Unternehmen in den ersten zwölf Monaten. Das hat verschiedene Ursachen: Die junge Generation hegt sehr konkrete Vorstellungen, was sie von ihrem Job erwartet. Erfüllen sich diese Erwartungen nicht, schauen sie sich schnell nach etwas Neuem um. Sie sind mobiler und bereit, für ihre Arbeit umzuziehen. Und sie haben sich längst von der Vorstellung verabschiedet, einem Arbeitgeber das ganze Berufsleben treu zu bleiben. Wie Unternehmen mit einem guten Onboarding-Programm gegensteuern können, berichtet PwC-Personalexperte Till Lohmann.

Im Gespräch mit Till Lohmann, Personalexperte bei PwC:


Till Lohmann

Was ist so problematisch daran, wenn Mitarbeiter das Unternehmen im ersten Jahr wieder verlassen?

Till Lohmann: Einen Mitarbeiter einzustellen, kostet viel Geld: Um eine Stelle zu besetzen, fallen etwa 30 bis 40 Prozent des Jahresgehalts für die gesuchte Position an. Kündigt der neue Kollege innerhalb des ersten Jahres, hat das Unternehmen kaum eine Chance, seine Investitionen in die Rekrutierung und Einarbeitung zurück zu bekommen. Denn der "Return on Investment" im ersten Jahr ist gering. Außerdem kostet es Zeit, jemanden zu finden, der zum Unternehmen und der Stelle passt. Unternehmen müssen deshalb versuchen, die Bindung gerade im ersten Jahr zu verbessern.

Wie kann das gelingen?

Lohmann: Das Zauberwort lautet Onboarding. Mit sogenannten Onboarding-Programmen erleichtern Unternehmen ihren Mitarbeitern die Eingliederung. Die New Joiner sollen sich willkommen fühlen und für ihre Arbeit so gut wie möglich vorbereitet werden. Die Programme fördern den Kontakt und Austausch mit erfahrenen Kollegen und bieten Trainings- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Wenn Onboarding-Programme gut geplant und ausgeführt werden, können sie bewirken, dass die neuen Mitarbeiter schneller produktiv sind und gute Arbeit abliefern, weil sie die Kultur kennen, die notwendigen Informationen haben und tragfähige Beziehungen und Netzwerke im Unternehmen aufgebaut haben.

Was sind die Erfolgsfaktoren bei diesen Eingliederungsprogrammen?

Lohmann: Unternehmen sollten die Wirksamkeit des Programms regelmäßig messen. Das geht anhand von Kennzahlen wie Kosten pro Einstellung und für das Onboarding-Programm insgesamt oder auf Basis von Quoten, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen nach 90 Tagen oder innerhalb eines Jahres verlassen. Hilfreich sind auch Befragungen bei den New Joinern. Aber auch die im Prozess beteiligten Personen aus der Personalabteilung sollten regelmäßig zum Erfolg des Programms befragt werden. Onboarding funktioniert nur, wenn es einen klaren Verantwortlichen gibt, der die einzelnen Schritte abteilungsübergreifend im Blick hat. Oft sind es Details - wie ein fehlender Rechner am ersten Arbeitstag - die bewirken, dass sich der neue Kollege nicht willkommen fühlt. Der Onboarding-Prozess kann bereits in die Phase der Rekrutierung integriert werden. Unternehmen laden dann Bewerber zum Beispiel zu einem Firmen-Event oder internen Meetings ein, damit sie den Joballtag möglichst realistisch kennenlernen.

Woran liegt es eigentlich, dass so viele Mitarbeiter im ersten Jahr kündigen?

Lohmann: Ein häufiges Problem ist, dass sie keine tragfähigen Beziehungen im Unternehmen aufbauen konnten. Zentraler Bestandteil jedes Onboarding-Programms sollte deshalb sein, den neuen Mitarbeitern zu funktionierenden Netzwerken zu verhelfen. Dadurch erhalten sie wichtiges Wissen und die Fähigkeiten, um ihre Arbeit gut zu machen; sie bauen gute Beziehungen zu Kollegen auf, erhalten aber auch Einblicke in versteckte Strukturen und Verflechtungen im Unternehmen.

Wie kann das in der Praxis funktionieren?

Lohmann: Für jeden neuen Mitarbeiter wird ein Mentor oder "Buddy" ernannt, der Fragen beantwortet, Informationen zum Unternehmen weitergibt und somit den Einstieg erleichtert. Das bewirkt, dass der oder die "Neue" schon nach kurzer Zeit sicherer wird. Idealerweise ist der Mentor selbst noch nicht so lange im Unternehmen und kann sich noch an seine eigene Einführungszeit erinnern. Das Buddy-Programm lässt sich ergänzen durch ein Portal für Einsteiger, das Informationen beispielsweise zum Unternehmen, zu Vergünstigungen für Mitarbeiter oder Veranstaltungen bietet. Gut angenommen werden auch soziale Netzwerke, durch die sich neue Mitarbeiter online austauschen können. Beispielsweise in Form eines Blogs oder Wikis.

Inwiefern spielen Schulungsmaßnahmen eine Rolle?

Lohmann: Schulungs- und Trainingsmaßnahmen sind ein ganz wichtiger Bestandteil. Denn wenn neue Mitarbeiter nicht richtig geschult werden, besteht die Gefahr, dass sie frustriert sind. Praktischer Nebeneffekt: Durch die Schulungen werden die Neuen auch mit der Unternehmenskultur vertraut gemacht. Sie lernen die Werte des Unternehmens kennen und machen sich mit der typischen Sprache des Unternehmens vertraut. Wichtig ist, die Informationen richtig zu dosieren. Denn gerade in der ersten Zeit ist die Gefahr groß, dass sich der neue Mitarbeiter von der Menge an Informationen schlichtweg erschlagen fühlt. Dann entsteht schnell ein Gefühl der Überforderung oder sogar Demotivation. Die wichtigsten Informationen sollten deshalb gut dosiert über einen längeren Zeitraum gestreut werden.