So lassen sich Inventur und Bestandsführung vereinfachen

Für die meisten Unternehmen ist die jährliche Inventur eine lästige Formalie, die viel Zeit und Geld kostet. Dieser Vorgang ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Doch viele Firmen wissen nicht, dass der Gesetzgeber auch vereinfachte Verfahren, zum Beispiel Stichproben statt Vollzählung, zulässt. Oder sie nutzen diese Methoden aus Unsicherheit nicht. Mit einem optimierten Inventurverfahren kann der Kostenaufwand verringert und gleichzeitig die Bestandssicherheit erhöht werden.

Jedes Jahr stehen Unternehmen vor der Aufgabe, ihre Bestände zu erheben - zum Ende des Kalender- oder Geschäftsjahres. Damit kommen sie der Aufforderung des Gesetzgebers nach, ihre tatsächliche Vermögens-, Finanz- und Ertragslage zum Bilanzstichtag abzubilden. Viele Unternehmen führen die Bestandsaufnahme deshalb nach wie vor als jährliche Vollinventur durch, das heißt: Alle Artikel werden erfasst, etwa durch Zählen, Messen oder Wiegen. Für die Unternehmen bedeutet das häufig einen Stillstand und eine Schließung der Lager und angeschlossener Produktionsbereiche, oft über mehrere Tage. Zusätzliche Mitarbeiter müssen eingestellt oder Überstunden gemacht werden. Dadurch entstehen erhebliche Kosten. Für die Unternehmen ist die Inventur häufig eine lästige Prozedur, deren möglichen Mehrwert sie nicht so recht erkennen.

Viele Firmen wünschen sich daher eine Vereinfachung der Prozesse. Tatsächlich sieht der Gesetzgeber solche Möglichkeiten vor. Unternehmen sind nicht mehr zur Vollinventur verpflichtet, sondern können auch Stichprobenverfahren anwenden - oder die permanente Inventur, bei der die Warenbestände über das Jahr verteilt erfasst werden.

Vereinfachte Inventur erfordert Nachweise

An die Inventurvereinfachungen sind allerdings bestimmte Anforderungen geknüpft. So ist zum Beispiel nachzuweisen, dass ein zuverlässiges Bestandsführungssystem vorliegt und alle Lagerbewegungen realitätsnah abbildet werden. Dazu muss das Unternehmen sicherstellen, dass seine Bestandsführung aus Prozessen, IT-Systemen und Kontrollen ordnungsgemäß ist und die Vereinfachung zu keiner ungenaueren Aussage führt als die Vollaufnahme. Kann das Unternehmen diesen Nachweis nicht erbringen, könnte der Abschluss- und/oder Betriebsprüfer verlangen, dass die Firma wieder zum alten Verfahren, der Vollaufnahme, zurückkehrt.

Unternehmen nutzen die Chance der Vereinfachung noch nicht

Viele Unternehmen trauen sich bislang nicht an vereinfachte Verfahren heran - aus Sorge, die Anforderungen nicht zu erfüllen. Dabei hat die optimierte Inventur, neben der Vereinfachung der Prozesse, weitere Vorteile: Für Unternehmen ist es von zentraler Bedeutung für den reibungslosen Betriebsablauf, die Bestände zuverlässig nach Art und Höhe einschätzen zu können - nicht nur einmal im Jahr, sondern fortlaufend. Diese Bestandssicherheit unterstützt auch die Lieferfähigkeit und wirkt sich so positiv auf die Beziehung zum Kunden aus.

Neue Technologien erleichtern die Arbeit erheblich

Notwendig für das optimierte Verfahren sind neue logistikbezogene Technologien wie Funkscanner, automatische Lagersysteme, Picking over Voice oder RFID (Funkchips). Auch wenn das zunächst einfach klingt, ist die Inventuroptimierung im Einzelfall mit hohen Anforderungen verbunden, da die Systeme und Prozesse an das jeweilige Unternehmen angepasst werden müssen. Doch die Maßnahmen machen sich für die Firmen in doppelter Hinsicht bezahlt. Besonderes Augenmerk muss auf die richtige Integration von neuen Technologien gelegt werden, um die Einsparpotenziale vollständig auszuschöpfen.

Zusätzliche Kontrollen sind notwendig

Die im System ausgewiesenen Bestände sind nur dann wirklich vorhanden, wenn neben den technologischen auch prozessuale Maßnahmen ergriffen werden. Denn es besteht immer das Risiko, dass Bestände am System vorbei durch Arbeitsfehler oder auch absichtlich verfälscht werden. Wichtig sind deshalb organisatorische Kontrollmechanismen wie zum Beispiel ein restriktiver physischer Zugriffsschutz auf das Lager, klare Regelungen zur Durchführung und systemseitigen Erfassung aller Warenbewegungen, die Einführung von systemseitigen Funktionstrennungen sowie nachvollziehbarer Kontrollen. 

In der Praxis gilt: Je weitergehend die Vereinfachungsmöglicheiten, desto höher die Anforderungen an die Zuverlässigkeit der Bestandsführung. Das gilt insbesondere, wenn spezielle, meist technologieorientiere Voraussetzungen wie bei der Nulldurchgangskontrolle oder der systemgestützten Werkstattinventur sicherzustellen sind.

Die Maßnahmen in den Prozessen und Systemen zur Inventuroptimierung sind vielfältig. Sie lassen sich individuell an die Rahmenbedingungen und Erfordernisse im Unternehmen anpassen. Wie sich die Prozesse optimieren lassen, muss deshalb in einer individuellen Analyse im Unternehmen ermittelt werden.

Im Gespräch mit Thomas Müller, Partner bei PwC und Experte für Informationstechnologie:


Thomas Müller

Frage: Welche Hürden halten Unternehmen davon ab, die optimierte Inventur zu nutzen?

Thomas Müller: Viele Unternehmen kennen die verschiedenen Möglichkeiten und Rahmenbedingungen der Inventurerleichterungen auch unter Einsatz neuer Technologien nur unzureichend und haben dadurch die Optimierungspotenziale noch nicht wahrgenommen. Genau an diesem Punkt setzen wir an und bieten eine kundenspezifische Erarbeitung der optimalen Lösung in Workshops und Unterstützung bei der Realisierung der gefundenen Lösung, nicht zuletzt um auch die Ordnungsmäßigkeit der Verfahren abzusichern.

Frage: Welche Erfahrungen haben Sie mit optimierten Verfahren bei Mandanten bereits gemacht?

Müller: Bei unseren Mandanten haben sich durch die Einführung solcher Verfahren je nach Rahmenbedingungen und Breite der Nutzung bis zu 35 Prozent Kosten- und 50 Prozent Zeiteinsparung gegenüber konventionellen Verfahren realisieren lassen. Zudem haben diese Verfahren auch zur Erhöhung der Bestandssicherheit und damit der Sicherstellung der Produktions- und Lieferfähigkeit und letztlich auch der Kundenzufriedenheit beigetragen.

Frage: Wie werden sich die Verfahren künftig entwickeln?

Müller: Zukünftig werden vor allem mobile Kommunikationstechniken wie verschiedene Scanverfahren, RFID und interaktive Medien wie Picking over Voice eine zunehmend größere Rolle spielen. Deren Potenziale beschränken sich nicht auf die Inventurdurchführung sondern bieten Einsatzmöglichkeiten in der gesamten innerbetrieblichen Logistik. Durch Integration in der Logistikkette lassen sich diese Potenziale auch in der gesamten Supply Chain realisieren.