Zahlungsabwicklung und Mandatsverwaltung müssen schnell fit gemacht werden für SEPA, die Single Euro Payments Area

"Unternehmen haben die Aufgaben lange unterschätzt, die durch die Einführung  von SEPA auf sie zukommen", sagt PwC-Partner und Treasury-Fachmann Thomas Schräder. Bis zum 1. Februar 2014 müssen Unternehmen nicht nur die Konto-Informationen in den Stammdaten anpassen, weil statt Kontonummer und Bankleitzahl künftig nur noch IBAN und BIC gelten. Auch zahllose Einzugsermächtigungen müssen kontrolliert und unter Umständen umgestellt werden, weil SEPA neue Anforderungen mit sich bringt.

"Die Migration der Stammdaten auf IBAN und BIC ist ein Kinderspiel im Vergleich zu dem vielfach notwendigen, erheblich aufwändigeren und komplexen neuen Aufbau der Mandatsverwaltung", stellt Thomas Schräder die Relationen klar. Denn die SEPA-Regelungen verlangen beispielsweise zwingend, dass Einzugsermächtigungen schriftlich eingeholt werden. Ein Verfahren für E-Mandate, mit dem Mandate schriftlich erteilt werden könnten, ist zwar vorgesehen, wird aber wohl in naher Zukunft technisch nicht realisiert werden.

"Viele Einzugsermächtigungen müssen wohl neu eingeholt werden, weil die Mandate nach den Vorgaben von SEPA nicht vollständig oder wegen des Schriftform-Erfordernisses gar nicht mehr gültig sind", erklärt PwC-Treasury-Experte Thomas Schräder.

Mit einer simplen Umstellung sei es daher bei der Migration auf eine SEPA-konforme Mandatsverwaltung nicht getan, warnt Thomas Schräder. Unternehmen müssten vielmehr für die künftige Mandatsverwaltung vier zentrale Verfahrensschritte beachten:

• Prüfung bestehender Mandate auf Gültigkeit unter SEPA
• Definition eines Prozesses für Migration und ggf. Vervollständigung von Mandaten
• Festlegung künftiger Verfahren zur Einholung neuer Mandate
• Auswahl und Einführung einer systemgestützten Mandatsverwaltung und Einbindung in die bestehenden Zahlungsprozesse

Die SEPA-Regelungen wirken dabei weit über Abrechnungen und Zahlungsverkehr hinaus. Denn viele Geschäftsmodelle beruhen auf telefonisch oder elektronisch erteilten Einzugsermächtigungen, die es im SEPA-Regelwerk – vorerst – nicht geben wird. Einschneidend könnte die SEPA-Einführung zum 1. Februar 2014 daher beispielsweise bei Online-Bezahlverfahren werden, bei denen Schnelligkeit in der Abwicklung oft ein essenzieller Faktor ist.

Frühe Umstellung verleitet zu trügerischer Sicherheit

Vorschnell wiege sich unter Umständen in Sicherheit, wer die Umstellung schon in Angriff nahm, als die Single Euro Payments Area 2009 schon einmal ein großes Thema war. Denn damals ging man noch davon aus, dass die Märkte SEPA aus eigenem Antrieb umsetzen würden. Erst mit der EU-Verordnung aus dem März 2012 wurde ein verbindlicher Starttermin festgesetzt: Der 1. Februar 2014. Zu diesem Datum werden alle nationalen Zahlungsverkehrsformate nach heutigem Stand abgeschafft.

"Die SEPA-Vorgaben und Regelwerke wurden jedoch seit dem Jahr 2009 erheblich weiterentwickelt", warnt Thomas Schräder: "Wer sich nach den Vorgaben von damals richtet, steht 2014 möglicherweise im Regen."