PwC Tool VAT ID Look: Check der Umsatzsteuer-Daten von Kunden und Lieferanten

Martin
Grote

Wozu brauchen Unternehmen das Umsatzsteuertool VAT ID Look?

Martin Grote: Unternehmen, die in Länder der Europäischen Union Produkte und Dienstleistungen an andere Firmen verkaufen, müssen in Rechnungen die richtige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Kunden verwenden. Das Problem: Die Firmen haften für die Richtigkeit der Angaben. Stimmt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht, müssen sie im Extremfall die Umsatzsteuer nachbezahlen. Deswegen ist es unerlässlich, die richtigen Daten zu verwenden. Das Tool von PwC gleicht die Angaben automatisch und günstig ab. Dabei können Unternehmen nicht nur prüfen, ob die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer stimmt, sondern auch Stammdaten wie Firmenname oder die Adresse.

Kommt es denn häufig vor, dass die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von Kunden oder Lieferanten nicht stimmen?

Grote: Leider ja. In der Praxis sind im Schnitt rund zehn Prozent der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern falsch. Das kann viele Gründe haben. So vergeben die Steuerbehörden bei Umfirmierung eine neue Nummer. Das bekommen die Geschäftspartner oft nicht mit. Deswegen macht es Sinn, die Daten regelmäßig zu überprüfen. Mit dem Tool geht das schnell und ist in jedem Fall günstiger, als mögliche Nachzahlungen an die Finanzbehörden zu leisten.

Wie überprüft das Tool die Daten?

Grote: Unternehmen können VAT IT Look systemunabhängig einsetzen. Das Tool überprüft automatisch die Richtigkeit der Angaben. Dazu wird eine Schnittstelle zum Bundesamt für Steuern und dem VAT Information Exchange System der Europäischen Kommission hergestellt. Beim Abgleich der Daten weist das System Fehler automatisch aus. Sie sehen also auf einen Blick, welche Angaben nicht übereinstimmen. Bei den Abfragen können Unternehmen die Daten nach eigenen Wünschen auswerten. Zudem können sie automatisch eine Bescheinigung der Steuerbehörden anfordern, dass sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf ihre Gültigkeit hin überprüft haben. Das ist ein wichtiger Nachweis gegenüber den Finanzämtern.

Für wen lohnt sich der Einsatz dieses Programms?

Grote: Im Prinzip kommt das Tool für alle Unternehmen in Frage, die Produkte und Dienstleistungen an Unternehmer in anderen Ländern der Europäischen Union ausführen. Unternehmen mit einer großen Zahl an Kunden können schnell größere Datenmengen auf ihre Richtigkeit überprüfen. Das wäre manuell nicht möglich. Aber auch für Firmen mit einer geringen Zahl von Kunden macht das Sinn. Sie können zum Beispiel vor jeder Rechnung abgleichen, ob die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer noch stimmt. Der Aufwand macht sich schnell bezahlt.

Was machen Unternehmen, die feststellen, dass Daten nicht stimmen?

Grote: Wenn die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht stimmt, müssen Unternehmen die korrekte Nummer beim Kunden oder dem Lieferanten abfragen. Bei der Schnittstelle zu den Steuerbehörden erfolgt lediglich eine Überprüfung, ob die Daten stimmen. Die korrekten Daten dürfen die Steuerbehörden aus datenschutzrechtlichen Gründen in der Regel nicht weitergeben. Das ist nur in wenigen Ländern der Europäischen Union erlaubt. Deswegen müssen die Unternehmen selbst aktiv werden und die korrekten Angaben bei ihren Kunden und Lieferanten abfragen.