„Das Potenzial, das in Steuerdaten steckt, wird viel zu wenig genutzt“

03 Juni, 2016

Die Zeiten, in denen ein Tabellenkalkulationsprogramm für die Steuererklärung genügte, sind Geschichte. Der PwC-Experte Carsten Rössel erläutert, warum es Sinn macht, Steuerdaten genauso wie andere Daten eines Unternehmens zentral zu verwalten und auszuwerten. Jetzt Geld in die Hand zu nehmen und IT-Systeme entsprechend auszustatten spart langfristig Kosten und bewahrt vor vielen Fallstricken.

Im Gespräch mit Carsten Rössel, Partner bei PwC und Experte für Tax Reporting & Strategy.

Steuererklärungen abzugeben gehört zu den Routinen in Unternehmen, die fest etabliert sind. Warum sollten Verantwortliche daran rütteln?

Carsten Rössel: Dafür gibt es ein ganzes Bündel von Gründen. Gerade im Steuerwesen gibt es ständig neue und immer komplexere Vorgaben. Ab 2017 greifen die neuen OECD-Richtlinien für die G20-Staaten, die gerade bei internationalen Konzernen auf mehr Transparenz pochen. Auch die Unternehmen wandeln sich und müssen im Zuge der Industrie 4.0 ihr Geschäftsmodell überdenken. Nicht zu vergessen der Kostendruck, der überall zunimmt: Mitarbeiter sollen immer mehr Anforderungen entsprechen, ohne dass dafür wesentlich mehr Mittel zur Verfügung stehen. Kurz gesagt: Unternehmen brauchen für ihre Steuer ein flexibles und leistungsfähiges System, um allen Compliance-Pflichten zu genügen und um eine tragfähige Datengrundlage für wirtschaftliche Entscheidungen zur Verfügung zu haben.

Wo liegen denn die Schwachstellen beim Umgang mit Steuern?

Rössel: Häufig fristet das Steuerwesen in Unternehmen ein Mauerblümchen-Dasein. Das mag daran liegen, dass es nur wenige Experten gibt, die in diesen Fragen „firm“ sind. Steuerdaten werden oft erst erhoben, wenn die nächste Erklärung ansteht. Viele der dazu nötigen Unterlagen und Daten werden von Mitarbeitern extra herausgesucht, per Hand eingegeben und dann in separaten Tabellenkalkulationen abgelegt. Das ist nicht nur personalintensiv und fehlerträchtig: Das Potenzial, das in Steuerdaten steckt, wird viel zu wenig genutzt. Denn viele andere Unternehmensbereiche, für die diese Ergebnisse aufschlussreich wären, können darauf nicht zugreifen.

Was lässt sich mit Steuerdaten denn noch anfangen?

Rössel: Sie sind entscheidender Bestandteil der Unternehmensplanung. Wer steuerliche Daten jederzeit zur Verfügung hat, kann frühzeitig Trends ausmachen und entsprechend reagieren. Auf Grundlage solcher Zahlen lassen sich Szenarien für die zukünftige Entwicklung eines Unternehmens durchspielen. Das ist ein nicht zu unterschätzender Vorteil in Zeiten, in denen die gesamte Wirtschaft enormen Umwälzungen unterworfen ist und in denen niemand absehen kann, wohin sich das alles einmal entwickelt.

Wie sehen denn innovative Modelle aus?

Rössel: Eine gute Lösung ist ein zentraler Datenpool, in den alle steuerrelevanten Daten einfließen und dort klar strukturiert abgelegt werden. Denn dann können darauf auch andere Unternehmensbereiche zugreifen – sei es für das Reporting, das Rechnungswesen oder Analysezwecke. Im Idealfall existiert jedoch ein Unternehmens-Informationssystem, das Steuerdaten einen gleichberechtigten Platz neben anderen wichtigen Unternehmensdaten einräumt und sie sinnvoll mit ihnen verknüpft.

Was passiert, wenn Unternehmen einfach weitermachen wie bisher?

Rössel: Das ist ein riskantes Spiel. Natürlich sind kurzfristig erhebliche Investitionen nötig, um Steuerdaten besser zu verwalten: Unternehmen müssen ihre IT-System-Landschaft erweitern und Spezialisten anwerben, die das alles planen, umsetzen und später pflegen. Dann stehen aufwendige Bestandsaufnahmen an: Alle Prozesse müssen einer Prüfung unterzogen werden. Allein für die Steuerabteilung bedeutet das, alle für sie relevanten Daten zu dokumentieren wie auch die Informationen, die dafür benötigt werden. Doch langfristig lohnt das Engagement. Unternehmen können so gewährleisten, alle Compliance-Vorgaben einzuhalten, Änderungen flexibel zu integrieren und nicht unnötig Bußgelder und Strafen zu riskieren. Zudem sind diese Daten jederzeit verfügbar, gerade wenn es darum geht, neue Geschäftsfelder zu erschließen. Nur wer auch die steuerlichen Implikationen kennt, kann abschätzen, ob der Einstieg in einen fremden Markt lohnt. Ansonsten kann es zu einem bösen Erwachen kommen.

Welcher Wandel im Steuerfragen auf Unternehmen zukommt, zeigt PwC in folgendem Video und der siebenteiligen Veröffentlichungsreihe „Reshaping the Tax Function of the Future“. Dort geht es im Detail um die gesetzlichen Entwicklungen weltweit, die Bedeutung interner Steuerprüfsysteme, das Verwalten steuerrelevanter Daten und die Möglichkeiten professioneller Tools zur Datenanalyse:

Die Steuerfunktion fit für die Zukunft machen

In der siebenteiligen Veröffentlichungsreihe "Reshaping the Tax Function of the Future" zeigt PwC welcher Wandel in Steuerfragen auf Unternehmen zukommt.

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