„Das Potenzial, das in Steuerdaten steckt, wird viel zu wenig genutzt“

Die Zeiten, in denen ein Tabellenkalkulationsprogramm für die Steuererklärung genügte, sind Geschichte. Der PwC-Experte Carsten Rössel erläutert, warum es Sinn macht, Steuerdaten genauso wie andere Daten eines Unternehmens zentral zu verwalten und auszuwerten. Jetzt Geld in die Hand zu nehmen und IT-Systeme entsprechend auszustatten spart langfristig Kosten und bewahrt vor vielen Fallstricken.

Im Gespräch mit Carsten Rössel, Partner bei PwC und Experte für Tax Reporting & Strategy.

Steuererklärungen abzugeben gehört zu den Routinen in Unternehmen, die fest etabliert sind. Warum sollten Verantwortliche daran rütteln?

Carsten Rössel: Dafür gibt es ein ganzes Bündel von Gründen. Gerade im Steuerwesen gibt es ständig neue und immer komplexere Vorgaben. Ab 2017 greifen die neuen OECD-Richtlinien für die G20-Staaten, die gerade bei internationalen Konzernen auf mehr Transparenz pochen. Auch die Unternehmen wandeln sich und müssen im Zuge der Industrie 4.0 ihr Geschäftsmodell überdenken. Nicht zu vergessen der Kostendruck, der überall zunimmt: Mitarbeiter sollen immer mehr Anforderungen entsprechen, ohne dass dafür wesentlich mehr Mittel zur Verfügung stehen. Kurz gesagt: Unternehmen brauchen für ihre Steuer ein flexibles und leistungsfähiges System, um allen Compliance-Pflichten zu genügen und um eine tragfähige Datengrundlage für wirtschaftliche Entscheidungen zur Verfügung zu haben.

Wo liegen denn die Schwachstellen beim Umgang mit Steuern?

Rössel: Häufig fristet das Steuerwesen in Unternehmen ein Mauerblümchen-Dasein. Das mag daran liegen, dass es nur wenige Experten gibt, die in diesen Fragen „firm“ sind. Steuerdaten werden oft erst erhoben, wenn die nächste Erklärung ansteht. Viele der dazu nötigen Unterlagen und Daten werden von Mitarbeitern extra herausgesucht, per Hand eingegeben und dann in separaten Tabellenkalkulationen abgelegt. Das ist nicht nur personalintensiv und fehlerträchtig: Das Potenzial, das in Steuerdaten steckt, wird viel zu wenig genutzt. Denn viele andere Unternehmensbereiche, für die diese Ergebnisse aufschlussreich wären, können darauf nicht zugreifen.

Was lässt sich mit Steuerdaten denn noch anfangen?

Rössel: Sie sind entscheidender Bestandteil der Unternehmensplanung. Wer steuerliche Daten jederzeit zur Verfügung hat, kann frühzeitig Trends ausmachen und entsprechend reagieren. Auf Grundlage solcher Zahlen lassen sich Szenarien für die zukünftige Entwicklung eines Unternehmens durchspielen. Das ist ein nicht zu unterschätzender Vorteil in Zeiten, in denen die gesamte Wirtschaft enormen Umwälzungen unterworfen ist und in denen niemand absehen kann, wohin sich das alles einmal entwickelt.

Wie sehen denn innovative Modelle aus?

Rössel: Eine gute Lösung ist ein zentraler Datenpool, in den alle steuerrelevanten Daten einfließen und dort klar strukturiert abgelegt werden. Denn dann können darauf auch andere Unternehmensbereiche zugreifen – sei es für das Reporting, das Rechnungswesen oder Analysezwecke. Im Idealfall existiert jedoch ein Unternehmens-Informationssystem, das Steuerdaten einen gleichberechtigten Platz neben anderen wichtigen Unternehmensdaten einräumt und sie sinnvoll mit ihnen verknüpft.

Was passiert, wenn Unternehmen einfach weitermachen wie bisher?

Rössel: Das ist ein riskantes Spiel. Natürlich sind kurzfristig erhebliche Investitionen nötig, um Steuerdaten besser zu verwalten: Unternehmen müssen ihre IT-System-Landschaft erweitern und Spezialisten anwerben, die das alles planen, umsetzen und später pflegen. Dann stehen aufwendige Bestandsaufnahmen an: Alle Prozesse müssen einer Prüfung unterzogen werden. Allein für die Steuerabteilung bedeutet das, alle für sie relevanten Daten zu dokumentieren wie auch die Informationen, die dafür benötigt werden. Doch langfristig lohnt das Engagement. Unternehmen können so gewährleisten, alle Compliance-Vorgaben einzuhalten, Änderungen flexibel zu integrieren und nicht unnötig Bußgelder und Strafen zu riskieren. Zudem sind diese Daten jederzeit verfügbar, gerade wenn es darum geht, neue Geschäftsfelder zu erschließen. Nur wer auch die steuerlichen Implikationen kennt, kann abschätzen, ob der Einstieg in einen fremden Markt lohnt. Ansonsten kann es zu einem bösen Erwachen kommen.

Welcher Wandel im Steuerfragen auf Unternehmen zukommt, zeigt PwC in folgendem Video und der siebenteiligen Veröffentlichungsreihe „Reshaping the Tax Function of the Future“. Dort geht es im Detail um die gesetzlichen Entwicklungen weltweit, die Bedeutung interner Steuerprüfsysteme, das Verwalten steuerrelevanter Daten und die Möglichkeiten professioneller Tools zur Datenanalyse:

Die Steuerlandschaft ist in spätestens fünf Jahren nicht mehr wiederzuerkennen – global wie firmenintern. Zu diesem Ergebnis kommt das Whitepaper „Reshaping the Tax Function of the Future“ von PwC. Es bildet den Auftakt zu einer siebenteiligen Reihe, die zeigt, warum es jetzt für Unternehmen wichtig ist, ihre Steuerplanung zu optimieren.

Die Prognose ist eindeutig: Schon in wenigen Jahren werden isolierte Steuerprogramme der Vergangenheit angehören, in denen relevante Daten fein säuberlich separat verwaltet werden. Meist haben Unternehmen dabei vor allem das Einhalten gesetzlicher Vorgaben im Blick. Doch Steuerdaten können viel mehr leisten: Zusammen mit anderen relevanten Unternehmenskennzahlen bilden sie eine solide Entscheidungsgrundlage, um Prozesse zu kontrollieren, zu bewerten und jederzeit auf Veränderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen zu reagieren. Deswegen macht es Sinn, Steuerdaten systematisch mit anderen Informationen zu verknüpfen.

Vorangetrieben wird der Wandel von mehreren Seiten: Staaten weltweit suchen nach Einnahmequellen. Vor allem multinationale Unternehmen müssen sich auf strengere Vorgaben einstellen. Daneben wächst die Zahl der Initiativen, die auf Transparenz bei der Rechnungslegung pochen. Das CbCR (Country-by-Country-Reporting) der OECD ist nur ein Beispiel von vielen. Es fordert von Unternehmen die detaillierte Zuordnung der Gewinne, der entrichteten Steuern und anderer wirtschaftlicher Aktivitäten zu den Ländern, in denen sie tätig sind. Nicht zuletzt fragen auch Öffentlichkeit und Stakeholder immer kritischer danach, wie Unternehmen es mit ihren Steuern halten und was sie zum Funktionieren des Gemeinwesens beitragen – ein Punkt, der das Image und die Reputation entscheidend beeinflusst.

Angesichts dieser Herausforderungen müssen Unternehmen die Organisation ihrer Steuerdaten überarbeiten. Eine Riesenaufgabe, bei der die Tücke im Detail steckt. Die PwC-Serie zeigt, warum Unternehmen von einem professionellen Datenmanagement profitieren und wie sie dieses Projekt Schritt für Schritt angehen. Sie beleuchtet die gesetzlichen Entwicklungen weltweit, die Bedeutung interner Steuerprüfsysteme und die Möglichkeiten professioneller Tools zur Datenanalyse. Gefragt wird auch danach, wer diese Aufgaben intern übernehmen kann und was ein Steuerexperte der Zukunft dazu können muss.

Ab 1. Januar 2017 greifen die neuen steuerlichen OECD-Richtlinien für die G20-Staaten. Sie fordern von internationalen Konzernen mehr Transparenz. Und das ist nur der Anfang. Mit welchen gesetzlichen Änderungen Unternehmen in naher Zukunft rechnen müssen und wie sie sich darauf vorbereiten, zeigt das PwC-Papier „Global Tax Transparency and Risk Management“.

Das Country-by-Country-Reporting (CbCR) ist nur ein Teil des OECD-Aktionsplans „Base Erosion and Profit Shifting“ (BEPS), der auf mehr Transparenz bei der Gewinnsteuerung und -verteilung von Großkonzernen zielt. Für Unternehmen geht er mit zusätzlichen Dokumentationspflichten einher. Sie müssen Verrechnungspreise und Daten zu einzelnen Landesgesellschaften offenlegen, die die meisten nicht ohne weiteres zur Hand haben. Und die Liste an gesetzlichen wie privatwirtschaftlichen Initiativen, die auf strenge Auflagen drängen, wird immer länger.

Um diese Anforderungen in Zukunft zu bewältigen, müssen Unternehmen auf ihre Steuerdaten zeitnah und flexibel zugreifen können. Das macht Systeme nötig, die steuerliche Funktionen mit den übrigen Unternehmensdaten sinnvoll verknüpfen –schließlich können fast alle unternehmerischen Kennzahlen in irgendeiner Form steuerlich relevant sein.

Das Datenmanagement muss insgesamt angepasst werden. Das kostet Zeit und macht Investitionen nötig, doch es birgt auch Vorteile: So verschafft ein internes Steuerprüfsystem Pluspunkte bei der Risikobewertung der Finanzbehörden. Und es bewahrt vor dem Versäumen von Steuerpflichten samt drohenden Bußgeldern und Strafzinsen. Auch Stakeholder honorieren einen offenen Umgang mit dem Thema. PwC-Experten empfehlen, die gesetzgeberischen Vorstöße nicht nur als Bürde, sondern als Chance zur Optimierung zu begreifen. Der 1. Januar 2016 könnte der Startschuss für einen Trockenlauf sein, um neue Verarbeitungsschritte und Analyseinstrumente zu testen.

Das PwC-Papier „Global Tax Transparency and Risk Management“ gehört zu der siebenteiligen Veröffentlichungsreihe „Reshaping the Tax Function of the Future“. Sie fächert im Detail auf, welcher Wandel im Umgang mit Steuern auf Unternehmen zukommt und wie sie sich darauf einstellen.

Sie fristen ein Mauerblümchen-Dasein: Daten für steuerliche Zwecke werden in vielen Unternehmen oft erst erhoben, wenn die nächste Steuererklärung ansteht. Dabei ließen sie sich auch für die Analyse oder strategische Überlegungen nutzen. Welches Potenzial in Steuerdaten steckt, erläutert das PwC-Whitepaper „Unlocking the power of data and analytics“.

Mitarbeiter von Steuerabteilungen eines Unternehmens verbringen oft die Hälfte ihrer Arbeitszeit damit, die nötigen Daten für steuerliche Zwecke zu sichten und zu sammeln. Viele stöhnen, dass es sie mitunter vor fast unlösbare Probleme stellt, die Informationen aus den verschiedenen Abteilungen, Datensystemen und Standorten abzurufen und sie den Vorgaben der Finanzverwaltungen anzupassen. Verrechnungspreise festzusetzen ist in vielen Fällen noch Handarbeit. Unterm Strich bleibt den Mitarbeitern am Ende nur ein Drittel ihrer Zeit, um solche Daten auch firmenintern zu nutzen – beispielsweise um aktuelle Entwicklungen zu analysieren oder sie als Grundlage für strategische Überlegungen zu verwenden.

Das Whitepaper zeigt Wege auf, wie Unternehmen das Potential von Steuerdaten entfalten können. Eine Lösung ist ein zentraler Datenpool, in den alle steuerrelevanten Daten einfließen und strukturiert abgelegt werden. So können auch andere Unternehmensbereiche darauf zugreifen, sei es für das Reporting, das Rechnungswesen oder Analysezwecke. Im Idealfall existiert jedoch ein Unternehmens-Informationssystem, das Steuerdaten mit einschließt und ihnen einen zentralen Stellenwert einräumt.

Für die Zukunft gehen PwC-Experten davon aus, dass solche speziellen Pools für Steuerdaten bald die Regel sein werden – egal ob vom Unternehmen selbst entwickelt, als Teil eines ERP-Systems oder als Dienstleistung von außerhalb. Damit würde sich das Sammeln und Anpassen der Steuerdaten von Hand weitgehend erübrigen, Zwischenbilanzen wären eine Sache von Sekunden. Berichte, die wegen des Aufwands bisher nur einmal im Jahr erstellt werden, könnten dann in kürzeren Abständen erscheinen. Umgekehrt wären Informationen zur steuerlichen Entwicklung konzernweit verfügbar. Solche Steuerdatenpools würden Transparenz und Flexibilität gewährleisten: Für die Zukunft ein wichtiges Thema, denn die gesetzlichen Anforderungen weltweit werden immer detaillierter und strenger.

In vielen Unternehmen bildet das Steuerwesen einen ganz eigenen, in sich geschlossenen Bereich. Nur wenige Spezialisten kennen sich damit aus. Welche Risiken dieses einsame Trabanten-Dasein birgt und warum es dringend geboten ist, Steuerdaten mit anderen unternehmensrelevanten Daten zu verknüpfen, zeigt der vierte Teil der Reihe Tax Function of the Future.

Die Botschaft ist eindeutig: In Zukunft müssen die Verantwortlichen von Finanzbereich und Steuerwesen stärker Hand in Hand arbeiten. Auch Datenverarbeitungssysteme müssen dementsprechend ausgelegt sein. Denn steuerrechtliche Belange außer Acht zu lassen, kann Unternehmen gerade in Phasen der Neuorientierung teuer zu stehen kommen.

Das Whitepaper von PwC zeigt, wo die Schwachstellen im Steuerwesen vieler Unternehmen liegen. Gerade wenn es um Investitionen geht,  ist dieser Bereich auf der Prioritätenliste nicht besonders weit oben angesiedelt. Da wird vieles lieber per Hand eingegeben, da kursieren isolierte Steuertabellen, deren Daten nicht weiter verwertet werden.

Doch der weltweite wirtschaftliche Wandel zwingt dazu, das Thema strategisch und professionell anzugehen: Der Kostendruck wächst, die Auflagen von Steuerbehörden werden immer komplexer, Investoren und Kunden erwarten Transparenz und viele Industrien müssen im Zuge der Industrie 4.0 ihr Geschäftsmodell überdenken.

Unternehmen, die ihr Steuerwesen auf den Prüfstand stellen und es standardmäßig  in die firmeneigene Datenverarbeitung integrieren, entgehen nicht nur vielen Fallstricken bei steuerlichen Pflichten, sondern profitieren auch in anderen Bereichen. Denn ein sinnvoll ausgelegtes ERP-System, in das steuerliche Daten einfließen, spart langfristig Personal, vermeidet Fehler und liefert eine tragfähige Grundlage für unternehmerische Entscheidungen.

Eine Roadmap, wie Unternehmen bei der Neuordnung ihres Finanzbereichs strategisch Schritt für Schritt vorgehen, bildet den zweiten Teil des Whitepapers. Ein Baustein ist eine klare Bestandsaufnahme der gegenwärtigen Arbeitsprozesse. Für das Steuerwesen bedeutet das erst einmal, sämtliche relevanten Daten zu dokumentieren wie auch Informationen, die zusätzlich nötig sind, um allen steuerlichen Pflichten nachzukommen.