VAT ERP-System Review - Fallstudie: Maßgeschneidertes ERP-System für Fertigungskonzern

Unternehmen bilden mit dem ERP-System sämtliche Geschäftsprozesse ab. Gerade bei der Umsatzsteuer müssen sie dabei unterschiedliche Regeln in einzelnen Ländern beachten. PwC passte für einen internationalen Fertigungskonzern, der seine Vertriebsstruktur neu ausrichtete, das ERP-System an.

Ausgangslage

Ein internationaler Konzern mit 10.000 Mitarbeitern aus der Fertigungsindustrie will in Zukunft den Vertrieb über eine Gesellschaft in Deutschland steuern. Er produziert an Standorten in Deutschland, Polen, Slowakei, Großbritannien, der Tschechischen Republik und Russland. Die Produkte liefert das Unternehmen an Kunden rund um den Globus. Ein ERP-System auf Basis von SAP kann alle Geschäftsprozesse abbilden. PwC-Experten begleiteten das Unternehmen bei der Neuausrichtung. "Unsere Aufgabe bestand darin, Änderungen bei der Umsatzsteuer aufgrund der neuen Vertriebsstruktur zu analysieren und das ERP-System optimal anzupassen", sagt Roberta Grottini, Partnerin bei PwC und Expertin für Umsatzsteuer.

Vorgehensweise

Das Team von PwC durchleuchtete in einem ersten Schritt die veränderten Geschäftsprozesse im Detail. Welche Lieferbeziehungen gibt es in der neuen Vertriebsstruktur und wie sind sie im ERP-System abzubilden? Welche umsatzsteuerlichen Konsequenzen wie zum Beispiel Registrierungsverpflichtungen ergeben sich mit der neuen Vertriebsstruktur? Um die Auswirkungen für die einzelnen Länder exakt zu erfassen, erstellten PwC-Gesellschaften im Ausland entsprechende Gutachten.

Die Experten von PwC machten im nächsten Schritt konkrete Vorschläge zur Gestaltung der Geschäftsprozesse. Nachdem die umsatzsteuerliche Strategie mit dem Unternehmen abgestimmt war, stand die Überarbeitung das ERP-System an. "Dabei stellte sich heraus, dass das System im vollen Umfang anzupassen war, da wir auch Risiken in den bereits implementierten Geschäftsprozessen feststellten. Diese Risiken sind bei vielen Unternehmen vorzufinden, da sich komplexe Sachverhalte, wie zum Beispiel Reihengeschäfte mit mehreren Unternehmer in der Lieferkette über Ländergrenzen hinweg, in der Regel nicht mit den Standardfunktionalitäten der ERP-Systeme umsatzsteuerlich korrekt abbilden lassen.", erklärt Grottini.

Die Spezialisten von PwC entwickelten ein Konzept, wie das ERP-System zu ändern ist. "Wir geben klare Vorlagen für die technische Umsetzung", so Grottini. Die Vorschläge helfen der IT-Abteilung bei der Implementierung. Damit verbindet PwC Expertise auf dem Gebiet der Umsatzsteuer mit Know-how bei IT-Systemen. Während des gesamten Projekts arbeiteten die PwC-Fachleute eng mit der Steuer- und IT-Abteilung des Unternehmens zusammen.

Lösung

PwC begleitete das Unternehmen nicht nur bei der Anpassung des ERP-Systems, sondern auch in der anschließenden Testphase. "Dabei überprüften wir, ob alle Anpassungen umgesetzt wurden und wo noch nachgebessert werden muss", sagt Grottini. Nachdem das neue ERP-System reibungslos lief, initiierte PwC mit der Steuer- und der IT-Abteilung einen Change-Management-Prozess, der sicherstellt, dass verantwortliche Mitarbeiter immer dann informiert werden, wenn zum Beispiel neue Geschäftsvorfälle auftreten oder manuelle Anpassungen bei Auftragsanlage vorgenommen werden.