IT für die Umsatzsteuer fit machen

Roberta
Grottini

Warum wird es immer wichtiger, die unterschiedlichen Regeln für die Umsatzsteuer zu kennen?

Grottini: Deutsche Unternehmen zeichnen sich durch ihre Exportstärke aus. Vor allen Dingen das produzierende Gewerbe und Zulieferer bieten ihre Dienstleistungen und Produkte in der ganzen Welt an. Einkäufe und Lieferungen erstrecken sich über Grenzen hinweg. Doch in den einzelnen Ländern gibt es unterschiedliche Regeln und Gesetze für die Umsatzsteuer. Diese Vorgaben müssen Unternehmen kennen und auch in ihren IT-Systemen berücksichtigen.

Erkennen Unternehmen denn die Brisanz der komplizierten Regeln für die Umsatzsteuer?

Grottini: Oft lassen sich Unternehmen zu sehr von einer Geschäftsidee leiten und achten zu wenig auf umsatzsteuerliche Aspekte. Wer Handelskontakte in ein neues Land aufbaut, sollte dieses Thema im Blick haben und vorab prüfen. Generell beobachten wir oft auch eine mangelnde Zusammenarbeit zwischen Steuerabteilung, IT und Vertrieb. Auch deswegen werden die unterschiedlichen Regeln zum Thema Umsatzsteuer in den einzelnen Ländern im ERP-System oft nicht ausreichend dargestellt. Das ERP-System bildet sämtliche Geschäftsprozesse ab und ist somit die Basis für die Finanzbuchhaltung oder die Erstellung von Rechnungen. Das ERP-System muss also alle umsatzsteuerlichen Aspekte exakt berücksichtigen.

Schlummern denn häufig große Risiken in den ERP-Systemen?

Grottini: Wer das Thema vernachlässigt und die umsatzsteuerlichen Regeln nicht berücksichtigt, muss mit drastischen Konsequenzen rechnen. So sind in Italien Strafen von 100 bis 200 Prozent des Umsatzsteuerbetrages üblich, wenn Angaben im Zusammenhang mit umsatzsteuerlichen Aspekten nicht zutreffend sind. Eine fehlerhafte Beurteilung von umsatzsteuerlichen Sachverhalten kann weitreichende Konsequenzen nach sich ziehen. Stellt sich bei einer Betriebsprüfung heraus, dass Prozesse nicht richtig abgebildet werden, kann das nicht nur zu Nachzahlungen und einem erheblichen Korrekturaufwand führen, zudem ist die Position des Unternehmens bei der Nachprüfung geschwächt. Dieses Risiko können Unternehmen reduzieren.

Was ist denn häufig ein Grund, das ERP-System auf den neuesten Stand zu bringen?

Grottini: Wenn Unternehmen neue Produkte anbieten, ihre Geschäftstätigkeit auf neue Märkte ausweiten oder ihre Vertriebsstruktur ändern, sollten sie sämtliche umsatzsteuerlichen Konsequenzen im Detail analysieren. Im nächsten Schritt steht dann die Anpassung des ERP-Systems an. Aber auch Änderungen der Gesetze können eine laufende Überprüfung und Anpassung notwendig machen.

Wie unterstützen Sie Unternehmen bei diesem Thema?

Grottini: Unsere Experten denken vernetzt. Sie können nicht nur die oft komplexen Regelungen der Umsatzsteuer in einzelnen Ländern beurteilen und bewerten, bei uns arbeiten Fachleute für IT und ERP-Systeme. Wir bieten unterschiedliche Lösungen an. Das Spektrum reicht von der kompletten Überarbeitung eines ERP-Systems über ein Verprobungstool bis zur automatisierten Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von Kunden und Lieferanten.