SAS 70 Prüfungen - für mehr Transparenz über komplexe Geschäftsbeziehungen in der Kontraktogistik

Outsourcing ist immer noch im Trend. Die Kontraktlogistik bietet für Logistikdienstleister wachsende Möglichkeiten. Der Bedarf nach Transparenz über die Prozesse und Kontrollsysteme steigt für die outsourcenden Unternehmen ebenso stetig wie für die Serviceanbieter. In diesem Zusammenhang gewinnen Prüfungen nach dem Statement on Auditing Standard No. 70 (SAS 70) immer mehr an Bedeutung.

Der Druck, Kosten einzusparen, ist oftmals nicht das Hauptargument für eine Entscheidung zum Outsourcing. So zeigte PwC bereits bereits 2007 in der 10. jährlichen CEO Umfrage, dass jedes Unternehmen ein Portfolio unterschiedlicher Gründe benennt, um Bereiche seiner Wertschöpfungskette auszulagern. Als Hauptkriterien für die Entscheidung zur Auslagerung werden neben den Kosteneinsparungen die Steigerung der Effizienz durch Prozessoptimierung, die Optimierung beziehungsweise Flexibilisierung des Personaleinsatzes und der Materialbeschaffung genannt.

Aktuelle Trends

• Rechnungslegungssysteme und -vorschriften sowie die Vernetzung von IT-Systemen werden zunehmend komplexer. Gleichzeitig wird eine Fokussierung auf die Verlässlichkeit der Informationen aus den Systemen gewünscht.
• Neue Regularienwie Sarbanes-Oxley-Act, J-SOX, 4. und 8. EU-Richtlinie, Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) heben die Bedeutung funktionsfähiger Überwachungs- und Steuerungssysteme hervor. Eine unabhängige Beurteilung der Wirksamkeit dieser Prozesse und Systeme ist gefordert.
• Dokumentation und Implementierung effizienter Kontrollen werden für externe Finanzberichterstattung und zur Vorbereitung von Management-Entscheidungen eingesetzt.

Kosten sparen durch Kooperationen

Der Einsatz von Dienstleistern außerhalb des eigenen Unternehmens wächst konstant, so dass mittlerweile gesamte Funktionsbereiche eines Unternehmens wie Logistik, Produktion, Kundenservice, Forschung und Entwicklung sowie Personaldienstleistungen ausgelagert werden.

Kontraktlogistik als prägendes Bild für Auslagerungen im Logistiksektor

Das Auslagern von Logistikbereichen betrifft Teile des produzierenden Gewerbes ebenso wie Human Resources und den Bereich Forschung & Entwicklung.Globale Netzwerke und Kooperationen mit Lieferanten und Serviceanbietern spielen eine immer wichtigere Rolle dabei, Komplexitäten abzuschwächen, Transaktionskosten einzusparen und Wettbewerbsvorteile zu erreichen.

SAS 70 Prüfungen sind nicht nur für börsennotierte Unternehmen relevant

Prozesse auszulagern schafft Abhängigkeit. Es wird zunehmend wichtiger, effektive Kontrollmechanismen zu installieren. Die Ansprüche an die Transparenz von Qualitäts- und Sicherheitsstandards steigen. Die Regelungen des Sarbanes-Oxley Acts, Richtlinien innerhalb der Europäischen Union und insbesondere das steigende Interesse von Stakeholdern wie zum Beispiel Investoren, externen und internen Prüfern oder Geschäftspartnern setzen hier Ansatzpunkte für Prüfungen. Vom Auditing Standards Board of the American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) wurden Corporate-Governance-Regelungen herausgegeben, die die Anforderungen an Unternehmensprozesse und Kontrollverfahren festlegen. Eine Reihe von Nachweisen zur Funktionsfähigkeit interner Kontrollen im Zusammenhang mit der Finanzberichterstattung dehnt sich damit auch auf die Logistikdienstleister sowie auf ihre Zulieferer aus.

Ist erst die Entscheidung zum Outsourcing gefallen, so müssen die notwendigen Anforderungen des auslagernden Unternehmens und des Logistikdienstleisters vertraglich festgehalten werden. Dies geschieht zum einen im Hinblick auf das spezielle Geschäftsmodells, zum anderen aus der Sicht der Erfüllung regulatorischer Anforderungen.

Wichtig ist, dass für die Erfüllung der regulatorischen Anforderungen stets das auslagernde Unternehmen verantwortlich bleibt. Denn durch die vom Logistikdienstleister übernommenen Prozesse werden Transaktionen und Informationen generiert, die für die Finanzberichterstattung des Kunden relevant sind. Hierzu gehören beispielsweise Bewertung, Umsatzrealisierung, Abrechnungsverfahren.

Transparenz über Dienstleistungen und Prozesse schaffen

Das auslagernde Unternehmen verfolgt bestimmte Rechungslegungsvorschriften und/oder gesetzliche Rechtsvorschriften wie GAAP (Generally Accepted Accounting Principles), Sarbanes-Oxley Act, COSO / COBIT, German Commercial and Tax Regulations, IDW FAIT 1 und 2, ISO Normen. Aufgrund dessen hat der Logistikdienstleister sicherzustellen, dass alle angebotenen Servicedienstleistungen stetig überwacht und kontrolliert werden. Dies bezieht sich auf die internen Kontrollanforderungen mit Bezug zur Rechnungslegung oder auf andere Vorschriften des auslagernden Unternehmens.

Statement on Auditing Standard No. 70 (SAS70) ist ein international akzeptierter Prüfungsstandard, der es erlaubt, Kontrollaktivitäten aufzudecken sowie Prozesse ihrer Kunden und deren Prüfern in einem einheitlichen Berichtsformat ersichtlich zu machen. Das bedeutet im Fall der Beauftragung eines Logistikdienstleisters nicht nur die Schaffung von Transparenz über die zur Verfügung gestellten Dienstleistungen und Prozesse. Letztendlich werden hierdurch vertrauenswürdige Geschäftsbeziehungen zwischen Dienstleister und Kunde geschaffen.

Den SAS 70 Bericht gibt es in zwei Ausprägungen:

"Typ I" ist eine Bescheinigung über die Angemessenheit (Design Effectiveness) der Kontrollen. Der Auftraggeber kann dadurch nachvollziehen, wie das interne Kontrollsystem des Dienstleisters aufgebaut ist. Darin sind eine Beschreibung der Anwendungssysteme, Serviceleistungen, Produkte und anderer Vertragsbestandteile enthalten.

Durch "Typ II" wird zusätzlich zum Typ I eine Bescheinigung über die Wirksamkeit (Operating Effectiveness) der Kontrollen über einen bestimmten Zeitraum des Geschäftsjahres hinweg erbracht, wie sie zum Beispiel durch SOX-Anforderungen im Regelfall erforderlich ist.

Grafik 1: Outsourcing-Beziehungen

Die Ausgabe eines Reports in Übereinstimmung mit SAS No. 70 besagt, dass der Logistikdienstleister seine Kontrollzielsetzungen und -aktivitäten von externen Gutachtern prüfen lässt.

Die Vorteile für Logistikdienstleister und auslagernde Unternehmen

• Sicherstellung der Erfüllung von Regularien entsprechend der Kundenanforderungen,
• Kritische und unabhängige Prüfung durch einen Dritten mit dem Ziel:
  • Qualitätssiegel als Wettbewerbsvorteil im Vergleich zu Konkurrenten zu haben,
  • doppelte Prüfungen durch interne und externe Prüfer des Kunden zu reduzieren,
  • interne Prozesse zu untersuchen,
• eine Aussage hinsichtlich der Effizienz der internen Kontrollsysteme,
• Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten wie Harmonisierung von IT-Systemen und Prozesse für gleichartige Logistikleistungen trotz unterschiedlicher Kunden,
• Transparenz über die Prozesse und Kontrollaktivitäten des Dienstleisters und damit Stärkung der Vertrauensbasis zwischen Dienstleister und auslagerndem Unternehmen.

Im Gegenzug erhält das auslagernde Unternehmen ein Instrument zur Überwachung und Steuerung der Logistikdienstleistungen des Serviceproviders, und damit ist die Erfüllung regulatorischer Vorgaben gesichert. Ebenso sind Information und Gewissheit über adäquate Prozesse und Kontrollen des Logistikdienstleisters gesichert. In einer unabhängigen Bewertung können die auslagernden Unternehmen erfahren, ob die existierenden Kontrollen angemessen gestaltet und zudem wirksam sind. Zusätzlich werden Argumente zur Reduzierung der Prüfungskosten gewonnen, da der externe Prüfer durch den Service Auditor Report bei der Prüfung des Bilanzabschlusses unterstützt wird.

Grafik 2: Methodologie und Projektansatz

PwC bietet als professioneller Dienstleister weitreichendes Wissen bei der effektiven Implementierung von internen Kontrollsystemen wie den Sarbanes-Oxley-Anforderungen und diversen SAS 70-Projekten.