Ausschreibungsprozess
Im Überblick
- Grundlage für die Auswahl des Abschlussprüfers ist ein unter der Verantwortung des Prüfungsausschusses öffentlich durchgeführtes Ausschreibungsverfahren
- Die Ausschreibungsunterlagen sollen transparente und diskriminierungsfreie Auswahlkriterien als Grundlage für die Bewertung enthalten
- Das Unternehmen muss einen Bericht über die im Ausschreibungsverfahren gezogenen Schlussfolgerungen erstellen (der Bericht ist vom Prüfungsausschuss zu validieren)
- Prüfungsgesellschaften mit geringem Marktanteil sollen von der Angebotsabgabe nicht ausgeschlossen werden
- Der Prüfungsausschuss legt dem Aufsichtsrat eine begründete Empfehlung vor, mit zwei Vorschlägen und Präferenz für einen Wahlvorschlag
- Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung – sofern kein Joint Audit durchgeführt werden soll – eine Prüfungsgesellschaft zur Wahl vor und erläutert die Empfehlung des Prüfungsausschusses
- Eine Abweichung von der Wahlempfehlung des Prüfungsausschusses muss der Aufsichtsrat gegenüber der Hauptversammlung begründen
- Das Auswahlverfahren muss auf Verlangen der zuständigen Behörde offengelegt werden können
Einflussfaktoren zur Bestimmung des optimalen Ausschreibungszeitpunkts
- Klarheit bezüglich der finalen Ausgestaltung der Regulierung und der umfangreichen Mitgliedsstaatenwahrechte
- Interne Rotationspflichten des bestehenden Abschlussprüfers
- Ressourcen der Wirtschaftsprüfungsgesellschaften für ein passgenaues Team
- Verhalten anderer Unternehmen in Branche und Region (Wechselwirkungen, „Dominoeffekt“)
- Signalwirkung für den Kapitalmarkt i. S. einer guten Governance
- Pflichten des Aufsichtsrats zur bestmöglichen Unternehmensüberwachung
Der Ausschreibungsprozess im Detail
9-12. Monate vor HV
- Prüfungsausschuss: Beschluss zur Ausschreibung und Delegationan Vorstand/Projektgruppe
- Bildung einer Projektgruppe
- Festlegung von Ausschreibungsumfang und -zeitplan
Genehmigung durch den Prüfungsausschuss
- Festlegung von Anforderungs- und Auswahl-kriterien sowie des Auswertungsverfahrens
- Zusammenstellen der Ausschreibungsunterlagen
- Planung der Angebotspräsentationen
- Veröffentlichung der Ausschreibung
- Einladung ausgewählter Wirtschaftsprüfer
Genehmigung durch den Prüfungsausschuss
7-10. Monate vor HV
- Ende der Rückmeldefrist für Bewerber
- Optionale Prequalifikation und Prüfung der Mindestanforderungen
5-7. Monate vor HV
- Versand der Ausschreibungsunterlagen
- Kick-Off-Termin und Fragerunde
- Abgabe der schriftlichen Angebote
- Bewertung der schriftlichen Angebote
- Festlegung der Bewerber auf der Shortlist und Zwischenbericht
Genehmigung der Bewertung und der Bewerberauswahl auf der Shortlist durch den Prüfungsauschuss
- Präsentation der Bewerber auf der Shortlist
Optional eigene Bewertung der Bewerber auf der Shortlist durch den Prüfungssauschuss
Bewertung der Kontrollberichte der APAS und Sicherstellung der Unabhängigkeit der Bewerber
Mindestens 30 Tage vor HV
- Bericht zu den im Auswahlverfahren gezogenen Schlussfolgerungen
Prüfungsauschuss:- Validierung des Berichts
- Begründete Wahlempfehlung an den Aufsichtsrat
- Wahlvorschlag an die HV (Aufsichtsrat)
- Wahl des Abschlussprüfers (HV)
- Bestellung des Abschlussprüfers (Aufsichtsrat)
