Globale Serviceorganisation schafft Basis für einheitliche Prozesse und Standards der HR-Abteilung

16 September, 2010

Schnelles Wachstum durch Zukäufe oder Zusammenschlüsse und eine dynamische Marktentwicklung stellen die Prozesse eines Unternehmens auf eine harte Probe: Etablierte Prozesse greifen nicht mehr ineinander und müssen zu einem effizienten Gesamtprozess neu ausgerichtet werden. PwC hat ein globales Agribusiness-Unternehmen dabei unterstützt, die Strukturen und Prozesse der administrativen Zentralbereiche zu standardisieren und zu optimieren. Das Ergebnis des Projekts: eine globale Serviceorganisation als Basis für eine deutliche Kostenreduktion und Qualitätssteigerung.

Ausgangssituation

Ein weltweit führendes Agribusiness-Unternehmen ist international aktiv und agiert in einem sehr schnell wachsenden und hart umkämpften Markt. Um die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern, wurden zwei Ziele formuliert: die allgemeinen Kosten zu reduzieren und eine stabile, skalierbare Organisation für die Service-Bereiche mit hoher Service-Qualität aufzubauen. Das Unternehmen erhoffte sich dadurch Freiräume, um sich besser auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können. Die Service-Bereiche sollen bei diesem Ziel möglichst gut unterstützen.

Das Unternehmen beauftragte PwC USA damit, ein einheitliches globales Servicemodell zu entwickeln und einzuführen. Das Projekt sollte die kompletten Prozesse der administrativen Bereiche beleuchten: von der Finanzfunktion über Einkauf und IT hin zu den HR-Abteilungen.

Mit dem Teilprojekt, eine einheitliche globale Serviceorganisation für den Personalbereich zu entwickeln und einzuführen, wurde ein Team von PwC Deutschland beauftragt. Ausgangssituation der HR-Funktion vor Projektbeginn: Die Personalabteilungen des Unternehmens erfüllten die erforderlichen Qualitätsmaßstäbe in unterschiedlichem Maße und agierten im internationalen Vergleich uneinheitlich.

Vorgehensweise

In der ersten Projektphase entwickelte das PwC-Team ein übergreifendes Prozessmodell für die HR-Funktion. Das Modell berücksichtigte die Personalprozesse aller Geschäftseinheiten und Regionen weltweit. Es soll in allen Regionen (EMEA, Nordamerika, Lateinamerika und dem Asien-Pazifik-Raum) über die neue HR-Organisation mit Shared Service Center, Center of Expertise und Business-Partner-Strukturen umgesetzt werden. Im Fokus der neuen HR-Organisation stehen zunächst circa 40 Ländergesellschaften, die auf Basis strategischer Geschäftsüberlegungen und der Größe der Gesellschaften ausgewählt worden waren.

In der nächsten Projektphase entwarf das PwC-Team detaillierte Business Cases auf Basis der globalen Einführungspläne, um Einsparpotenziale beziffern zu können. In enger Abstimmung mit dem Kunden wurden die Standorte für die überregionalen Shared Service Center festgelegt. Dabei war insbesondere auch die Integration des zukünftigen HR-Modells in eine funktionsübergreifende Serviceorganisation (Finanz- und Rechnungswesen, Einkauf, HR und IT) zu berücksichtigen und integrativ zu planen.

Die Entscheidung für den Standort in Asien erforderte eine besonders detaillierte Analyse: Da diese Region eine sehr komplexe Länderstruktur aufgrund der kulturellen und sprachlichen Vielfalt sowie der sehr unterschiedlichen Mitarbeiterzahlen besitzt, wurde eine spezifische Machbarkeitsanalyse erstellt. So wurde sichergestellt, dass die Planung und spätere Umsetzung des globalen Organisationsmodells optimal für die Region angepasst wurde.

Das Projekt-Team entwickelte gemeinsam mit dem Kunden über 20 detaillierte globale HR-Prozesse und -Richtlinien. Im Anschluss erstellte die kundeninterne IT-Organisation weitere Detaillierungen für die technische Unterstützung und weitere Umsetzung.

Um die HR-Funktion in den übergreifenden Shared Service Centern zu organisieren, entwickelte das PwC-Team ein detailliertes Organisationsmodell. Dieses Modell beinhaltete die finale Struktur und den Übergabeprozess der Aufgaben aus den Ländergesellschaften in die vier überregionalen Service Center.

Ergebnis

Am Ende des zweijährigen Projekts stand ein Konzept für die Organisation der administrativen Bereiche auf globaler Ebene, das in wesentlichen Pilot-Ländern in ersten Schritten umgesetzt war. Die vom Kunden nun fortgeführte Umsetzung dieses Modells wird im Unternehmen eine zukunftsfähige und strategisch orientierte Serviceorganisation mit hoher Effizienz und Service-Qualität etablieren sowie jährliche Kosteneinsparungen in Millionenhöhe realisieren.

Insbesondere für die HR-Funktion wurde die Basis geschaffen, um die Unternehmensziele effizienter und zielgenauer zu unterstützen.

"Die Servicequalität und die Dienstleistungsorientierung der Personalfunktion wird sich durch den Roll-out der Serviceorganisation in circa 40 Zielländer deutlich verbessern. Die HR-Funktion wird nicht nur effizienter, sondern auch wesentlich flexibler, um weitere organisatorische Veränderungen, wie Übernahmen und Zusammenschlüsse, deutlich besser und schneller unterstützen zu können."

Stefan Linde, PwC-Projektleiter und HR-Transformationsexperte bei PwC

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Till R. Lohmann

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