Zahlungsabwicklung und Mandatsverwaltung müssen schnell fit gemacht werden für SEPA, die Single Euro Payments Area

16 Dezember, 2011

"Unternehmen haben die Aufgaben lange unterschätzt, die durch die Einführung von SEPA auf sie zukommen", sagt PwC-Partner und Treasury-Fachmann Thomas Schräder. Bis zum 1. Februar 2014 müssen Unternehmen nicht nur die Konto-Informationen in den Stammdaten anpassen, weil statt Kontonummer und Bankleitzahl künftig nur noch IBAN und BIC gelten. Auch zahllose Einzugsermächtigungen müssen kontrolliert und unter Umständen umgestellt werden, weil SEPA neue Anforderungen mit sich bringt.

"Die Migration der Stammdaten auf IBAN und BIC ist ein Kinderspiel im Vergleich zu dem vielfach notwendigen, erheblich aufwändigeren und komplexen neuen Aufbau der Mandatsverwaltung", stellt Thomas Schräder die Relationen klar. Denn die SEPA-Regelungen verlangen beispielsweise zwingend, dass Einzugsermächtigungen schriftlich eingeholt werden.

Für den Online Handel haben sich die deutschen Handelsverbände, die Bundesbank und das Bundesfinanzministerium inzwischen darauf geeinigt, das heute schon übliche Verfahren für die Einlösung von Lastschriften auf Basis von im Internet erteilten Lastschriftmandaten weiter zu unterstützen.

Dennoch werden viele Einzugsermächtigungen neu einzuholen sein, weil die Mandate nach den Vorgaben von SEPA nicht vollständig sind", erklärt PwC-Partner Thomas Schräder im Interview.

Sie machen sich stark für eine zentrale Schaltstelle in Unternehmen, die die SEPA-Umstellung unternehmensweit steuert und koordiniert und als Ansprech- und Sparringspartner für die Unternehmensleitung fungiert. Ist das nicht ein bisschen wie mit Kanonen auf Spatzen zu schießen?

Thomas Schräder: Nur auf den ersten Blick! Denn schon beim zweiten Blick wird deutlich: Die Umstellung auf die SEPA-Vorgaben bedeutet weit mehr als nur die Verwendung von IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl, bringt weit mehr als Umstellungen nur in den Treasury-Abteilungen. Wir empfehlen Unternehmen daher, einen "Mr. SEPA" an prominenter Stelle zu installieren.

Welche Bereiche und Abteilungen sind denn zu beteiligen und zu koordinieren für eine erfolgreiche SEPA-Umsetzung?

Schräder: Es liegt auf der Hand, dass für die SEPA-bedingten Umstellungen im Zahlungsmanagement Treasury- und IT-Abteilung Hand in Hand arbeiten müssen. In der Single Euro Payments Area gelten aber auch ganz neue Anforderungen beispielsweise an Lastschriften: Sie dürfen nur noch ausgeführt werden, wenn der Kunde das entsprechende Mandat schriftlich erteilt hat. Ohne schriftliche Autorisierung können Kontoinhaber Lastschriften 13 Monate lang rückgängig machen. Das bedeutet unter anderem: Die Vertriebsabteilung muss ihre Prozesse so anpassen, dass künftig für jede Abrechnung schriftlich gültige Mandate eingeholt werden.

Und warum muss Ihrer Meinung nach eine herausgehobene Stelle diese Koordination zwischen unterschiedlichen Unternehmensbereichen leiten – würde da nicht ein gutes Projektmanagement genügen?

Schräder: Bei der Umstellung auf die SEPA-Vorgaben sind – neben der Koordination verschiedener Abteilungen und Unternehmensbereiche - eine Reihe geschäftspolitischer und strategischer Entscheidungen zu treffen. Das reicht bis hin zu grundsätzlichen Änderungen des Geschäftsmodells, wenn beispielsweise durch neue Vorlaufzeiten bei Lastschriften Gelder nicht mehr am nächsten Tag, sondern erst bis zu fünf Tage später zur Verfügung stehen. Aus strategischer Sicht bietet sich möglicherweise eine stärkere Zentralisierung an.

Welche Möglichkeiten zur Zentralisierung schafft SEPA denn in den Unternehmen?

Schräder: Durch die Vereinheitlichung und Standardisierung des Zahlungsverkehrs innerhalb der 27 EU-Mitgliedsstaaten sowie der Schweiz, Liechtenstein, Island, Norwegen und Monako wird es beispielsweise möglich, den kompletten Zahlungsverkehr eines Unternehmens an einer zentralen Stelle zu bündeln. Außerdem erfordert SEPA eine stringente Mandatsverwaltung; da bietet es sich möglicherweise an, die Stammdatenverwaltung stärker zu zentralisieren. Um solche Entscheidungen vorzubereiten, braucht man eine Expertin oder einen Experten – am sinnvollsten wohl aus der Treasury-Abteilung, der die fachlichen, technischen und organisatorischen Voraussetzungen kennt und im Blick behalten kann.

Vor dem Hintergrund möglicher Zentralisierung wäre SEPA gar kein Kosten- und Aufwandstreiber, sondern ein Anlass für Effizienzsteigerungen und Prozessoptimierungen in Unternehmen?

Schräder: Die Antwort ist ein klares beides: Um die SEPA-Vorgaben vom 1. Februar 2014 an zu erfüllen, müssen Unternehmen natürlich erst einmal investieren. Doch die SEPA-Umstellung lässt sich nutzen, um beispielsweise "Insellösungen" für den Zahlungsverkehr abzuschalten und IT-Prozesse zu straffen bis hin zu einem stringenten Straight-Through-Processing, einer Datenverarbeitung ohne Systembrüche, zwischen Unternehmen und Bank. Mit einem solchen strategischen Rundum-Blick bringt eine SEPA-Umsetzung dann möglicherweise sogar beachtliche Kostensenkungen und weitere Vorteile – und damit einen Return on Investment.

Welche weiteren Vorteile neben den möglichen Prozessverbesserungen können sich Unternehmen durch eine gelungene SEPA-Umsetzung erhoffen?

Schräder: Von den Möglichkeiten durch die Standardisierung und Vereinheitlichung im Rahmen der SEPA-Umsetzung können die Treasury-Abteilungen erheblich profitieren. Denn wenn für den gesamten europäischen Zahlungsverkehr nur noch eine Bankverbindung notwendig ist, wird das Cash-Pooling über Ländergrenzen hinweg einfacher. Durch die neuen Vorwarn-Zeiten für Lastschrift-Abbuchungen, die sogenannten "Pre-Notification"-Fristen, lässt sich außerdem der Cash-Flow genauer steuern. Das erleichtert das Liquiditätsmanagement.

Sie nennen verlockende Vorteile – wie realisiert man sie?

Schräder: Um die verlockende Ernte einer guten SEPA-Umstellung einfahren zu können, muss man in der Umstellung die organisatorischen und technischen Voraussetzungen schaffen. Darum sollte nach unserer Meinung eine zentrale, herausgehobene Stelle die SEPA-Umsetzung koordinieren und steuern.

Mit einer simplen Umstellung sei es daher bei der Migration auf eine SEPA-konforme Mandatsverwaltung nicht getan, warnt Thomas Schräder. Unternehmen müssten vielmehr für die künftige Mandatsverwaltung vier zentrale Verfahrensschritte beachten:

  • Prüfung bestehender Mandate auf Gültigkeit unter SEPA
  • Definition eines Prozesses für Migration und ggf. Vervollständigung von Mandaten
  • Festlegung künftiger Verfahren zur Einholung neuer Mandate
  • Auswahl und Einführung einer systemgestützten Mandatsverwaltung und Einbindung in die bestehenden Zahlungsprozesse

Frühe Umstellung verleitet zu trügerischer Sicherheit

Vorschnell wiege sich unter Umständen in Sicherheit, wer die Umstellung schon in Angriff nahm, als die Single Euro Payments Area 2009 schon einmal ein großes Thema war. Denn damals ging man noch davon aus, dass die Märkte SEPA aus eigenem Antrieb umsetzen würden. Erst mit der EU-Verordnung aus dem März 2012 wurde ein verbindlicher Starttermin festgesetzt: Der 1. Februar 2014. Zu diesem Datum werden alle nationalen Zahlungsverkehrsformate nach heutigem Stand abgeschafft.

"Die SEPA-Vorgaben und Regelwerke wurden jedoch seit dem Jahr 2009 erheblich weiterentwickelt", warnt Thomas Schräder: "Wer sich nach den Vorgaben von damals richtet, steht 2014 möglicherweise im Regen."

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