Homeoffice

Wie stelle ich sicher, dass die Team-Ziele erreicht werden und alle ihren Beitrag leisten, auch im Homeoffice? Wie vermeide ich dabei zu starkes Micro-Management und stärke eine vertrauensvolle Teamkultur?

Viele sorgen sich im Angesicht von Homeoffice und remoten Teams um die Produktivität der Mitarbeitenden. Dafür gibt es in dieser Situation allerdings keine schnelle Wunderlösung, sondern erfordert einen längeren Prozess, in dem es in der Verantwortung der Führungskraft liegt, die Selbstorganisation des Teams zu fördern und die intrinsische Motivation der Mitarbeitenden zu stärken. Es lohnt sich, diesen Prozess nicht nur Corona-spezifisch zu betrachten, sondern auch nach einer Rückkehr zum gewohnten Arbeiten “nach Corona” weiterzuführen. Welche Schritte sind dafür relevant?

  • Schritt 1: Reflektion des eigenen Führungsstils: Wie kann ich durch ehrliche und transparente Kommunikation und unterstützendes Handeln entlang der individuellen Bedürfnisse Vertrauen mit den Mitarbeitenden zu schaffen und zu stärken? Was kann mir dabei helfen meine eigene Kommunikation und Mitarbeitenden-Zentrierung zu stärken?
  • Schritt 2: Reflektion der Teamziele: Inwieweit sind diese gegeben der aktuellen Situation realistisch? Welche Aspekte sind im Angesicht der aktuellen Situation flexibel und müssen ggf. Angepasst werden?
  • Schritt 3: Reflektion gemeinsam mit dem Team: Was ist unser gemeinsames Ziel und unsere Vision, was treibt uns an diese zu erreichen? Ein virtueller Workshop zur Teamentwicklung stärkt die individuelle, intrinsische Motivation und die Zusammenarbeit.
  • Schritt 4: Individuelle Reflektion: im Rahmen von 1:1 Dialogen das Team-Ziel auf individuelle Ziele herunterbrechen. Wichtig ist hierbei, dass die Auswirkungen der Krise entlang individueller Belastungsfaktoren (z. B. Isolation, Betreuung von Kindern oder Familienangehörigen, subjektives Stressempfinden) berücksichtigt werden. Dies wird durch eine empathische Coaching-Haltung unterstützt.

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Wie gehe mit unterschiedlicher Performance in meinem Team um?

Die aktuelle Situation wirkt sich unterschiedlich auf verschiedene Menschen aus. Manche blühen jetzt besonders auf, habe neue, kreative Ideen und finden persönliche Motivation und Sinn in der Arbeit. Dies sollte im persönlichen Gespräch angemessen herausgestellt, gelobt und gewürdigt werden. Aber Achtung, dies kann auch schnell in eine Überlastung durch Arbeit münden. Versuchen Sie daher auch in enger Verbindung zu Ihren Mitarbeitenden zu bleiben, wenn scheinbar derzeit alles Bestens läuft. Andere haben durch ihre herausfordernde persönliche Situation und den Belastungen Probleme die übliche Qualität der Arbeit abzurufen. Versuchen Sie in einem vertrauensvollen Gespräch mögliche Gründe dafür zu eruieren. Dabei sollte man sich verschiedene Dimensionen von Stressreaktionen vergegenwärtigen um auf angesprochene Aspekte eingehen zu können. Mithilfe von offenen, lösungsorientierten Fragen und der gemeinsamen Suche nach Unterstützungsmöglichkeiten kann nicht nur die Performance des Mitarbeitenden wiederhergestellt werden, sondern auch das Vertrauensverhältnis gestärkt werden.

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Welche Methoden und Prozesse gibt es, um in der aktuellen Situation die Zusammenarbeit im Team zu fördern?

Wie eng im Team zusammengearbeitet wird, ist sehr unterschiedlich. Dementsprechend schneiden auch die Corona-bedingten Veränderungen mehr oder weniger deutlich in den Arbeitsalltag des Teams ein. Man sollte im Hinblick auf Zusammenarbeit zwei Aspekte berücksichtigen: die Arbeitsverteilung und zwischenmenschliche Interaktion. In der Isolation und räumlichen Trennung, in der die Arbeit derzeit geleistet wird, passiert es leicht, dass Aufgaben ungleich verteilt werden und Prozesse und Abläufe nicht ideal geplant sind. Um dem entgegenzuwirken, kann man Methoden wie Kanban oder Scrum aus der LEAN-Produktion und dem agilen Arbeiten im Team einführen. Regelmäßige, kleinschrittige Abstimmungsprozesse helfen dabei, Ressourcen gleichermaßen auszulasten und Aufgaben gerecht zu verteilen. Viele werden in dieser besonderen Situation darauf angewiesen sein, ihre Arbeitszeiten flexibler zu gestalten. Um trotzdem gut gemeinsam arbeiten zu können, sollte abgestimmt werden, zu welchen Zeiten man als Team zusammenkommt und welche Zeiten für individuelles Arbeiten reserviert bleibt.

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Welche Möglichkeiten gibt es, das Team selbst als Ressource für Unterstützung zu nutzen?

Derzeit sind viele Menschen besonderen Belastungen ausgesetzt und es ist wichtig, explizit nach Möglichkeiten zu suchen, diese so gut es geht zu reduzieren. Dafür bietet Peer Coaching einen hilfreichen Ansatz: in explizit geschaffenen Zeiträumen und geschützten Beziehungen unterstützt eine Person eine andere mit einer persönlichen Herausforderung. Darüber hinaus kann im Team überlegt werden, welche neuen Rollen und Verantwortlichkeiten helfen, die aktuelle Situation zu meistern. Zum Beispiel könnte jemand sich darum kümmern, welche Ideen zu technischen Innovationen eingeführt werden könnten, jemand anderes organisiert soziale Pausentermine oder übernimmt eine Krisenkommunikationsrolle. Keine*r muss die Belastung alleine schultern und geteilte Verantwortlichkeiten können jedem Teammitglied Sinn in der Krise stiften.

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Wie oft sollte ich als Führungskraft mit meinen Mitarbeitenden sprechen?

Das hängt stark vom einzelnen Mitarbeitenden und der individuellen Situation ab. Als Faustregel empfehlen wir mindestens wöchentlich im Gespräch zu sein, für manche kann es sehr wichtig sein im täglichen Austausch zu sein. Gerade in dieser neuen Situation sollten darüber hinaus explizit regelmäßig und ehrliche Check-in Gespräche zwischen Führungskraft und Teammitglied gesucht werden um über die Arbeitsbelastung und -situation zu sprechen. Für deren Umsetzung können Coaching-Leitfäden helfen, in denen sich konkrete Tipps zu wertschätzender und authentischer Kommunikation finden. In diesen Check-in Gesprächen sollten Aspekte wie Arbeitszeiten, Erreichbarkeit auf den verschiedenen Kommunikationskanälen und aktuelle Prioritäten besprochen werden.

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Wie kann die Geschäftsführung dabei unterstützt werden, unter den aktuellen Umständen strategische Prioritäten und Entscheidungen als Führungsteam zu setzen?

Aktuell gibt es wenig Anhaltspunkte für “richtige” Entscheidungen, da diese beispiellose Situation ohne verlässliche Vorerfahrung in permanenter Neuabwägung bewältigt werden muss. Daher ist es gerade jetzt besonders wichtig, dass Abstimmungsprozesse in interdisziplinären Führungs- / Entscheidungsgremien möglichst reibungsarm umgesetzt werden können. Es gilt, individuelle Stärken in einem diversen Team zu nutzen, und kontinuierliche und transparente Kommunikation zu fordern und zu fördern Eine Komplexität der Situation ergibt sich daraus, dass Führungskräfte verschiedene Dilemmata navigieren müssen. Das Abwägen zwischen strategischen Zielen und der konkreten Umsetzung von Maßnahmen im Angesicht der Krise kann ebenso eine Herausforderung sein, wie neue Lösungen und Innovationen voran zu treiben und gleichzeitig eingespielte und erprobte Abläufe zu bewahren um Sicherheit zu schaffen. Bei diese komplexen Aufgaben in Kombination mit maximalen internen und externen Stressoren kann eine externe Begleitung und Beteiligung hilfreich sein.
Unterstützung dabei bieten:

  • 1:1 Coaching - Klarheit für Einzelpersonen
  • Strategie-Workshops
  • Team Coaching-Sessions

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Worauf kommt es bei der Informationsweitergabe von schwierigen Themen, wie zum Beispiel Änderung der Arbeitsweise oder Kurzarbeit an? Wie kann ich die Kommunikation mit meinem Team erleichtern und verbessern?

Aktuell müssen viele schwierige Entscheidungen getroffen und an die Mitarbeitenden kommuniziert werden. Vieles ist dabei für den einzelnen Mitarbeitenden nicht leicht nachzuvollziehen und erzeugt Unzufriedenheit. Daher ist es hilfreich, möglichst viele Informationen in einem nachvollziehbaren Format aufzubereiten und so für Transparenz zu sorgen und die Akzeptanz der Maßnahmen zu steigern. Um Unsicherheiten zu reduzieren sollte so früh wie möglich ein klarer Fahrplan aufgezeigt werden, in dem die einzelnen Maßnahmen, Überlegungen und Schritte in ihren Wirkungen und Zusammenhängen dargestellt werden. Wenn möglich, sollten Optionen der Mitbestimmung aufgezeigt und genutzt werden. In der täglichen Zusammenarbeit ist gute Kommunikation derzeit besonders wichtig. Dafür kann es helfen, explizite “rules of engagement” zu formulieren, also Grundsätze, die bei der Arbeit beachtet werden. Damit zwischenmenschliche Interaktionen nicht zu kurz kommen und um den Zusammenhalt des Teams zu stärken, kann es wertvoll sein, regelmäßige virtuelle Pausen oder Termine zu planen, in denen es nicht um Arbeitsthemen geht, sondern das “Flurgespräch” nachgeholt werden kann. Ebenso bieten sich Chat-Kanäle an, in denen witzige Anekdoten oder andere nicht-arbeitsbezogene Themen besprochen werden können. Über Statusmeldungen (im Call, Mittagspause, verfügbar etc), die in verschiedene Programme realisiert werden, können Verfügbarkeiten im Team kommuniziert um Störungen und Unterbrechungen zu vermeiden.

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Muss ich alle Trainings, Weiterbildungsformate & andere Veranstaltungen derzeit absagen? Was für Alternativen gibt es?

Diese Entscheidungen sollten entsprechend der aktuellen politischen Empfehlungen und in enger Abstimmung mit der Unternehmenskommunikation getroffen werden. Es ist nicht zu empfehlen pauschal alle Weiterbildungsformate abzusagen, da für Viele die aktuelle Situation eine gute Möglichkeit sein kann, gerade jetzt in Weiterbildungen zu investieren die im laufenden Tagesgeschäft untergehen. Viele Formate können alternativ online stattfinden. Bei der Durchführung von virtuellen Veranstaltungen und Meetings sind verschiedene Aspekte wichtig:

  • Aufmerksamkeit halten: Nutzen Sie technische Möglichkeiten um digitale Veranstaltungen möglichst interaktiv zu gestalten. Dafür bieten sich virtuelle Icebreaker, kurze Quizzes oder interaktive Whiteboards an, an welchen parallel gearbeitet werden kann. Auch Breakout Sessions zur Auflockerung der Gesamtgruppe in kleinere Arbeitsgruppen sorgen für Abwechslung.
  • Kommunikation stärken: sprechen Sie Menschen im digitalen Raum direkt mit Namen an um Missverständnisse zu vermeiden. Legen Sie Regeln der Kommunikation für die Veranstaltung fest: ist das Video eingeschaltet? Sind die Teilnehmenden auf stumm geschaltet? Wie wird eine gemeinsame Diskussion durchgeführt?
  • Von Vorbereitung profitieren: Mit welchen Dingen, die als Vorbereitung erledigt werden, können Sie die Dauer des Meetings möglichst kurz halten? Legen Sie eine Agenda und Verantwortlichkeite für die einzelnen Punkte fest.

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Kann ich in aktuellen Situation notwendige Einstellungs- und Beförderungsprozesse wie gewohnt weiterführen? Worauf muss dabei geachtet werden?

Die Weiterführung dieser Prozesse erzeugt nicht nur ein wichtiges Gefühl von Sicherheit sondern kann auch wesentlich zur Aufrechterhaltung des Geschäfts über die Krise hinaus beitragen. Allerdings müssen dabei unterschiedliche Aspekte der Prozesse neu gedacht werden. Es gibt eine Vielzahl von digitalen Tools und Plattformen, über welche Interviews und Assessment-Übungen durchgeführt werden können. Diese sollten im Vorfeld ausführlich getestet werden und Übungen ggf. auf die aktuelle Situation inhaltlich angepasst werden. Planen Sie idealerweise für digital durchgeführte Interviews etwas mehr Zeit ein als für persönliche Gespräche um eventuelle technische Herausforderungen auf Ihrer oder der Seite des Bewerbers gelassen meistern zu können.

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Dr. Maria von Oettingen

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Manager, PwC Germany

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