Was tun bei finanziellen Schäden in Folge von Corona? Ein Fünf-Stufen-Plan zum Umgang mit vertraglichen Ansprüchen

28 Mai, 2020

Das Coronavirus sorgt weltweit für Unsicherheit – und stellt Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen, beispielsweise in Bezug auf ihre Lieferketten. In der heutigen Zeit der globalen Wirtschaft und des internationalen Handels kann eine verzögerte Lieferung oder gar der Ausfall eines Lieferanten eine Kettenreaktion in der gesamten Lieferkette auslösen. Ein solcher Verzug zieht möglicherweise eine Flut von Ansprüchen, Verzugsanzeigen, Anzeigen höherer Gewalt, Vertragsaufhebungen oder sogar Kündigungen des Vertragsverhältnisses nach sich – und stürzt ein Unternehmen im schlimmsten Fall in die Insolvenz.

„In einer solchen Unternehmenskrise ist es entscheidend, Strategien und Prozesse zu etablieren, um entstandene Verluste auszugleichen und sich vor möglichen Schadensersatzansprüchen zu schützen.“

Irina Novikova, Expertin für Dispute Advisory und Schadensquantifizierung

Quantifizieren Sie die Verluste so früh wie möglich

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Irina Novikova

Irina Novikova
Expertin für Dispute Advisory und Schadensquantifizierung bei PwC Deutschland
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Unternehmen erleiden derzeit enorme Schäden im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie. Unter Umständen können diese im Rahmen verschiedener Maßnahmen geltend gemacht werden. Darunter fallen vertragliche Ansprüche, Versicherungsansprüche, Verluste, die im Rahmen behördlicher Anordnungen im Zusammenhang mit dem Coronavirus oder anderen Maßnahmen stehen oder auf der Basis bilateraler Investitionsabkommen geltend gemacht werden können.

„Unternehmen sollten gemeinsam mit Rechtsberatern entscheiden, welche Verfahren im konkreten Fall geeignet sind“, so die Empfehlung von PwC-Expertin Irina Novikova. „Unabhängig von dem gewählten Verfahren verläuft die Quantifizierung der Verluste ähnlich. Diesen Prozess sollten Unternehmen so früh wie möglich anstoßen“, so die Expertin weiter.

Die Force Majeure-Klausel

Viele Verträge enthalten Klauseln zu Rechtsfolgen bei höherer Gewalt, die die Vertragsparteien vor den Auswirkungen unvorhergesehener Ereignisse schützen sollen. Im internationalen Vertragsrecht werden diese Klauseln als „Force Majeure“ bezeichnet. Der Sachverhalt unvorhergesehener Ereignisse muss jedoch nicht in einer ausdrücklichen Klausel über höhere Gewalt enthalten sein, sondern kann auch über andere Klauseln des Vertrags abgedeckt werden, etwa außergewöhnliche Ereignisse, behördliche Eingriffe oder Unmöglichkeit der Leistung.

„Die Klauseln sind in der Regel so gestaltet, dass sie eine Reihe von Rechtsbehelfen ermöglichen, die von einer Fristverlängerung bis zur Befreiung von der Vertragserfüllung bis hin zur Aussetzung oder Kündigung des Vertrages reichen“, so Irina Novikova. Die Prüfung der Voraussetzungen für höhere Gewalt oder einer gleichwertigen Klausel, deren Auswirkungen und mögliche Durchsetzung müssen auf Vertragsebene durchgeführt werden.

Beweispflicht liegt beim Geschädigten

Egal, wie die Klauseln im Vertrag formuliert sind und welches Recht auf den Vertrag anzuwenden ist, Schuldner und Gläubiger haben gewisse Rechte und Pflichten. Der Geschädigte hat die Pflicht, den entstandenen Schaden nachzuweisen. Konkret umfasst dies den Eintritt und die Höhe der Verluste sowie den Kausalzusammenhang zwischen dem Schaden und dem Schadensereignis oder dem Vertragsbruch. 

Konkret kann das beispielsweise bedeuten: Das geschädigte Unternehmen muss aufzeigen, welche Verluste durch staatlich angeordnete Maßnahmen verursacht wurden. Oder es muss die direkte Verbindung zur COVID-19-Pandemie herstellen und aufzeigen, dass es aufgrund der Pandemie den Vertrag nicht erfüllen kann. 

Die geschädigte Partei muss auch den Nachweis erbringen, dass sie angemessene Maßnahmen zur Schadensbegrenzung ergriffen hat. Sie muss zudem offenlegen, ob diese Verluste bereits ganz oder teilweise auf andere Weise kompensiert wurden.

Schnell reagieren und Verluste dokumentieren

Entscheidend ist in jedem Fall, schnell zu reagieren und potenzielle Verluste zu dokumentieren, da es im Nachgang schwierig werden könnte, alle erforderlichen Informationen zusammenzutragen. Darüber hinaus könnten zu einem späteren Zeitpunkt wichtige Dokumente und Informationen, die sich als Anspruchsgrundlage eignen oder eine Abwehr belegen, übersehen werden.

„Wir empfehlen, eigene Ansprüche und Ansprüche Dritter mittels eines zentralisierten Prozesses und eines hierfür zuständigen Teams zu erfassen und zu bearbeiten“

Irina Novikova, Expertin für Dispute Advisory und Schadensquantifizierung bei PwC Deutschland

Bewährtes Vorgehen in fünf Schritten

Schritt 1: Verträge analysieren

  • Prüfen Sie die genauen Vertragsbestimmungen, die einen Anspruch auf Schadensersatz begründen oder zu einem potenziellen Streitfall führen könnten.
  • Prüfen Sie Ihre Verträge, um potenzielle Risiken zu identifizieren. Risiken können dabei in Bezug auf grenzüberschreitende Verträge und der damit verbundenen verschiedenen Rechtsordnungen auftreten. Das gilt zum Beispiel bei Verträgen nach ausländischem Recht oder Verträgen mit Klauseln zur höheren Gewalt.
  • Verschaffen Sie sich ein Verständnis über die Voraussetzungen sowie die Fristen, innerhalb derer solche Ansprüche gestellt werden können.
  • Prüfen Sie auch die Verfahrensvoraussetzungen für die Geltendmachung eines Anspruchs beider Vertragspartner.

Dabei kann es eine Vielzahl von Verträgen geben, die analysiert werden müssen – und manuell durchgeführt ist das aufwändig. Zur Unterstützung der Vertragsanalyse eignen sich deshalb forensische IT-Tools, die auf Künstlicher Intelligenz basieren und den Prozess effizient unterstützen.

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Schritt 2: Potenzielle Schäden erfassen

  • Identifizieren Sie anhand der Vertragsanalysen den potenziellen Schaden, den Sie gegebenenfalls gegenüber Ihren Lieferanten oder Vertragspartnern geltend machen können oder mit dem Sie seitens Ihrer Kunden konfrontiert werden könnten.
  • Dieser Schaden kann tatsächlich entstandene Kosten, Gewinneinbußen oder die Verpflichtung zur Rückerstattung an eine Gegenpartei umfassen.

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Schritt 3: Zusammenhänge zur COVID-19-Pandemie dokumentieren

  • Prüfen Sie den Vertragsstatus vor Ausbruch von COVID-19 und bewerten Sie die potenziellen Auswirkungen der Pandemie.
  • Beurteilen Sie, ob alle Verzögerungen und Betriebsstörungen oder andere negative Auswirkungen auf COVID-19 zurückzuführen sind oder ob der Vertrag vor diesem Zeitpunkt bereits in seiner Leistung gestört war.
  • Prüfen Sie die Kausalitätsanforderungen, sofern diese vertraglich festgehalten sind, und dokumentieren Sie den Zusammenhang zu COVID-19.

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Schritt 4: Ansprüche mittels eines zentralen Prozesses erfassen

  • Richten Sie einen unternehmensinternen Prozess ein, damit die Informationen, die Sie zum Nachweis der Verluste benötigen, zentral erfasst werden und Sie nicht erst bei Bedarf danach suchen müssen.
  • Entwickeln Sie einen einheitlichen Prozess und Grundsätze für das Vorgehen. Dabei sollte der Fokus auf der Sicherstellung eines einheitlichen Ansatzes bei den jeweiligen Lieferanten liegen.
  • Erstellen Sie einen internen Leitfaden, um die potenziellen Ansprüche zu prüfen. Dies kann ein Entscheidungsbaum in der Ausprägung „Annehmen/Ablehnen/Verhandeln“ sein.

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Schritt 5: Ansprüche aus Schadensersatz bearbeiten

  • Stellen Sie sicher, dass Sie den Schadensersatz innerhalb der im Vertrag, im Regelwerk oder in der Verordnung festgelegten Frist anzeigen.
  • Identifizieren Sie die Dokumente, die zur Begründung des entstandenen Schadens und der Schadensursache erforderlich sind.
  • Dokumentieren Sie in entsprechender Weise die Schritte, die unternommen wurden, um die Auswirkungen der potenziellen Krise und deren Entwicklung im Verlauf der Krise abzumildern. Das kann das Bemühen um eine Reduzierung der Gehälter und anderer Fixkosten sein, die Suche nach alternativen Zulieferern, Aushandlung von Stundungen oder die Versetzung von Mitarbeitern an einen anderen Standort.

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