Schritt 1: Verträge analysieren
- Prüfen Sie die genauen Vertragsbestimmungen, die einen Anspruch auf Schadensersatz begründen oder zu einem potenziellen Streitfall führen könnten.
- Prüfen Sie Ihre Verträge, um potenzielle Risiken zu identifizieren. Risiken können dabei in Bezug auf grenzüberschreitende Verträge und der damit verbundenen verschiedenen Rechtsordnungen auftreten. Das gilt zum Beispiel bei Verträgen nach ausländischem Recht oder Verträgen mit Klauseln zur höheren Gewalt.
- Verschaffen Sie sich ein Verständnis über die Voraussetzungen sowie die Fristen, innerhalb derer solche Ansprüche gestellt werden können.
- Prüfen Sie auch die Verfahrensvoraussetzungen für die Geltendmachung eines Anspruchs beider Vertragspartner.
Dabei kann es eine Vielzahl von Verträgen geben, die analysiert werden müssen – und manuell durchgeführt ist das aufwändig. Zur Unterstützung der Vertragsanalyse eignen sich deshalb forensische IT-Tools, die auf Künstlicher Intelligenz basieren und den Prozess effizient unterstützen.
Schritt 2: Potenzielle Schäden erfassen
- Identifizieren Sie anhand der Vertragsanalysen den potenziellen Schaden, den Sie gegebenenfalls gegenüber Ihren Lieferanten oder Vertragspartnern geltend machen können oder mit dem Sie seitens Ihrer Kunden konfrontiert werden könnten.
- Dieser Schaden kann tatsächlich entstandene Kosten, Gewinneinbußen oder die Verpflichtung zur Rückerstattung an eine Gegenpartei umfassen.
Schritt 3: Zusammenhänge zur COVID-19-Pandemie dokumentieren
- Prüfen Sie den Vertragsstatus vor Ausbruch von COVID-19 und bewerten Sie die potenziellen Auswirkungen der Pandemie.
- Beurteilen Sie, ob alle Verzögerungen und Betriebsstörungen oder andere negative Auswirkungen auf COVID-19 zurückzuführen sind oder ob der Vertrag vor diesem Zeitpunkt bereits in seiner Leistung gestört war.
- Prüfen Sie die Kausalitätsanforderungen, sofern diese vertraglich festgehalten sind, und dokumentieren Sie den Zusammenhang zu COVID-19.
Schritt 4: Ansprüche mittels eines zentralen Prozesses erfassen
- Richten Sie einen unternehmensinternen Prozess ein, damit die Informationen, die Sie zum Nachweis der Verluste benötigen, zentral erfasst werden und Sie nicht erst bei Bedarf danach suchen müssen.
- Entwickeln Sie einen einheitlichen Prozess und Grundsätze für das Vorgehen. Dabei sollte der Fokus auf der Sicherstellung eines einheitlichen Ansatzes bei den jeweiligen Lieferanten liegen.
- Erstellen Sie einen internen Leitfaden, um die potenziellen Ansprüche zu prüfen. Dies kann ein Entscheidungsbaum in der Ausprägung „Annehmen/Ablehnen/Verhandeln“ sein.
Schritt 5: Ansprüche aus Schadensersatz bearbeiten
- Stellen Sie sicher, dass Sie den Schadensersatz innerhalb der im Vertrag, im Regelwerk oder in der Verordnung festgelegten Frist anzeigen.
- Identifizieren Sie die Dokumente, die zur Begründung des entstandenen Schadens und der Schadensursache erforderlich sind.
- Dokumentieren Sie in entsprechender Weise die Schritte, die unternommen wurden, um die Auswirkungen der potenziellen Krise und deren Entwicklung im Verlauf der Krise abzumildern. Das kann das Bemühen um eine Reduzierung der Gehälter und anderer Fixkosten sein, die Suche nach alternativen Zulieferern, Aushandlung von Stundungen oder die Versetzung von Mitarbeitern an einen anderen Standort.
