Interview: Robotic Process Automation (RPA) – Praxisbezug für Leasinggesellschaften

28 März, 2019

Sowohl bei Großbanken als auch bei kleineren Finanzdienstleistungsgesellschaften gewinnt das Thema “Robotic Process Automation (RPA)“ mehr und mehr an Bedeutung. Was genau sich hinter diesem Begriff verbirgt und ob sich diese neue Technologie auch für die digitale Transformation von Leasinggesellschaften eignet, klären wir in einem Interview mit unserem Experten Sven Meyer.

Der Begriff „Robotic Process Automation“ ist im Finanzsektor in aller Munde. Für welchen Zweck eignet sich diese Technik in der Praxis?

Mit RPA können manuelle Tätigkeiten anwendungsübergreifend automatisiert werden. Ein Roboter nutzt dafür bestehende Benutzerschnittstellen sowie die bestehende IT-Infrastruktur von Unternehmen. Er kann sich damit bspw. in SAP einloggen, eine bestimmte Maske öffnen, dort Eingaben machen oder Reports runterladen, diese dann in Excel weiterbearbeiten und am Ende eine E-Mail versenden. Dabei kann der Roboter diese Prozessschritte grundsätzlich beliebig oft wiederholen und in sehr kurzer Zeit - auch über Nacht- durchführen. Der weitere Vorteil von RPA ist, dass die Programmierung eines Roboters an die Erstellung von Prozessflowcharts angelehnt ist und die Automatisierung daher auch von „Nicht-ITlern“ vorgenommen werden kann, wenn auch grundlegende Programmier- und Softwareentwicklungskenntnisse sehr hilfreich sind.

Das hört sich vielversprechend an - welche Prozesse eignen sich konkret für den Einsatz einer RPA-Lösung?

Eine abschließende Aufzählung ist hier schwierig, da die Einsatzmöglichkeiten von RPA vielseitig und im gesamten Unternehmen möglich sind. Darüber hinaus unterscheidet sich die IT-Infrastruktur von Gesellschaft zu Gesellschaft und damit die manuellen Arbeitsschritte und Anwendungen signifikant. Allerdings existieren Kriterien, anhand dessen man geeignete Prozesse identifizieren kann. Diese sind bspw. Prozesse mit strukturierten Inputdaten, d.h. der Roboter kann Datenfelder oder Tabellen auslesen. Ein sehr wichtiges Kriterium ist dabei die Häufigkeit eines Prozesses. Je häufiger ein Prozess durchgeführt werden muss, desto eher amortisieren sich die Implementierungskosten. 

„Die Kostenersparnis durch RPA ist bei Prozessen, die häufig durchlaufen werden, bereits nach wenigen Monaten größer als die Implementierungskosten. Wichtig ist, dass die Prozesse regelbasiert sind, d.h. wenn die Handlungsanweisung einem definierten Entscheidungsbaum folgt.“

Sven Meyer, Director im Bereich Capital Markets & Accounting Advisory Services bei PwC

Könnten Sie abschließend noch ein Beispiel aus der Praxis für die erfolgreiche Umsetzung bei einer Leasinggesellschaft nennen?

Sehr gerne. Für den Einsatz gibt es ein anschauliches Beispiel: Betrachten wir einmal den Rechnungseingangsprozess einer Leasinggesellschaft. Oftmals werden erhaltene Rechnungen gescannt, durch einen Sachbearbeiter gebucht und durch einen weiteren Mitarbeiter i.S.d. Vier-Augen-Prinzips freigegeben. RPA bietet nun die Möglichkeit alle strukturierten Daten der Rechnungen automatisiert mit dem Buchungssystem abzustimmen und im System zu hinterlegen, dass eine Prüfung sowie Freigabe der Werte durch den Roboter erfolgt ist. Darüber hinaus kann der Roboter die gescannten Rechnungen im Buchungssystem automatisiert speichern, sodass auf diese jederzeit zugegriffen werden kann. Ein großer Vorteil von Robotic Process Automation ist dabei, dass die genannten Prozessschritte über Nacht durchgeführt werden können und am darauffolgenden Morgen automatisiert eine Zusammenfassung der Ergebnisse an die entsprechenden Mitarbeiter geschickt wird. Vor dem Hintergrund der Qualitätssicherung können folglich die Prüfungsergebnisse des Roboters nachvollzogen werden. 

Der PwC-Experte zum Thema

Sven Meyer 

Sven Meyer ist Director im Bereich Capital Markets & Accounting Advisory Services bei PwC und mit seinem Team u.a. für die Implementierung von RPA-Lösungen bei Kredit- und Finanzdienstleistungsinstituten verantwortlich.

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Sven Meyer

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