Was 2020 auf die Kassensysteme der Händler zukommt

20 Dezember, 2019

Die gesetzlichen Neuregelungen rund um elektronische und auch offene Kassensysteme treiben Handel und Gastronomie bereits seit einigen Jahren um. Mit Blick auf den 1. Januar 2020 stehen nun weitere Änderungen für Kassensysteme im deutschen Einzelhandel an: Ab diesem Zeitpunkt müssen alle elektronischen Kassen mit einer sogenannten technischen Sicherungseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, um Kassenvorgänge sauber zu dokumentieren und vor Manipulationen zu schützen.

„Die gute Nachricht zuerst: Eine grundsätzliche Pflicht zur Registrierkasse oder elektronischen Kasse besteht in Deutschland aber auch nach dem 1. Januar 2020 nicht. Eine offene Ladenkasse ist also weiter zulässig.“

Wolfram Bartuschka, Partner Risk Assurance Solution bei PwC Deutschland

Neue Verordnung zum Schutz elektronischer Registrierkassen

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Christian Ofner

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Das Problem: Noch ist keine zertifizierte Lösung für eine TSE am Markt erhältlich. Bund und Länder haben deshalb eine Nichtbeanstandungsregel bis zum 30. September 2020 beschlossen. Verstöße gegen diese Anforderung der Verordnung werden also vorerst nicht geahndet.

„Unternehmen bleibt damit ein gutes Dreivierteljahr, um die Vorgaben für ihre Registrierkassen umzusetzen. Und diese Zeit werden sie auch brauchen.“

Christian Ofner, Prozessmanagement-Experte bei PwC Deutschland

Bereits seit langem sind Händler verpflichtet, ihre Geschäftsvorfälle, etwa Eingangs- und Ausgangsumsätze, Stornierungen, Trinkgelder oder Entnahmen, laufend einzeln zu erfassen und seit 2002 müssen die digital erfassten Grunddaten generell auch in maschinell auswertbarer Form gespeichert werden. Und auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff und den Aufbewahrungsfristen (GoBD) müssen Händler bereits heute einhalten.  Die Aufzeichnungspflichten gelten für alle Kassen. Und auch die Kassen-Nachschau betrifft alle Kassen – offene Ladenkassen genauso wie elektronische Kassen und Registrierkassen.

Ab 2020 kommen nun weitere Vorgaben hinzu, um elektronische Registrierkassen besser vor Manipulationen zu schützen: Wichtigste Neuerung ist die Einführung einer technischen Sicherungseinrichtung (TSE) zum Schutz des elektronischen Aufzeichnungssystems. Zwar gilt bereits heute: Die Kassentransaktionen dürfen nicht verändert werden. Ohne externe Geräte lässt sich die Einhaltung aber nur schwer überprüfen.

Was ist neu ab Januar 2020?

1.) Einführung der Technischen Sicherungseinrichtung

Ab Januar 2020 ist eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte Sicherungseinrichtung für elektronische Kassensysteme verpflichtend, um Manipulationen an Aufzeichnungen zu verhindern. Das Problem: Noch ist keine zertifizierte TSE für elektronische Kassen auf dem Markt. Diese Situation hat den Einzelhandel verunsichert. Mit der Entscheidung, Verstöße bis Ende September 2020 nicht zu ahnden, hat das Bundesministerium der Finanzen nun für Klarheit gesorgt. Diese Vorgabe gilt für alle elektronischen und computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen, die als elektronische Aufzeichnungssysteme fungieren. Fahrscheinautomaten und -drucker, elektronische Buchhaltungssysteme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter sowie Geld- und Warenspielgeräte sind von der Regelung ausgenommen.

Das Problem: Noch ist keine zertifizierte TSE für elektronische Kassen auf dem Markt. Diese Situation hat den Einzelhandel verunsichert. Mit der Entscheidung, Verstöße gegen die verpflichtende Implementierung einer TSE bis Ende September 2020 nicht zu ahnden, hat das Bundesministerium der Finanzen nun für einen Zeitaufschub gesorgt.

Die Unternehmen müssen künftig darauf achten, dass die Zertifizierung der TSE auch wirksam ist. Voraussichtlich werden die Zertifizierungen für 5 Jahre erteilt werden.

2.) Belegausgabepflicht

Ab Januar 2020 gilt zudem eine Belegausgabepflicht bei der Verwendung elektronischer Kassensysteme. Händler müssen also sicherstellen, dass am Ende einer Transaktion immer ein Kassenzettel ausgegeben wird. Offene Ladenkassen sind von dieser Regelung nicht betroffen. „Mit Zustimmung des Kunden kann der Beleg auch in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Es reicht jedoch nicht aus, den Beleg am Display sichtbar zu machen“, berichtet Christian Ofner. Die Belegausgabepflicht bedeutet – anders als in einigen anderen Ländern zum Teil schon länger – für den Kunden jedoch nicht die Verpflichtung, den Beleg auch entgegenzunehmen.

3.) An- und Abmeldung der Kassensysteme 

Und nicht zuletzt sind Händler verpflichtet, ihre Kassensysteme ab dem Jahr 2020 zu registrieren. Es besteht eine Meldepflicht für alle Kassen, eigentlich bis zum 31. Januar 2020. Diese Frist wurde nun aber verschoben, denn auch hier stehen die nötigen Rahmenbedingungen noch nicht bereit: Die Plattform zur An- und Abmeldung der Kassensysteme ist noch nicht live. Also gibt es eine Schonfrist für den Handel.

„Die Meldung der Kassensysteme muss natürlich erst dann erfolgen, wenn auch das entsprechende elektronische Meldesystem verfügbar ist.“

Christian Ofner, Prozessmanagement-Experte bei PwC Deutschland

Webcast: Kassensicherungsverordnung - Die nächsten Schritte zur Erfüllung der neuen regulatorischen Anforderungen

Ab dem 01. Januar 2020 sind die neuen regulatorischen Anforderungen aus der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) für alle elektronischen Registrierkassen umzusetzen. Unser Webcast gibt Ihnen einen Überblick über die neuen regulatorischen Anforderungen an die Kassensysteme und erste Erfahrungsberichte aus der Praxis zur Erfüllung der KassenSichV.

Mehr erfahren

Gut vorbereitet auf die Kassennachschau

Bereits seit Anfang 2018 haben die Behörden ein unangemeldetes Prüfungsrecht für Kassen und dürfen sich jederzeit Zugriff auf die Kassendokumentation verschaffen. Für die so genannte Kassennachschau ist keine Ankündigung erforderlich. Mit dem Instrument der Kassennachschau und der Verfügbarkeit der Kassendaten für den Prüfer hat das Finanzamt weitere Auswertungsmöglichkeiten.

„Mit Blick auf die Kassennachschau sollten Händler ein detailliertes Vorgehen festlegen und für jede Filiale einen Verantwortlichen benennen. Dazu gehört es, den Zugang zu Passwörtern und Schlüsseln zu regeln und genaue Verhaltensregeln zu definieren.“

Christian Ofner, Prozessmanagement-Experte bei PwC Deutschland

Welche Aufgaben stehen 2020 an?

Mit diesen sieben Tipps gehen Sie das Thema strukturiert an:

  1. Stimmen Sie sich eng mit den Herstellern der elektronischen Kassensysteme ab, wann die Software für die Sicherungseinrichtung verfügbar ist und ob eine Übergangsfrist bis 1. Januar 2022 in Anspruch genommen werden kann.
  2. Erstellen Sie die Anforderungen für die Einbindung der Software und planen Sie den Rollout.
  3. Stellen Sie sicher, dass Sie spätestens bis Ende September 2020 ein zertifiziertes TSE-Modul implementiert haben.
  4. Nutzen Sie die Gelegenheit, um ihre Kassenführung auf den Prüfstand zu stellen:   Kontrollieren Sie, ob Sie ihre Geschäftsvorfälle bereits vollständig erfassen und mit TSE weiterhin ordnungsgemäß und performant abbilden können. Überprüfen Sie Ihre vorhandenen Verfahrensdokumentationen und adaptieren Sie diese bei Bedarf.
  5. Verfolgen Sie genau, wann die Online-Plattform für die Anmeldung der Kassensysteme verfügbar ist und legen Sie ein Vorgehen zur An- und Abmeldung Ihrer Kassensysteme fest.
  6. Definieren Sie geeignete Prozesse und regeln Sie Verantwortlichkeiten, um sicherzustellen, dass die Meldepflicht eingehalten wird.
  7. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden über die Belegausgabepflicht informiert sind und auch bei einer Kassennachschau genau wissen, was zu tun ist.

Wie PwC unterstützen kann

Wir unterstützen Händler bei der Planung: Auf der Basis der jeweiligen Organisationsstruktur unterstützen wir Sie in der Bewertung und Auswahl von Kassensystemen sowie eines geeigneten Einsatzumfeldes und entwickeln einen Rollout-Plan. Um zu vermeiden, dass Strafzahlungen wegen Nichteinhaltung der Vorschriften anfallen, überprüfen wir die Kassensysteme auf die Compliance mit den jeweiligen Standards. Nicht zuletzt helfen wir Unternehmen dabei, die Risiken, die mit der Kassennachschau entstehen, zu verringern. Das geschieht beispielsweise, indem wir Handlungsanweisungen für die Mitarbeiter vor Ort erstellen oder Eskalationsmechanismen definieren für den Fall der Kassennachschau und einer möglicherweise anschließenden Betriebsprüfung.

„Händler sollten unbedingt Verhaltensregeln und ein einheitliches Vorgehen für die Kassennachschau definieren und ihre Mitarbeiter entsprechend in der Kassenführung schulen. Die Verantwortlichen müssen wissen, was der Beamte bei der Kassennachschau darf – und was nicht.“

Christian Ofner,Prozessmanagement-Experte bei PwC Deutschland

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