PwC-Tool unterstützt bei der Erfassung, Versteuerung und Dokumentation von Sachzuwendungen

01 Oktober, 2013

Geschenke und Veranstaltungen für Geschäftspartner und Mitarbeiter gehören zum Geschäftsalltag. Vor 2007 war der Empfänger einer solchen Zuwendung verpflichtet, dafür Einkommensteuer zu zahlen. Das hat sich mittlerweile geändert: Paragraf 37b des Einkommensteuergesetzes gibt dem schenkenden Unternehmen die Möglichkeit, diese Steuer pauschal zu übernehmen. „Von diesem Wahlrecht machen die meisten Unternehmen auch Gebrauch. Allerdings führt die Regelung zu einem hohen Organisationsaufwand“, sagt PwC-Steuer-Expertin Sabine Ziesecke.

Event- und Marketingabteilung, Vorstandssekretariat und Vertriebseinheit: In vielen unterschiedlichen Bereichen werden Veranstaltungen organisiert und Geschenke an Geschäftspartner überreicht. Ein Manko in vielen Unternehmen: Die Kommunikationen der einzelnen Abteilungen untereinander und mit der Steuer- oder Personalabteilung funktionieren nicht immer reibungslos. Die Informationen zu Geschenken und Veranstaltungen laufen nicht an einer zentralen Stelle zusammen. Das erschwert die korrekte Besteuerung dieser Sachverhalte. Ein Risiko.

Denn Unternehmen, die vom Wahlrecht des Paragrafen 37b EStG Gebrauch machen, müssen nicht nur die korrekte Versteuerung und die Erfassung aller relevanten Sachverhalte sicherstellen, sondern auch für eine vollständige Dokumentation sorgen. Bei Betriebsprüfungen wird dies immer häufiger überprüft. Und das oft Jahre später. „Unternehmen müssen klare Richtlinien und Prozessstrukturen sowie eine prüfungssichere Dokumentation für die lohn-, sozialversicherungs-, umsatz- und ertragssteuerliche Erfassung der Zuwendungen aufbauen. Es ist sinnvoll, diese Prozesse und die Dokumentation weitestgehend zu automatisieren. Nur so lassen sich prozessbedingte Informationsdefizite oder fehlerhafte Vorgänge vermeiden“, rät Steuer-Expertin Sabine Ziesecke.

Webbasiertes Tool erstellt Buchungsvorschläge

Ein webbasiertes PwC-Tool, der Corporate Incentive Manager (CIM 2.0), unterstützt Unternehmen dabei, sämtliche Sachzuwendungen korrekt zu erfassen, zu versteuern und zu dokumentieren – von der Planung und Budgetierung über die Genehmigung bis hin zur Ermittlung der abzuführenden Steuern, Dokumentation und Reporting. Durch den CIM 2.0 wird ein Standardprozess sichergestellt, der den Initiator einer Zuwendung als Quelle der wesentlichen Information nutzt. Die zuständigen operativen Bereiche, zum Beispiel Steuerabteilung oder Gehaltsabrechnung, erhalten die relevanten Daten automatisiert. Das Personal an der Quelle übernimmt ohne Steuerwissen die Datenerfassung und der CIM 2.0 ermöglicht eine automatisierte steuerliche Würdigung. Dadurch werden die operativen Bereiche wesentlich entlastet. Der CIM 2.0 verarbeitet die lohn-, ertrags- und umsatzsteuerlichen Aspekte sowie die sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen von Sachzuwendungen und erstellt nach den Vorgaben des Unternehmens Buchungsvorschläge.

„Bevor wir den CIM 2.0 einführen, überprüfen wir die vorhandenen Richtlinien und Prozesse im Unternehmen. Wo nötig, passen wir diese an. Ist der CIM 2.0 eingerichtet, hilft es dem Unternehmen dabei, alle relevanten Sachverhalte zeitnah und vollständig zu erfassen, steuerlich zu würdigen und prüfungssicher zu dokumentieren“, berichtet Sabine Ziesecke.

Vorteile des PwC Tools

  • Das Tool verschafft Ihnen durch den Planungs- und Genehmigungsprozess Budgetsicherheit.
  • Durch die automatisierte Umsetzung des Steuerrechts minimieren Sie Risiken.
  • Sie optimieren die steuerliche Planung Ihrer Veranstaltungen.
  • Das Tool erleichtert Ihnen die Budgetierung und Überprüfung der Gesamtkosten.
  • Ihre Unternehmensprozesse sind sicher und effizient.
  • Durch die Integration von Richtlinien wird neben der Compliance auch die Einhaltung der Corporate Governance sichergestellt.
  • Die prüfungssichere Dokumentation reduziert Ihren Zeit- und Personalaufwand.

 

Beispiel Geschenk:

Ein Unternehmen schenkt einem Geschäftspartner zu Weihnachten eine Flasche Wein im Wert von 15 Euro. Das führt zu folgenden steuerlichen Konsequenzen:
1.) Da der Wert unter 35 Euro liegt, handelt es sich um eine abziehbare Betriebsausgabe.
2.) Den Vorsteuerabzug kann das schenkende Unternehmen bei einem Wert von weniger als 35 Euro ebenfalls geltend machen.
3.) Die pauschal abzuführende Lohnsteuer in Höhe von 30 Prozent plus Lohnsteuer und gegebenenfalls Kirchensteuer fällt allerdings an, sofern das Unternehmen sich für die pauschale Besteuerung nach Paragraf 37b Einkommensteuergesetz entschieden hat.

Aber Vorsicht: Hat der Kunde eventuell zu seinem Geburtstag bereits ein Präsent erhalten und liegt der Gesamtwert seiner Geschenke somit im laufenden Jahr bereits über 35 Euro? Dann ändert sich die steuerliche Behandlung.

Diese Auswertung lässt sich im Corporate Incentive Manager auf Knopfdruck erstellen.

Beispiel Veranstaltung:

Ein Automobilhersteller lädt Kunden und Mitarbeiter zu einer eintägigen Produkt- und Verkaufsschulung ein. Dabei fallen hohe Kosten für die Anreise, Bewirtung und Übernachtung der Teilnehmer an. Hinzu kommen Rechnungen für Tagungsräume und Referenten. Ein Unterhaltungsprogramm am Abend führt zu weiteren Ausgaben. So kommen rund 220.000 Euro für die Veranstaltung zusammen. Da die Teilnehmer am nächsten Morgen direkt abreisen, wird die Veranstaltung aus steuerlicher Sicht als “gemischtes Event“ klassifiziert. Denn die betrieblichen Inhalte lagen bei weniger als 90 Prozent. Somit muss das Unternehmen einen Teil der Veranstaltung versteuern, was mit etwa 24.000 Euro zu Buche schlägt. Diese Steuerbelastung hätte sich bereits in der Planungsphase reduzieren lassen: Geht das Fachprogramm auch am zweiten Tagungstag weiter, würde die Steuerbelastung unter Umständen auf knapp 5.000 Euro sinken.

Mit dem CIM 2.0 hätte der Organisator bereits im Vorfeld der Veranstaltung diese steueroptimierte Planung durchführen können.

Die Voraussetzungen zur technischen Anbindung des PwC-Tools CIM 2.0:

Durch die Verwendung von Business-Intelligence-Tools (z. B. SAP, Jedox, MS Sharepoint) kann der CIM 2.0 an unterschiedlichste Unternehmensbedürfnisse angepasst und in vorhandene Prozess- und IT-Landschaften (insbesondere Finanzbuchhaltung und Entgeltsysteme) eingebunden werden. Das Tool bietet vielfältige Schnittstellen, Upload-Funktionen sowie Datenimporte und -exporte.

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