Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2020

PwC-Studie 2020: Und was sie für die Zukunft der Abschlussprüfung bedeutet

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Prof. Dr. Rüdiger Loitz

Prof. Dr. Rüdiger Loitz
Assurance Technology & Innovation, PwC Deutschland
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Digitalisierung im Accounting geht stärker in die Tiefe

Schon seit fünf Jahren befragen wir Unternehmen zum technologischen Wandel im Finanz- und Rechnungswesen – ein kleines Jubiläum. Das Interesse an der Zukunft der Abschlussprüfung bleibt groß. Vor allem haben viele Entscheider die Möglichkeiten neuer Technologien erkannt und nutzen sie vermehrt im operativen Geschäft.

Teilgenommen an unserer diesjährigen Studie haben insgesamt 101 große und mittelständische Unternehmen. Dabei fanden die intensiven Befragungen im ersten Quartal 2020 statt, damit die Publikation jetzt, im selben Kalenderjahr, für Sie zu lesen ist. 

Auch gibt es ein Wortlaut-Interview mit Daniela Reusch, Head of Accounting bei der Drägerwerk AG & Co. KG. Das in der Medizin- und Sicherheitstechnik tätige Unternehmen musste aufgrund von Corona einer sprunghaft gestiegenen Nachfrage an Beatmungsgeräten nachkommen. Über die folgenden Herausforderungen um Homeoffice und Umstellungen im Accounting liefert uns Frau Reusch weitere Einblicke.

Die Studie im Überblick

Die digitale Zukunft der Abschlussprüfung 

Wie steht es um die weitere Entwicklung der digitalen Abschlussprüfung? Wo befinden sich Unternehmen heute, wo gibt es Hindernisse oder gar gegenläufige Entwicklungen? Wir wollten das im Detail wissen und haben den Verantwortlichen des Finanz- und Rechnungswesens auf den Zahn gefühlt – zu diesen Themen:

  1. Status Quo des Finanz- und Rechnungswesens
  2. Digitale Zukunft der Abschlussprüfung
  3. PwC-Tools für die digitale Abschlussprüfung

Status quo des Finanz- und Rechnungswesens

Mittleres Management wichtiger für die Digitalisierung

In 63 Prozent der 2020 befragten Unternehmen entscheidet der Vorstand bzw. die Geschäftsführung über die technologische Architektur des Finanz- und Rechnungswesens. Gegenüber 2019 ist dieser Wert um 9 Prozent gesunken, im Vergleich zur 2017er-Studie sogar um 13 Prozent. Folglich hat das mittlere Management bei der Digitalisierung an Bedeutung gewonnen: Sein Anteil bei Entscheidungen zur Technologie-Architektur ist gegenüber 2019 um 9 Prozent gestiegen.

Das sagt PwC dazu

Dass die Fachbereiche bei Technologiethemen häufiger mitreden, beobachten auch wir seit geraumer Zeit. Denn immer öfter geht es um konkrete, detaillierte Lösungen. Zwei Beispiele dafür sind Künstliche Intelligenz und Automatisierung – und hier haben auf operativer Ebene die Nutzer neuer Technologien und die IT-Experten in aller Regel mehr Detailkompetenz als der Vorstand beziehungsweise die Geschäftsführung. 

Progressiver Technologieeinsatz legt zu

Insgesamt 35 Prozent der befragten Studienteilnehmer bewerten den Technologieeinsatz in ihrem Finanz- und Rechnungswesen als progressiv oder sehr progressiv. Das sind 6 Prozent mehr als bei der 2019er-Umfrage (29 Prozent). Der Anteil der Unternehmen, die ihren Technologieeinsatz für konservativ oder sehr konservativ halten, ist von insgesamt 27 Prozent im Jahr 2019 auf aktuell 24 Prozent gesunken.

Leichte Zunahme bei Robotic Process Automation (RPA) 

Derzeit geben 15 Prozent der Unternehmen an, eigenentwickelte (5 Prozent) oder am Markt erhältliche (10 Prozent) Robotics im Rechnungswesen anzuwenden. Das ist ein leichter Anstieg gegenüber 2019, als es insgesamt 13 Prozent waren. In Zukunft wollen 33 Prozent der Befragten für Routinetätigkeiten Software-Roboter einsetzen - 6 Prozent mehr als 2019. So gibt es etwa einen Zuwachs um 5 Prozent bei den Unternehmen, die RPA für den Zahlungsverkehr nutzen wollen (2019: 19 Prozent). Weniger zögerlich planen Entscheider bei komplexeren Tätigkeiten: Nurmehr 79 Prozent sprechen sich dagegen aus (2019: 91 Prozent). 

Digitale Zukunft des Finanz- und Rechnungswesens

Unternehmen zögern noch beim KI-Einsatz

Der Einsatz Künstlicher Intelligenz ist im Schnitt aller Befragten leicht rückläufig. Mehr als die Hälfte (54 Prozent, 2019: 57 Prozent) der befragten Entscheider sagt, dass sich ihr Unternehmen derzeit nicht mit KI beschäftigt. Und derzeit setzen nur 15 Prozent die Technologie bereits ein. 20149 waren es noch 19 Prozent. 

Das sagt PwC dazu

Viele Unternehmen haben die Erfahrung gemacht, dass es für Erfolge beim KI-Einsatz etwas mehr Zeit braucht als ursprünglich angenommen. Vor allem aber braucht es die richtigen Anwendungen. Wir sind überzeugt, dass sich KI zum Beispiel für das Benchmarking und die externe Berichterstattung mit großem Mehrwert einsetzen lässt.

KI hilft deutlich häufiger bei Prozessverbesserung

Unternehmen, die KI bereits einsetzen, tun dies insgesamt intensiver als 2019. So hat sich der Anteil der Firmen, die KI zum automatischen Auslesen von Verträgen nutzen, mehr als verdoppelt (53 Prozent gegenüber 26 Prozent). Noch deutlicher ist der Anstieg bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen: 2020 setzen dafür 67 Prozent der Befragten auf KI (2019: 26 Prozent). Dagegen ist der KI-Einsatz beim automatischen Auslesen von Rechnungen und Belegen zur Weiterverarbeitung im Rechnungswesen auffällig gesunken: von 74 Prozent im Jahr 2019 auf aktuell 67 Prozent.

Unzureichende Skills hemmen Technologieeinsatz weiter

Limitierende Faktoren für den Einsatz von Technologie schätzen die Unternehmen ähnlich ein wie 2019: Als größte Hürde empfinden sie die hohen Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit: 80 Prozent der Befragten äußerten sich so (gegenüber 79 Prozent in 2019). Den größten Zuwachs gibt es jedoch angesichts unzureichender Mitarbeiterfähigkeiten. Sahen dies 34 Prozent der Unternehmen 2019 als Problem, sind es jetzt 46 Prozent.

Austausch mit Abschlussprüfern wird progressiver

Erstmals geben in der aktuellen Umfrage deutlich mehr als die Hälfte (58 Prozent) der befragten Entscheider an, dass sie bereits mittels moderner Technologie mit ihrem Abschlussprüfer kommunizieren – via Tablets, Chatbots, in virtuellen Räumen etc. Im Jahr 2019 waren es nur 41 Prozent und 2017 gerade einmal 28 Prozent. Ausschließlich über klassische Kanäle wie E-Mail und Telefon kommunizieren nur noch 41 Prozent der Befragten. Und nur 42 Prozent der Befragten glauben, dass die Abschlussprüfung in fünf Jahren noch vor Ort im eigenen Unternehmen stattfinden wird. Das ist ein leichter Rückgang im Vergleich zur Vorgängerstudie (43 Prozent) – und ein deutlicher Rückgang gegenüber 2017: Damals gingen noch 15 Prozent mehr (57 Prozent) von einer zunehmend ortsunabhängigen Prüfung aus.

PWC-Tools für die digitale Abschlussprüfung

PwC setzt sich hohe Qualitätsansprüche – sowohl als Wirtschaftsprüfer als auch bei der Abschlussprüfung. Dank moderner digitaler Tools gelingen uns immer effizientere Abschlussprüfungen. Die folgenden Tools für die Abschlussprüfung entwickeln wir etwa mit dem Fraunhofer-Institut für Intelligente Analyse-und Informationssysteme (Fraunhofer IAIS) und dem Deutschen Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz (DFKI). Und mit den Kunden verbessern wir sie im täglichen Einsatz.

Unsere intelligenten Analyse- und Informationssysteme

Adam: Buchhaltungsunterlagen automatisiert prüfen

„Adam“ steht für „Automatisches Datenmanagement“. Dieses Tool klassifiziert und auditiert Datenproben vollautomatisch KI-basiert. Buchhaltungsunterlagen werden mit dem zugehörigen Quelldokument – etwa einem Lieferschein oder einer Rechnung – verknüpft und analysiert. Fehler oder Fehlerindikationen werden mittels Datenanalysen identifiziert. In einem späteren Stadium streben wir eine vollständige, KI-basierte Prüfung der Aufzeichnungen in Echtzeit an.

Ali: Compliance mit neuronalen Netzen sichern

Unternehmen verwalten viele Compliance-Prozesse mittels umfangreicher Checklisten. Auf Basis dieser Checklisten durchsucht Ali unstrukturierte Texte der Unternehmen (beispielsweise Reportings) in einem Bruchteil der Zeit, die Menschen für diese bislang sehr aufwändige Routinetätigkeit benötigen. Zudem minimiert die auf selbstlernender Künstlicher Intelligenz basierende Anwendung die Fehlerwahrscheinlichkeit.

Aura: Prüfungsprozesse ortsunabhängig planen und dokumentieren

Unternehmen verwalten viele Compliance-Prozesse mittels umfangreicher Checklisten. Auf Basis dieser Checklisten durchsucht Ali unstrukturierte Texte der Unternehmen (beispielsweise Reportings) in einem Bruchteil der Zeit, die Menschen für diese bislang sehr aufwändige Routinetätigkeit benötigen. Zudem minimiert die auf selbstlernender Künstlicher Intelligenz basierende Anwendung die Fehlerwahrscheinlichkeit.

Connect: Daten in der Abschlussprüfung effizient austauschen

Dieses Tool optimiert und dokumentiert den Datenaustausch in Echtzeit. Die Audit-Teams erkennen mit einem Blick, welche Informationen fehlen und noch beschafft werden müssen. Das eingebaute Tracking erkennt Verantwortlichkeiten und erleichtert somit die Zusammenarbeit im Audit-Team. Der Zugriff ist ortsunabhängig über PC, Tablet und Smartphone möglich. Statusberichte zum aktuellen Projektstand verbessern die Planung.

GL.ai: Massendaten sekundenschnell auf Risiken bewerten

Um bei der Abschlussprüfung große Datenmengen zu analysieren und Risiken zu identifizieren, nutzt PwC GL.ai. Das preisgekrönte Tool analysiert Milliarden von Daten binnen Sekunden. PwC-Prüfer haben die Algorithmen entwickelt und so trainiert, dass sie den Entscheidungsprozess der Prüfer replizieren. Der Prozess wird mit dem Tool deutlich schneller und sicherer.

Halo: SAP-Systeme transparent und prüfungs sicher analysieren

Um bei der Abschlussprüfung große Datenmengen zu analysieren und Risiken zu identifizieren, nutzt PwC GL.ai. Das preisgekrönte Tool analysiert Milliarden von Daten binnen Sekunden. PwC-Prüfer haben die Algorithmen entwickelt und so trainiert, dass sie den Entscheidungsprozess der Prüfer replizieren. Der Prozess wird mit dem Tool deutlich schneller und sicherer.

Text Mining: Dokumente und ihre Zyklen flexibel abbilden

Diese Anwendung bildet den kompletten Dokumentenzyklus von beispielsweise IFRS 16-Verträgen, Projektaufträgen und Immobilienverträgen ab – inklusive Historisierung, Validierung und Modifikation. Es verfügt über flexible Schnittstellen zu anderen Datenanalyse- und Textminingtools von beispielsweise der Fraunhofer Gesellschaft und PwC. Die Daten werden vor allem für das Training von lernenden KI-Systemen verwendet.

RPA: Prozesse mit Software-Robotern optimieren

Eine der effektivsten Prozessoptimierungsstrategien basiert auf Robotic Process Automation (RPA). RPA-Software automatisiert bisherige Mitarbeitertätigkeiten und nutzt dabei die gleichen Systemzugänge wie die Mitarbeiter, was schnelle Implementierungen ohne Systemänderungen ermöglicht. RPA lässt sich mit selbstlernender Software ergänzen, sodass weitere Unternehmensentscheidungen datenbasiert automatisiert werden können.

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Petra Justenhoven

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