Interview mit Robert Köthner über die Digitalisierung der Abschlussprüfung

08 Mai, 2018

Im Interview mit Robert Köthner, Chief Accounting Officer bei der Damiler AG

Wie schätzen Sie Ihr eigenes Finanz- und Rechnungswesen im Hinblick auf den Einsatz von Technologie ein?

Daimler stellt mit Anhang, Lagebericht usw. den Abschluss innerhalb von knapp 30 Arbeitstagen auf. Damit sind wir verglichen mit unserer Peergroup im Spitzenfeld angesiedelt, was die Zeitleiste betrifft. Bei einem Unternehmen mit mehr als 160 Mrd. Umsatz ist dies ohne Technologie nicht möglich. Insofern können wir konstatieren, dass wir einen recht hohen Automatisierungsgrad insbesondere im transaktionalen Bereich bereits haben. Es gibt aber dennoch immer Möglichkeiten zur Verbesserung. In vielen Finanzbereichen werden Daten häufig mit Excel weiterverarbeitet, was aus unserer Sicht noch viel Spielraum für technische Optimierungen lässt.

Wie setzen Sie Technologie im Finanz- und Rechnungswesen ein?

Über mittel- bis langfristig angelegte Großprojekte wie zum Beispiel bei der Einführung von neuen SAP-Produkten erreichen wir durch die diesen Produkten inhärenten Möglichkeiten und der Anpassung der Organisation auf die Produkte einen erheblichen Automatisierungseffekt. Ebenso wichtig ist für uns die Änderung der Kultur des Unternehmens. Wir ermutigen unsere Mitarbeiter, selbst über aktuelle Anwendungsfälle nachzudenken und diese umzusetzen. Das heißt, dass es im Gegensatz zu früher nicht die Top-down Strategie gibt, dies einfach umzusetzen. Vielmehr nehmen die Mitarbeiter interne Digitalisierungs-Experten als „sounding partner“ in die Ideenentwicklung hinein und nutzen diese für die Umsetzung. Darüber hinaus hat sich der „Tone of the top“ bei uns erheblich geändert. Mit Leadership Programmen schaffen wir den organisatorischen Rahmen, mehr in das Testen von Lösungen zu gehen. Unsere Mitarbeiter erhalten dabei noch mehr Freiräume und Möglichkeiten, neue Lösungen zu entwickeln. Bei Erfolg werden diese skaliert.

Wie stehen Ihre Shared-Service-Center (SSCs) zum Thema Technologie? Inwieweit können diese bzw. wesentliche Funktionen durch Technologie ersetzt werden?

Unsere derzeitigen Anwendungsfälle für Robotic Process Automation (RPA) in den SSCs sind unter anderem darauf ausgerichtet, Abschlussbuchungen abzusetzen, Massenbuchungen zu generieren, viele bisher manuelle Tätigkeiten für den Monatsabschluss zu ersetzen. Dies gibt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Luft, sich auf andere Themenstellungen zu konzentrieren. In Abhängigkeit der Zielsetzung kann die gewonnene Zeit in Qualitäts- oder Effizienzsteigerung umgemünzt werden.

Wie sehen Sie den Einsatz von Advanced Analytics und Künstlicher Intelligenz im Finanz- und Rechnungswesen?

Wir denken, dass es hier viel Potenzial gibt. So entwickeln die Unternehmensbereiche z.B. Lösungen für das rolling forecasting oder in den sales analytics. 

Gibt es eine Strategie für Technologie im Finanzund Rechnungswesen?

Gemäß einem Leitspruch „Data is the new oil“ befassen wir uns aktiv damit, wie wir mit Daten umgehen, wie wir mit konkreten Anwendungsfällen umgehen. Am Schluss steht das Ziel, eine Datenkultur zu entwickeln und die Datenqualität zu erhöhen, um eine wirksame Data Analytics Toollandschaft zur wirksamen Unterstützung unserer Produkte und Dienstleistungen zu schaffen. Dies ist auch ein Handlungsfeld unseres Best Finance Programms. Letztlich erfordert es auch eine hohe Klarheit über die Datenbestände und -qualität, um perspektivisch die komplette Bandbreite von Digitalisierung nutzen zu können. Es geht also um 2 Ebenen: 1. darum, in unserem Backbone (nämlich den ERP-Systemen) eine entsprechende Datenqualität sicherzustellen und 2. dem Anwender effektive Anwender-Tools (Apps, Data Analytics-Lösungen, etc.) zur Hand zu geben.

„Im Bereich der risikoorientierten Abschlussprüfung ist es meines Erachtens denkbar, dass Künstliche Intelligenz bei der Entwicklung von Risikoprofilen für die Konzerngesellschaft unterstützend eingesetzt werden kann.“

Robert Köthner, Chief Accounting Officer, Damiler

Wie schätzen Sie die Zukunft der Abschlussprüfung ein?

Aus unserer Sicht hängt die Weiterentwicklung der Abschlussprüfung unter anderem auch von der Änderungsgeschwindigkeit in den Unternehmen ab. Im Bereich der Beurteilung von Sachverhalten ist es derzeit noch nicht vorstellbar, dass es keine Prüfer-Teams mehr vor Ort beim Mandanten gibt. Im transaktionalen Bereich dagegen ist eine vollständige Automatisierung der Prüfungstätigkeiten sicherlich schneller denkbar. Der Kostendruck in der Abschlussprüferbranche führt dazu, dass diese zunehmend effizienter agieren muss, zudem effektiv, da die Risiken nicht geringer werden. Unseres Erachtens bestehen im Bereich des internen Kontrollsystems bei einem Mandanten hohe Potenziale in Form automatisierter Analysen. Dabei können System- und Prozessbrüche aufgedeckt werden. Im Bereich der risikoorientierten Abschlussprüfung ist es meines Erachtens denkbar, dass Künstliche Intelligenz bei der Entwicklung von Risikoprofilen für die Konzerngesellschaft unterstützend eingesetzt werden kann.

Denken Sie, dass die Zukunft aufgrund der Möglichkeiten durch die Technologie eher Vollprüfungen oder systematische, mit Technologie unterstützte Systemprüfungen vorsieht?

Wir denken, dass die mittelfristige Zukunft der Abschlussprüfung eher in der Ausnutzung und Weiterentwicklung der technologieunterlegten Systemprüfungen liegt. Zu groß sind die Datenbestände, die bei den Unternehmen ansonsten analysiert werden müssten. Nicht zu vergessen sind die herausfordernden Themen um den Datenschutz, wenn es um die Fragestellung geht, Unternehmensdaten zu extrahieren und unternehmensextern aufzuarbeiten. Letztlich folgt der anwendbare Digitalisierungsgrad des Abschlussprüfers dem des jeweiligen Mandanten: Je weniger digital der Mandant, desto schwieriger die Nutzung digitaler Prüfungstools. Langfristig halte ich es aber dennoch vorstellbar, dass auch Vollprüfungen realistisch sind.

Kann die digitale Abschlussprüfung für Sie Vorteile bieten, insbesondere zur bisherigen Abschlussprüfung?

Die Abschlussprüfung wird auf jeden Fall effizienter, damit kostengünstiger und schafft somit aus Kostengesichtspunkten für uns einen Vorteil. Dies ist meine klare Erwartung! Perspektivisch könnte sich der Einsatz von Künstlicher Intelligenz bei der Prüfung von Prognosedaten und -berichten anbieten. Die Erkenntnisse wären je nach Qualität der KITools sicherlich auch für uns von Interesse. Den Abschlussprüfer sehen wir im Unternehmen auch als „Sparringspartner“. Dabei kann er unterstützend wirken, um unsere Ziele für die Datenqualität zu erreichen und auch zu halten.

Könnten Sie sich vorstellen, dass Sie gemeinsam mit dem Abschlussprüfer etwas testen, z.B. die Einführung von Tools, die den Abschlussprüfungsprozess beschleunigen, Datenextraktionstools?

Wir halten dies im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben durch den Datenschutz durchaus für eine Möglichkeit.

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