Aus unserer Praxis: Digitale Transformation im Verrechnungspreisumfeld

30 Mai, 2022

Von Yaroslav Lindyuk und Dr. Alexander Totzek. Die Digitalisierung steht bei den meisten Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Allerdings scheitert erfahrungsgemäß die Mehrzahl der digitalen Transformationen, da oftmals technische Lösungen implementiert werden, ohne die relevanten bestehenden Prozesse und Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. 

Aus unserer Sicht sollte daher der Dreiklang aus Technologie, Prozessen und Mitarbeitenden von Anfang an bei der digitalen Transformation berücksichtigt werden. In diesem Beitrag wollen wir grundsätzliche Herausforderungen und den Mehrwert der digitalen Transformation im Verrechnungspreisumfeld sowie idealtypische Projektverläufe skizzieren.

Herausforderungen im Verrechnungspreis-
umfeld

Verrechnungspreise sind originär ein betriebswirtschaftliches Controlling Instrument und dienen der Erfassung des konzern- oder unternehmensinternen Austausches von Leistungen. Sollte die Verrechnung allerdings die Grenzen einer legalen Einheit verlassen, sind handelsrechtliche und steuerliche Vorgaben zu erfüllen. Folglich dürfen die Verrechnungspreise nicht nur als Steuerungsvehikel aus Controlling-Sicht betrachtet werden, sondern müssen auch den steuerlichen Anforderungen gerecht werden. Ein nachhaltiges Verrechnungspreissetup erfordert einen sogenannten cross-funktionalen Ansatz, der regulatorische Anforderungen erfüllt und im Einklang mit den zugehörigen Steuer-, Accounting-, Controlling- und IT-Prozessen im Rahmen der verfügbaren Systemlandschaft umsetzbar ist. 

Steuerliche Verrechnungspreise werden oftmals auf die Erstellung einer Verrechnungspreisdokumentation reduziert. Dies ist allerdings nur ein Teilbereich der Herausforderung. Der sogenannte Verrechnungspreiszyklus beginnt mit einer Idee und der Entwicklung der Strategie, welche in der Erstellung einer Verrechnungspreisrichtlinie aufgeht. Dabei geht es auch um die Entwicklung von Prozessabläufen, das Design bzw. die Optimierung von Datenflüssen und verwendeter Technologien sowie das Training der Mitarbeitenden. Im nächsten Schritt werden die Verrechnungspreise nach den definierten Prinzipien möglichst automatisiert und effizient gesetzt, überprüft und angepasst. Anschließend wird die Verrechnungspreisdokumentation erstellt. Der Verrechnungspreiszyklus endet im Rahmen steuerlicher Betriebsprüfungen und ggf. Folgeverfahren. Alle Teilbereiche des Verrechnungspreiszyklus erfordern eine transparente Datenbasis, deren Beschaffung für viele Unternehmen eine manuelle Tätigkeit und deshalb ressourcenbindende Herausforderung darstellt. 

Digitalisierung im Verrechnungspreis-
umfeld 

Unter anderem sind folgende Lösungen für eine erfolgreiche digitale Transformation im Verrechnungspreisumfeld relevant.

  1. Digital Reporting / Dashboarding sind gute Vehikel, um Entscheidungsträger:innen und Mitarbeiter:innen auf einen Blick dynamisch die wesentlichen Erkenntnisse zu liefern, um auf deren Grundlage fundierte Entscheidungen treffen zu können. 
  2. Die vorhandenen Prozessoptimierungspotenziale werden aufgrund fehlender Prozessanforderungen und -transparenz oft nicht gehoben. Hier setzt Process Mining an – eine Technologie, mit der man Geschäftsprozesse visualisieren und analysieren kann. Mögliche Lösungen bieten Celonis oder Signavio. Mit diesen Lösungen können sowohl Verrechnungsprozesse abgebildet als auch objektive Beurteilungen durchgeführt werden, z. B. das Vorliegen von steuerlichen Betriebsstätten oder Funktionsverlagerungen. 
  3. Künstliche Intelligenz (KI) kommt insbesondere bei Planungs- und Preissetzungsprozessen zum Einsatz. In der Regel sind im Unternehmen bestehende Geschäftsplanzahlen aus Incentivierungszwecken verzerrt und somit für eine neutrale Verrechnungspreissteuerung nicht ohne Weiteres verwendbar. Dem kann KI Abhilfe schaffen. Darüber hinaus kann KI auch zur Identifizierung von Transaktionspartnern oder Transaktionsarten im Rahmen der Verrechnungspreisdokumentation zum Einsatz kommen.  

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In zahlreichen Webinaren berichten wir verständlich und praxisnah über neueste Entwicklungen rund um das Thema Verrechnungspreise.

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Skizzierung einer erfolgreichen digitalen Transformation im Verrechnungspreis-
umfeld

Eine digitale Transformation kann nur dann zum Erfolg führen, wenn Technologie, Prozesse und Mitarbeitende gesamtheitlich berücksichtigt werden. Das gilt auch für das Verrechnungspreisumfeld.

Solche Transformationen erfordern oft agile und iterative Vorgehensweisen, um die cross-funktionalen Anforderungen zu erfüllen. Zunächst müssen Projektziele definiert und mit allen relevanten Stakeholdern abgestimmt werden. Im nächsten Projektschritt werden die Ist-Prozesse einer detaillierten Sichtung unterzogen. Anschließend gilt es zu evaluieren, inwieweit die Ziele innerhalb der bestehenden Prozess- und Systemlandschaft erreicht werden können. Basierend darauf wird ein Projektansatz zur Realisierung der definierten Projektziele erarbeitet. Wir beobachten oft die folgenden zwei Szenarien:

  1. Die Projektzielerreichung innerhalb der bestehenden Prozess- und Systemlandschaft ist möglich und erfordert kleinere Prozess- und/oder Systemanpassungen. 
  2. Die Projektzielerreichung innerhalb der bestehenden Prozess- und Systemlandschaft ist nicht möglich. In diesem Fall sind die Auswahl und Implementierung einer alternativen Systemlandschaft und/oder eine entsprechende Neugestaltung der Prozesse erforderlich. 

Über den gesamten Prozess sollten die involvierten Mitarbeiter:innen eingebunden und hinsichtlich der neuen Prozesse und Systeme detailliert geschult werden. 

Fazit und Ausblick

Vor dem Hintergrund der steigenden Arbeitsbelastung vieler Mitarbeitenden und der steigenden Effizienzanforderungen seitens der Unternehmensführung gibt es gerade im Verrechnungspreisumfeld viele Bereiche, bei denen Unternehmen mit einer digitalen (Prozess-)Transformation Mehrwerte schaffen können. Durch digitale Prozesse wird die Effizienz sowie Genauigkeit der Verrechnungspreise erhöht, wodurch bessere Entscheidungen getroffen werden können und somit die steuerliche Sicherheit nachhaltig gewährleistet wird. Es besteht hierzu eine Vielfalt an digitalen Lösungsansätzen, welche kurz- bis mittelfristig Unternehmen näher an die eigenen Ziele bringen.

Allerdings erfordern solche Digitalisierungsinitiativen einen cross-funktionalen Ansatz insb. zwischen Controlling, Accounting, IT und Steuern sowie die kontinuierliche Berücksichtigung des Dreiklangs zwischen Technologie, Prozessen und Mitarbeitenden über den kompletten Transformationsprozess und die nachfolgenden Themen.

Als PwC stehen wir Ihnen als verlässlicher Partner zur Verfügung und bringen umfangreiche Erfahrungen bei der Definition von cross-funktionalen Anforderungen, der Auswahl digitaler Lösungsansätze, bei Auswahlprozessen möglicher Technologien sowie bei der Begleitung von Transformationsprojekten einschließlich Trainings mit.

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