Verwaltungen brauchen Regeln und Konzepte für die mobile Arbeit

29 April, 2021

PwC-Viewpoint „Die öffentliche Verwaltung außer Haus. Handlungsfelder für ein dauerhaftes Modell für Homeoffice und mobiles Arbeiten“: Behörden brauchen klare Regeln für mobiles Arbeiten / Einhalten des Datenschutzes oft heikel / Führungskräfte müssen umdenken / Dr. Wolfgang Zink, Partner im Fachbereich Öffentlicher Sektor bei PwC: „Kosten sind kein Argument gegen, sondern für Homeoffice.“ 

Düsseldorf, 29. April 2021

Flächendeckendes Homeoffice wird nicht auf die Zeit der coronabedingten Lockdowns beschränkt bleiben. In der Krise haben Behörden ihre Beschäftigten oft einfach nur mit digitalen Geräten ausgestattet. Um jedoch auch virtuell gut zusammenzuarbeiten, braucht es mehr Planung und neue Strukturen. Wie können öffentliche Verwaltungen das virtuelle, mobile Arbeiten dauerhaft besser umsetzen? Mit dieser Frage hat sich ein Expertenteam der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers (PwC) intensiv beschäftigt und einen Viewpoint dazu veröffentlicht.

Im PwC-Viewpoint „Die öffentliche Verwaltung außer Haus: Handlungsfelder für ein dauerhaftes Modell für Homeoffice und mobiles Arbeiten“ […] erklären die PwC-Experten, inwiefern eine PwC-Behördenmatrix für virtuelle Zusammenarbeit Verwaltungen als Basis dienen kann, ihre Erfahrungen aus dem Lockdown auf die Zeit danach zu übertragen und die wichtigsten Handlungsfelder zu identifizieren. Im Ergebnis könnten Behörden nicht nur effizienter arbeiten, sondern würden auch als Arbeitgeber für begehrte Nachwuchskräfte attraktiver.

Viele Datenschutzrisiken im Homeoffice

Während des ersten Lockdowns im Frühjahr 2020 haben viele Verwaltungen zunächst einmal Laptops gekauft und eingesetzt. Das allein reicht PwC zufolge nicht aus, denn den meisten Behörden fehlt eine Strategie; sie müssen ihre Mitarbeitenden vollständig für das mobile Arbeiten ausrüsten. Dabei sollten sie etwa bedenken, dass Beschäftigte auf Dienstreisen eher leichte Laptops oder Smartphones benötigen, während Kollegen im Homeoffice einen größeren Bildschirm schätzen. Für beide Fälle seien eine schnelle Internetverbindung und der Zugriff auf das interne Netzwerk wichtig.

Aus Datenschutzgründen können Mitarbeitende auf viele Anwendungen oft nur im Büro zugreifen. Nur wenn die Beschäftigten grundlegende Infrastrukturdienste nutzen können, funktioniert die virtuelle Zusammenarbeit. Ganz gleich ob Cloud, Virtual Private Network (VPN), Anwendung, Videokonferenz oder eingesetztes Gerät: Alles muss datenschutzkonform sein. Im Homeoffice führten allerdings etwa Drucker oder offene Ablagen schnell zu datenrechtlich heiklen Situationen. 

„Der Datenschutz kommt überall zum Tragen. Arbeitgeber sollten ihre Beschäftigten mit eindeutigen Listen für die Arbeitsplatzeinrichtung, den Umgang mit Dokumenten und Systemzugängen unterstützen.“

Dr. Wolfgang Zink, Partner im Fachbereich Öffentlicher Sektor bei PwC

Zweiklassenkultur in Behören vermeiden

Die Mischung aus virtueller und klassischer Büroarbeit ist besonders für erfahrene Beschäftigte ungewohnt. Für diese Gruppe sollten die Verwaltungen PwC zufolge Webinare, Workshops und Seminare zu digitalen Themen anbieten. Auch die Führungskräfte müssen umdenken und neue Führungsstile lernen. In vielen Behörden stehe beispielsweise lange Anwesenheit für besonderes Engagement. Deshalb müssten Führungskräfte besonders darauf achten, dass zwischen Mitarbeitenden im Homeoffice und im Büro keine Zweiklassenkultur entsteht. Behördenleitungen sollten deshalb regelmäßig nach definierten Leitfäden mit den virtuell Mitarbeitenden sprechen. Kurze, tägliche virtuelle Treffen könnten den Informationsfluss zwischen allen Mitarbeitenden sichern und das Teamgefühl stärken.

Eine Rahmenvereinbarung für die mobile Zusammenarbeit kann das gegenseitige Vertrauen stärken und nicht zuletzt bei der IT- und Datensicherheit für Klarheit sorgen. Auch für das Personalmanagement ergeben sich Vorteile. So können Verwaltungen Vertretungen überörtlich organisieren und Schulungen vor Ort und online anbieten.

„Gerade Einrichtungen mit Personalmangel, die nicht mit üppigen Gehältern punkten können, sollten ein Konzept für die virtuelle Zusammenarbeit entwickeln und ausbauen. So könnten sie mit der besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf begehrte Nachwuchskräfte finden und dauerhaft binden.“

Carsten Riesel, Manager im Fachbereich Öffentlicher Sektor bei PwC

Personaleinsatz genau planen und Kulturwandel einläuten

Der erste Lockdown 2020 hat die Vorteile der mobilen Arbeit gezeigt. Für eine dauerhafte virtuelle Zusammenarbeit müssen die Verwaltungen ihre Prozesse aber strukturiert an den digitalen Wandel anpassen und Verantwortlichkeiten eindeutig regeln. Digitalisierung bedeutet nicht, analoge Prozesse einfach in elektronischen Tools abzubilden. Vielmehr sollten Behörden die digitalen Möglichkeiten nutzen und Prozesse gegebenenfalls auch vollständig umgestalten – idealerweise nutzerorientiert und so effizient wie möglich. 

Nicht jede Tätigkeit ist indes für die virtuelle Arbeit geeignet. Behörden müssen deshalb bestehende Strukturen prüfen und anpassen. „In der Pandemie haben viele Mitarbeitende ohne klare Personalkonzepte virtuell gearbeitet,“ kritisiert Dr. Wolfgang Zink von PwC. Er fährt fort: „Auch Kosten sind kein Argument gegen, sondern für Homeoffice.“ Denn weniger Büroplätze und weniger dienstliche Reisen sparen deutlich Geld. 

„Aber die vielen Vorteile können die Verwaltungen nur nutzen, wenn sie vorher den Personaleinsatz genauestens geplant und einen Wandel in der Unternehmenskultur umgesetzt haben.“

Dr. Wolfgang Zink, Partner im Fachbereich Öffentlicher Sektor bei PwC

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Melanie Saß

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