Elektronische Signatur auch künftig sicherstes Mittel für elektronischen Rechnungsaustausch

16 September, 2010

Die Europäische Union will die elektronische Rechnungsstellung vereinfachen. Zwar sind das etablierte EDI-Verfahren und die elektronische Signatur weiter erlaubt; die Beschränkung auf diese Verfahren soll nach einer Richtlinie der EU-Kommission, über die im Mai 2010 im EU-Parlament abgestimmt wurde, aber entfallen. Jetzt den Abschied von der elektronischen Signatur zu verkünden und Investitionen in Erwartung neuer möglicher Verfahren zurückzustellen, hält Hans-Hermann Gröger, Partner im Bereich Risk Assurance Solutions (RAS) von PwC, jedoch für verfehlt.

Die EU-Richtlinie gewährt den Unternehmen zwar ein deutlich höheres Maß an Freiheit bei der Gestaltung von Verfahren zum elektronischen Rechnungsaustausch. Allerdings, warnt PwC-Experte Gröger, ist diese Freiheit mit erhöhter Rechtsunsicherheit verbunden. Vor allem ist derzeit kaum absehbar, wann und in welcher Form diese Richtlinie in nationales Recht umgesetzt wird.

Unabhängig davon wird es zweifellos erforderlich sein, dass Authentizität und Integrität im elektronischen Rechnungstausch auch weiterhin gewährleistet sind. Es sollen allerdings keine Methoden oder Verfahren zur Erfüllung dieser Anforderungen verbindlich vorgeschrieben werden. Die bislang einzigen Möglichkeiten - die elektronische Signatur und das EDI-Verfahren - stehen somit gleichberechtigt neben anderen Verfahren, die adäquate Sicherheit bieten.

"Die sicherste Variante des elektronischen Rechnungstauschs wird es sein, sich auf bereits erprobte Verfahren zu verlassen", meint PwC-Experte Gröger, denn sie bedürfen keiner individuellen Abstimmung. Dazu steht nur die Rechnungsübertragung per qualifizierter elektronischer Signatur zur Verfügung.

Nur für diese etablierte elektronische Signatur existiert ein einheitlicher und eindeutiger Rechtsrahmen. Sowohl EDI-Verfahren als auch künftig mögliche andere Verfahren lassen die Eindeutigkeit in den Anforderungen vermissen, so dass individuelle Abstimmungen – etwa mit den Finanzbehörden – notwendig sein werden. Ohne sie bleibt ein Restrisiko hinsichtlich der Anerkennung bestehen.

Unternehmen weiter verantwortlich für Authentizität und Integrität

Es wird den Unternehmen lediglich stärker als bisher freigestellt sein, auf welche Art und Weise sie die Echtheit der Herkunft (Authentizität) und die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) bei der Übermittlung elektronischer Rechnungen sicherstellen. "Es ist aber nicht zu erwarten, dass der Gesetzgeber oder die Finanzverwaltung einen Hinweis darauf geben, welche Maßnahmen erforderlich sind, um dieses Niveau an Sicherheit zu erreichen", meint PwC-Experte Gröger. Seine Warnung: "Jedes Unternehmen ist darauf angewiesen, für sich geeignete Maßnahmen zu entwerfen und zu implementieren, um den Anforderungen gerecht zu werden, und es in der Abstimmung mit der Finanzverwaltung darauf ankommen zu lassen, ob diese anerkannt werden."

"Eine Alternative zum Entwurf völlig neuer Verfahren und Maßnahmen wird es sein, sich auf als geeignet anerkannte Lösungen zu berufen", folgert PwC-Prozessexperte Gröger aus der Unsicherheit über die Anerkennung künftiger Verfahren. Anerkannte Lösungen sind eben jene, die auch bisher zulässig waren: die elektronische Signatur oder geeignet ausgestaltete EDI-Verfahren.

Investitionen nicht wegen neuer Richtlinie aufschieben

"Mit der Einführung von Systemen zum elektronischen Rechnungsaustausch zu warten, bis die neue Richtlinie verabschiedet und in nationales Recht umgesetzt ist, hieße nur, Einsparpotenziale ungenutzt zu lassen", meint Hans-Hermann Gröger. Denn Lösungen, die jetzt implementiert werden, werden auch nach einer Gesetzesänderung, mit der die EU-Richtlinie in deutsches Recht umgesetzt werden muss, den Anforderungen entsprechen.

Ohnehin wird die Richtlinie voraussichtlich frühestens 2013 in nationales Recht umgesetzt werden. Jetzt getätigte Investitionen werden aber auch nach 2013 noch nutzbar sein. Deshalb resümiert Gröger: "Es lohnt sich nicht zu warten."

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