Nutzung der privaten IT-Ausstattung kann Mitarbeiter flexibler, produktiver und zufriedener machen

03 April, 2012

Die Generation der "Digital Natives" drängt in die Arbeitswelt – und bringt ihre modernen Computer, Tablets und Smartphones gleich mit. Nur schwer ist insbesondere jungen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu erklären, warum die Unternehmens-IT nicht kann, was am heimischen Rechner mühelos gelingt. Um Frust zu sparen und Motivation und Produktivität zu steigern, erlaubt manches Unternehmen die Nutzung privater Endgeräte für den Job. "Consumerization" heißt der Trend, der allerdings nicht ganz risikofrei ist, wie Derk Fischer, PwC-Experte für Informationssicherheit, im Interview erklärt.

Mit Blick auf den Trend der Consumerization – wird sich auf lange Sicht die althergebrachte Trennung zwischen privater und Unternehmens-IT unverändert halten lassen?

Derk Fischer: Die Grenzen weichen immer mehr auf. Wir beobachten schon heute, dass Mitarbeiter Daten zum Teil nicht auf Unternehmensrechnern verarbeiten, sondern auf ihren privaten Geräten. Denn das ist für viele viel bequemer – da kennen sie Funktionen, Tricks und Kniffe. Eine Trennung zwischen privater und beruflicher Sphäre wird es aber dennoch auch in Zukunft geben müssen.

Was lässt Sie für eine IT-Welt plädieren, die zwischen Arbeit und Freizeit unterscheidet?

Fischer: Vor allem Sicherheitsaspekte sprechen dagegen, die IT-Welten komplett verschmelzen zu lassen. Privat wird beispielsweise kaum jemand die aufwändigen Strukturen zur Datensicherung und -wiederherstellung betreiben wollen, die Unternehmen unterhalten. Ebenso stehen privat finanzierte Endgeräte in aller Regel außerhalb des Inventory-, Change- und Update-Managements von Unternehmen. Wenn die Grenzen zwischen Beruflichem und Privatem zu sehr verschwimmen, kann das außerdem die Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität der Unternehmensdaten gefährden. Und letztlich drohen erhebliche Lizenz-, Haftungs- oder Datenschutzrisiken. Andererseits wird sich ein gewisses Maß an Consumerization nicht vermeiden lassen. Mit Augenmaß betrieben, bringt Consumerization sogar Vorteile.

Inwiefern profitieren Unternehmen davon, wenn sie Mitarbeitern die Nutzung ihrer privaten Geräte erlauben?

Fischer: Wenn Anwender auf ihre eigene IT-Ausstattung zurückgreifen, müssen sie sich nicht erst an komplexe Unternehmens-Hardware und -Software gewöhnen, Eingewöhnungszeiten fallen nahezu weg. Wer Hardware, Software oder Arbeitsweisen aus dem privaten Bereich schon kennt, arbeitet auch im Job produktiver und zufriedener. Damit kann eine gezielt betriebene Consumerization sogar einen Beitrag zu größerer Attraktivität als Arbeitgeber leisten. Und wer statt eines privaten und eines dienstlichen Mobiltelefons nur ein Gerät mitzunehmen braucht, ist auch "nach Feierabend" leichter zu erreichen und kann dringende Arbeiten kurzfristiger erledigen. Insofern gilt es, den Trend zur Consumerization in die für jedes Unternehmen individuell richtigen Bahnen zu lenken. Denn aufhalten wird man ihn nicht können.

Sie halten es für den falschen Weg, die Nutzung privater Smartphones, Tablets und anderer Geräte für die Arbeit einfach gänzlich zu untersagen?

Fischer: Auf den ersten Blick scheinen engere Restriktionen ein probates Mittel, um dem Trend der Consumerization entgegen zu wirken. Entgegen dem ersten Anschein wird dadurch jedoch das Risiko nicht vermindert, sondern unter Umständen im Gegenteil sogar noch erhöht. Denn die Gefahr ist groß, dass IT-affine Mitarbeiter dann beispielsweise ausschließlich private Hardware nutzen, um Einschränkungen auf den Unternehmensgeräten zu umgehen. Bei solch einer "Schatten-IT" werden Gefahren dann möglicherweise übersehen.

Wie können Unternehmen nach Ihrer Einschätzung Consumerization "richtig" vorantreiben?

Fischer: Es gibt da sicher keine Patentlösung. Jedes Vorgehen muss Faktoren berücksichtigen wie Branche, Unternehmensgröße und Unternehmenskultur. Bei sehr stark technologieorientierten Unternehmen mit einer entsprechend Technik- und IT-versierten Belegschaft wird die Neigung der Mitarbeiter zur Consumerization sicherlich größer sein als in einem traditionellen Produktionsunternehmen. Wichtig ist, dass man sich im Unternehmen über die privaten Anforderungen im Unternehmensumfeld im Klaren ist und eine sinnvolle Balance anstrebt. Consumerization darf schließlich auch nicht bedeuten, die Unternehmens-IT auf private Interessen und Bedürfnisse auszurichten.

Was bedeutet das konkret, welche Maßnahmen empfehlen Sie?

Fischer: Unternehmen werden nicht darum herum kommen, den Zugang, die Speicherung und das Transferieren von Unternehmensdaten sicher zu gestalten. Nur so können die erforderliche Informationssicherheit gewährleistet und Unternehmensdaten geschützt werden. Richtlinien zu Informationssicherheit und Benutzung von Endgeräten sind ein Mittel, um Mitarbeiter zu sensibilisieren.

Ist es mit der Sensibilisierung der Mitarbeiterschaft für die Gefahren getan?

Fischer: Sicherlich nicht! Auf technischer Seite muss vor allem das Device Management, die Verwaltung und Administration von Endgeräten wie Smartphones oder Tablets, den Trend zur Consumerization berücksichtigen. Um Sicherheitsrisiken entgegenzuwirken, ist es sinnvoll, die Art und Anzahl der Endgeräte zu beschränken. Beispielsweise kann die Anbindung an die Unternehmens-IT auf mobile Endgeräte mit einem bestimmten Betriebssystem beschränkt werden. Im Mittelpunkt sollte aber immer die bestmögliche Balance zwischen den Wünschen und Bedürfnissen von Mitarbeitern und Unternehmen stehen.

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