Öffentliche Hand muss für SEPA viel umstellen und viel erklären

24 Juli, 2013

Tiefgreifende Umstellungen und umfangreiche Anpassungen kommen durch den einheitlichen europäischen Zahlungsraum (Single Euro Payments Area, kurz SEPA) auf Behörden, Stadtwerke und Co. in Deutschland zu. Schließlich haben sie für Lastschriften und Überweisungen wohl Zahlungsverkehrsdaten von nahezu jedem Haushalt in Deutschland zu verarbeiten. Entsprechend oft werden sie SEPA bis zum Startschuss am 1. Februar 2014 erklären, meint PwC-SEPA-Experte Jens Kohnen. Dabei seien viele Kommunen noch mit der Reform des kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens (Doppik-Einführung) ausgelastet, ergänzt Public-Sector-Spezialist Ulrich Götte.

Im Gespräch mit dem PwC-SEPA-Fachmann Jens Kohnen und Ulrich Götte, der als PwC-Partner die öffentliche Verwaltung und ihre Unternehmen berät.

Auswahl von Aufgaben bis zum SEPA-Start am 1. Februar 2014

  • Konvertierung der Zahlungsverkehrsdaten für neue Datenformate
  • Aufbau einer Mandatsverwaltung für SEPA-Lastschriften
  • Einholung von SEPA-Mandaten für Lastschriften
  • Umstellung von Überweisungsvordrucken, Zahlscheinen und möglicherweise Zahlungsverfahren
  • Vorbereitung auf den Kommunikationsbedarf

Ab dem 1. Februar 2014 dürfen Banken und Sparkassen Lastschriften und Überweisungen auch innerhalb Deutschlands nur noch in den neuen Zahlungsverkehrsformaten annehmen. Wie ist der öffentliche Sektor darauf vorbereitet?

Jens Kohnen: Längst nicht alle Kommunen, Stadtwerke oder andere Teile der öffentlichen Verwaltung haben einen kompletten Überblick über die Punkte, die sie bis zur vollständigen Umstellung des Zahlungsverkehrs noch erledigen müssen. Von IBAN und BIC, den Nachfolgern von Kontonummer und Bankleitzahl, haben zwar inzwischen die meisten schon gehört. Aber die Umstellung der Systeme und Prozesse für den Zahlungsverkehr auf die neuen XML-Formate nach ISO 20022 und der Aufbau einer Mandatsverwaltung für den Lastschrifteinzug liegen für viele noch in weiter Ferne.

Woran könnte es liegen, dass viele in der öffentlichen Verwaltung sich noch so schwer tun mit den Vorbereitungen auf SEPA? Die Umstellung wird ja häufig auf eine Stufe gestellt mit der Euro-Einführung oder den Jahr-2000-Umstellungen…

Ulrich Götte: Der eine oder andere wiegt sich möglicherweise in trügerischer Sicherheit, weil man die Einführung des Euro und die Umstellungen zur Jahrtausendwende ja auch fristgerecht umgesetzt hat. Die Tragweite von SEPA wird oft unterschätzt. Dazu kommen Kapazitätsengpässe, insbesondere bei vielen Kämmerern und Kassenleitern. Denn in Folge der Doppik-Einführung müssen sie Jahres- und Konzernabschlüsse für ihre Kommunen zum Teil noch für mehrere vergangene Jahre überarbeiten oder erstellen.

Was macht denn die SEPA-Einführung in der öffentlichen Verwaltung aus Ihrer Sicht besonders komplex? Eigentlich müssen doch nur Bankverbindungen von Kontonummer und Bankleitzahl auf IBAN und BIC umgestellt werden…

Kohnen: Schon die Umstellung der Bankverbindungen allein ist für die öffentliche Hand eine Herkulesaufgabe angesichts der schieren Masse an Daten. Schließlich hat die öffentliche Hand wegen Abwassergebühren, Anliegerbeiträgen, Grundbesitzabgaben oder Hundesteuer mit fast jedem Bürger in Überweisungs-, Einzahlungs- oder Lastschriftverfahren zu tun. Daneben sind die Kommunen Arbeitgeber und haben die Auszahlungen für ihre Mitarbeiter zu gewährleisten.

Für die simple Datenkonvertierung gibt es aber doch Dienstleister?

Kohnen: Zwar bieten Dienstleister oder kommunale Rechenzentren die Konvertierung der Datensätze an. Doch strenge Datenschutzvorgaben erschweren es Kommunen und Co., ihre Datensätze an Externe zu geben. Sie müssen Dienstleister finden, die höchsten Anforderungen genügen. Außerdem ist es mit der Konvertierung auf IBAN und BIC nicht getan: Um künftig zum Beispiel Forderungen per Lastschrift einziehen zu können, muss unter anderem auch eine leistungsfähige Mandatsverwaltung aufgebaut werden.

Götte: Ein zusätzliches Problem wird bei der Mandatsverwaltung sichtbar: Die Zahlungsbeziehungen und auch deren Vorsysteme, die die Daten verarbeiten, sind in der öffentlichen Hand sehr vielfältig und dezentral organisiert. So werden beispielsweise Abwassergebühren von Stadtwerken abgebucht, Grundbesitzabgaben und Hundesteuer zieht die Kommune ein, die Gebühren für den Volkshochschulkurs werden an die örtliche VHS überwiesen, die Stromrechnung zahlt mancher noch per Zahlschein direkt beim örtlichen Energieversorger ein. Die SEPA-Welt geht hingegen von einheitlichen Debitorennummern aus und sieht auch die einmalige Mandatierung für wiederkehrende Lastschriftvorgänge vor. Deshalb wird vor der simplen Umstellung sehr sorgfältig zu prüfen sein: Welche Zahlungsvorgänge kann und sollte man zentralisieren? Welche Kontrakte sollten dezentral bleiben? Wo ist es sinnvoll, dass Fachabteilungen eigene IT-Anwendungen und Subsysteme für den Zahlungsverkehr pflegen? Wo nicht?

Wie bewältigen denn private Unternehmen die Herausforderungen, die durch die SEPA-Umstellung auf sie zukommen?

Götte: Die Vorbereitungen sind unterschiedlich weit gediehen. Zu bedenken ist allerdings: Je mehr Unternehmen und Verwaltungen sich den SEPA-Fragen zuwenden, desto schwieriger sind kompetente Berater dafür zu finden. Der Markt wird allmählich eng.

Kohnen: Die spannende Frage ist im Moment außerdem, wer sich mit den SEPA-Umstellungen und der Einholung der neuen Lastschriftmandate als erster in die Öffentlichkeit wagt. Jeder möchte seine Kundencenter und Bürgerbüros so wenig wie möglich mit allgemeinen SEPA-Fragen belasten. Da fällt also möglicherweise der öffentlichen Hand eine besondere Verantwortung in der Kommunikation und beim Erklären der neuen Vorgaben zu.

Wie können Sie Kommunen, Landes- und Bundesbehörden unterstützen?

Kohnen: Wir haben uns in zahlreichen SEPA-Migrationsprojekten einen guten Rundum-Blick für die Notwendigkeiten und die Fallstricke einer SEPA-Umstellung erarbeitet. Damit können wir unseren Mandanten im ersten Schritt helfen, sich einen Überblick über die notwendigen nächsten Schritte zu verschaffen. Durch unser großes Prozess-Know-how können wir außerdem deutlich machen, wo im Zuge einer SEPA-Umstellung Optimierungen vorgenommen werden können.

Götte: Dabei kommt uns unser tiefes Verständnis für die Arbeits- und Funktionsweise von Kommunen und für die Besonderheiten der öffentlichen Hand sehr zugute. Wir verstehen die Strukturen und können strukturbedingte Besonderheiten bei allen Umsetzungs- und Optimierungsvorschlägen sehr genau und individuell berücksichtigen.

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