Outsourcing ersetzt nicht die eigene IT-Abteilung

21 Februar, 2011

"Auch wer große Teile der IT-Aufgaben im Unternehmen an einen externen Dienstleister überträgt, braucht für dessen Steuerung und Führung eine leistungsstarke eigene IT-Abteilung." Auf diese Formel bringt Dr. Markus Böhm, PwC-Partner und Spezialist für die Analyse und das Benchmarking von IT-Landschaften, seine Erkenntnis aus der Positionsbestimmung für die IVG Immobilien AG. Zentral für eine leistungsfähige und flexible IT-Unterstützung ist in seinen Augen die richtige Balance zwischen ausgelagerten Dienstleistungen und Steuerungsfunktionen im eigenen Haus.

Ausgangslage

Die börsennotierte Bonner IVG Immobilien AG hatte große Teile ihrer IT-Aufgaben an einen externen Dienstleister übertragen, unter anderem den Betrieb der SAP-Landschaft und IT-Infrastruktur, Anwendungsbetreuung und Arbeitsplatzausstattung. Was als Erleichterung geplant war, erwies sich in der Praxis jedoch mitunter als aufwendig und mühsam. Erschwert wurde dies durch die in der jüngeren Vergangenheit vollzogene Integration eines Unternehmens in den Gesamtkonzern mit einer bis dahin eigenständigen IT-Abteilung, die alle Leistungen selbst erbracht hat. Der Partner brauchte Aufmerksamkeit und enge Führung. "Und manchmal waren auch deutliche Worte notwendig", berichtet Pirol Yilmaz, der IT-Verantwortliche der IVG Immobilien AG. Deshalb machte er sich bei der IVG stark für eine schlagkräftige IT-Truppe.

"So klein wie möglich, so groß wie nötig" - das war Yilmaz' Formel für die IT-Abteilung der IVG: Sie sollte einerseits mit dem Dienstleister "auf Augenhöhe" sprechen und sein Angebot sicher steuern können, andererseits sollten Kosten und Aufwand für die IVG in einem angemessenen Rahmen bleiben. Standard-Aufgaben sollte der externe Partner übernehmen, die hauseigene IT-Abteilung sich auf strategische Fragen konzentrieren können und unternehmens- sowie prozessspezifische Expertise einbringen. Von den PwC-Experten wollte Yilmaz wissen, ob sein Konzept aufgeht und wo seine Abteilung steht: "Meine Erwartung waren über die Bewertung des Ist-Zustands hinausgehende, konkrete Vorschläge, was wir tun müssen, um eine strategisch ausgerichtete IT-Abteilung in der IVG weiter auszubauen." Dem vorausgegangen war eine fundamentale Neuausrichtung der IT-Abteilung, um sich ändernden Herausforderungen auch in Zukunft gewachsen zu sein.

Vorgehensweise

Zusammen mit Pirol Yilmaz und seinen Bereichsleitern hat das PwC-Team um Dr. Markus Böhm die Themen ausgearbeitet, die für die IVG besonders wichtig sind und die zentralen Handlungsfelder für eine strategisch orientierte IT-Abteilung bilden:

  • Strategie: Formulierung, Operationalisierung und Verfolgung der langfristigen Planung
  • Projekte: Priorisierung und Überwachung von strategischen Projekten der Geschäftsbereiche
  • Services: Überwachung des externen Dienstleisters, der erbrachten IT-Services und Kosten
  • Sicherheit: Angemessener Umgang mit Risiken, Sicherheit und Compliance-Vorgaben in der IT

Die PwC-Experten begannen ihre Arbeit mit einer umfassenden Bestandsaufnahme, bei der sie auf Vorarbeiten aus der IT-Abteilung der IVG zurückgreifen konnten. Aus einer kritischen Würdigung ihrer Erhebung leiteten sie einen "Fahrplan" ab, nach dem die IVG ihre IT-Abteilung systematisch und strategisch unter der Überschrift "IT-Governance" weiterentwickeln kann.

Ergebnis

Nach drei Wochen intensiver Arbeit und vielen Gesprächen sowie der Auswertung von Unterlagen war klar, wo die IVG heute steht. Die PwC-Fachleute hatten alle relevanten Strukturen, Prozesse, Rollen, Funktionen, Kennzahlen und weiteren Mechanismen analysiert und nach einem Reifegradmodell bewertet. "Die Experten von PwC haben uns präzise den aktuellen Stand unserer IT-Abteilung vor Augen geführt und uns darin bestätigt, dass der von uns eingeschlagene Weg der richtige ist", lobt Pirol Yilmaz: "Dass sie mit ihrem besonderen Prüfer-Blick auf die IT auch den Finger in einige Wunden gelegt haben, war ja ausdrücklich gewünscht." Außerdem habe man mithilfe der PwC-Experten die nächsten Schritte in Richtung einer strategischen IT-Abteilung herausgearbeitet und sich für 2011 vorgenommen, eine präzise IT-Strategie zu formulieren, daraus eine  umfassende IT-Konzernrichtlinie abzuleiten und ein "Commercial Management" als zentrale Schnittstelle zum externen Dienstleister einzurichten.

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Dr. Markus Böhm

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