Potenzial von SAP-ERP-Systemen häufig nicht ausgeschöpft

30 November, 2012

Viele Unternehmen schöpfen die Möglichkeiten ihrer SAP-Systeme nicht komplett aus, stellen die PwC-Experten Thomas Müller und Christian Ofner immer wieder fest. Unternehmen seien zwar bereit zu einmaligen Investitionen in SAP-Systeme, aber häufig fehlt die Ausdauer und Systematik, Änderungen in den Unternehmensprozessen in den Systemen nachzuhalten. Im Interview erklären die beiden PwC-Fachleute, wie Unternehmen Potenziale aufdecken und ihre Geschäftsprozesse verbessern können.

Im Gespräch mit Thomas Müller, PwC-Partner, und Christian Ofner, Senior Manager bei PwC, Experten für Prozessmanagement und Informationstechnologie

Fast zwei Drittel ihrer Investitionen in SAP-Systeme lenken SAP-Anwender im deutschsprachigen Raum in SAP ERP, hat eine Umfrage der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG) Anfang 2012 belegt. Dennoch werden die Systeme ihrer Ansicht nach nicht optimal genutzt?

Thomas Müller: Ja, leider. Wir beobachten immer wieder, dass Unternehmen zwar für SAP-Systemimplementierungen Geld in die Hand nehmen, das volle Potenzial der ERP-Systeme dann aber doch nicht nachhaltig ausschöpfen. Und das, obwohl Führungskräfte erst vor kurzem in einer Studie, die wir zusammen mit der Universität Würzburg durchgeführt haben, bestätigten: Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es essenziell, Geschäftsprozesse gut zu managen. Mit der zentralen Rolle der SAP-Systeme in der Prozess-Landschaft vieler Unternehmen ist der Intensität der Nutzung der SAP-Systeme besondere Bedeutung beizumessen.

Warum nutzen Unternehmen die Möglichkeiten nicht aus, die die Systeme bieten?

Christian Ofner: Zum einen werden die Systeme permanent verändert, sodass es für Unternehmen schwierig geworden ist, auf dem Laufenden zu bleiben. Gerade zusätzliche Funktionen aus neuen SAP-Releases bleiben häufig ungenutzt, obwohl sie die Geschäftsprozesse deutlich vereinfachen könnten. Zum anderen entwickeln sich auch die Unternehmen ständig weiter. Akquisitionen, Carve-Outs, organisatorisch oder fachlich bedingte Anpassungen führen zu Änderungen in den Abläufen. Hier gilt es vor allem, diese Abläufe schnell funktionsfähig sicherzustellen. Oftmals versäumen Unternehmen dabei jedoch, ihre SAP-unterstützten Prozesse an die veränderten veränderten Anforderungen anzupassen. Man findet dann verschiedene Varianten gleicher Prozesse oder Workarounds außerhalb der Systeme. Damit amortisieren sich die Investitionen in die IT mittel- und langfristig deutlich langsamer, als sie es eigentlich könnten.

Wie können die Unternehmen Schwachstellen und ungenutzte Potenziale in ihren Systemen aufdecken?

Müller: Dazu müssen sie einen guten Überblick darüber haben, wie sie die SAP-ERP-Systeme in ihren aktuellen Geschäftsprozessen und Organisationseinheiten einsetzen, und gleichzeitig wissen, welche Möglichkeiten ihnen die IT bietet. Es reicht allerdings nicht, das einmalig zu überprüfen. Wenn Unternehmen ihre SAP-Lösung optimal nutzen wollen, sollten sie ihre Anwendungen laufend analysieren, am besten in einer automatisierten Form.

Welchen Nutzen können Unternehmen konkret aus Verbesserungen in den ERP-Systemen ziehen?

Ofner: Durch standardisierte Prozesse können Systemleistungen optimal genutzt werden. So entstehen weniger Prozesskosten, die Laufzeiten der Geschäftsprozesse verkürzen sich und es passieren weniger Fehler. Aus unserer Erfahrung wissen wir auch, dass durch eine Verbesserung der Nutzung der SAP-Systeme die Wartungskosten gesenkt werden können, weil die Systeme mit weniger Aufwand zu pflegen und einfacher an neue Releases des Herstellers anzupassen sind.

Welche Schritte müssen Unternehmen gehen, um die SAP-Systeme up-to-date zu halten?

Müller: Durch eine spezielle Analysesoftware können sie die aktuelle Nutzung ihrer SAP-Systemen transparent machen und Nutzenpotenziale einzelnen Organisationseinheiten oder Prozessen zuordnen. Anschließend werden diese ersten Indikatoren analysiert und daraus weitere Schritte abgeleitet. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass Geschäftsprozesse verändert oder Einstellungen in den SAP-Systemen bereinigt werden. Oder auch nur, dass Mitarbeiter nach einer Schulung anders mit dem SAP-System umgehen. Nach unserer Erfahrung empfiehlt es sich, hierzu einen regulären Monitoring-Prozess einzurichten, periodische Messungen auszuwerten und entsprechende Maßnahmen umzusetzen.

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Christian Ofner

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