Wie Unternehmen ihre Abläufe mit Process Mining verbessern können

14 Oktober, 2019

Nachzuverfolgen, was in großen Unternehmen wirklich passiert, ist herausfordernd und zeitaufwendig. Komplexe Abläufe, viele unterschiedliche Schnittstellen, menschliche Fehler und sich verändernde Geschäftsumgebungen führen dazu, dass nicht alle Prozesse so laufen, wie sie sollten. Ineffiziente und langsame Abläufe sind zentrale Kostentreiber für jedes Unternehmen und wirken sich negativ auf die Leistung aus. Umso wichtiger ist es, die Prozesse laufend zu verbessern.

Ein wirkungsvoller Ansatz dafür ist Process Mining. Diese innovative Methode zielt darauf ab, die Abläufe im Unternehmen transparent zu machen und die real gelebten Ist-Prozesse mit Zielmodellen zu vergleichen. So lassen sich Abweichungen und Optimierungspotenziale effizient und kostengünstig erkennen und in gezielte Maßnahmen übersetzen.

Process Mining: Vergleich der tatsächlich gelebten Prozesse mit individuellen Zielmodellen

Durch den Gewinn an Transparenz lassen sich konkrete Optimierungspotenziale definieren und umsetzen. 

Das Ergebnis:

Process Mining hilft, Komplexität zu bewältigen

Process Mining ist eine Vorgehensweise aus dem Bereich des Data Mining. Im Kern geht es darum, Informationen, d.h. digitale Fußspuren der durchgeführten Transaktionen, aus IT-Systemen zu nutzen, um die realen Prozesse in Unternehmen zu visualisieren.

Und so funktioniert es: Aus den Systemen werden definierte Daten abgezogen, um die gesamte Prozesslandschaft in Form von End-to-End-Prozessen zu visualisieren. Anhand aller Transaktionsdaten aus den Kernsystemen erhalten Unternehmen einen vollständigen und unverfälschten Blick auf ihre Prozesse. Mit modernsten Technologien kann jede einzelne Abweichung von einem Soll-Prozess schnell offengelegt und bis auf Einzelfallebene analysiert werden. Diese Form des „Process Discovery“ kann Unternehmen unabhängig von der Branche bei zahlreichen IT-basierten Geschäftsprozessen unterstützen.

Prozesse für Process Mining

„Mit Process Mining machen wir die tatsächlichen Prozesse sichtbar. Wir durchleuchten die Abläufe und können die detaillierten Analysen auf Basis der real gelebten Prozesse durchführen.“

Christian Bartmann, Partner Risk Assurance Solutions und Leiter Kompetenz-Center Process Mining

Anwendungsbeispiele für Process Mining

1. Bewertung des Automatisierungspotenzials (Robotic Process Automation, RPA)

Mit Process Mining bewerten die PwC-Expertinnen und Experten, ob ein Unternehmen die Voraussetzungen für RPA erfüllt und priorisieren mögliche Projekte und Tools. Auf Basis der Erkenntnisse der Process-Mining-Auswertung lassen sich Prozesse bereits im Vorfeld verschlanken und Prozessvarianten reduzieren. Nach Umsetzung der Automatisierung werden durch die kontinuierliche Analyse von Prozessen weitere Automatisierungspotenziale identifiziert, um damit operative Kosten zu senken und Ressourcen effektiv zu nutzen sowie die Effektivität der bereits eingesetzten RPA-Tools zu beurteilen.

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2. Monatliche Abschlussprozesse (Record-to-Report)

Die Process-Mining-Technologie hat ihre Stärken nicht nur in der Analyse von Massenprozessen, sondern auch in der Durchleuchtung von komplexen Prozessketten, wie sie im (Perioden-) Abschluss vorkommen. So ist es möglich, Flaschenhälse im Periodenabschluss zu identifizieren und zu eliminieren, das Buchungsverhalten nach Stichtagen zu analysieren und zielgerichtet Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten. So entsteht eine Ende-zu-Ende-Betrachtung von Kosten- und Investitionsströmen.

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3. Effizienzsteigerung im Einkauf und der Kreditorenbuchhaltung

Das Ziel einer Analyse auf der Basis von Process Mining besteht darin, die Effizienz und Effektivität zu steigern. Neben der Betrachtung des Einkaufsprozesses und damit verbundener Rechnungen bietet Process Mining auch eine übergreifende Sicht auf die gesamte Rechnungsbearbeitung eines Unternehmens. Die Analyse des Bereichs „Accounts Payable“ gibt einen tiefen Einblick in die Prozessabläufe von Rechnungen unterschiedlicher Herkunft und bietet so die Möglichkeit, Harmonisierungs- und Automatisierungspotenziale einfach zu ermitteln. Die PwC-Expertinnen und Experten beurteilen anhand individueller Benchmarks und eigener KPIs die aktuelle Datenqualität bei Stammdaten. Sie geben Empfehlungen zu Quick Wins wie der Skonto-Realisierungsquote.

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4. Optimierung im Verkauf und der Debitorenbuchhaltung

Die Process-Mining-Technologie unterstützt eine detaillierte Analyse der Vorgänge im Verkauf und im Bereich „Accounts Receivable“. Auf Belegebene können so unterschiedliche Prozessvarianten nach verschiedensten Dimensionen – beispielsweise der Belegart oder Debitorengruppe –ausgewertet werden. Die Optimierung des Zahlungseingangsprozesses und der Zuordnung der Zahlungen zu gestellten Rechnungen bildet einen elementaren Baustein für die Verbesserung der Finanzfunktion. Die PwC-Expertinnen und Experten erkennen zudem Transaktionen, die mit weniger manuellem Aufwand durchgeführt werden können. Dadurch verringern sich Wartezeiten, die Performance steigt und die Fehlerrate sinkt.

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5. Analyse von Massendaten

Mit Process Mining lassen sich insbesondere Prozesse im Bereich der Massendatenverarbeitung analysieren. In der Energie- oder Telekommunikationsbranche überwachen die PwC-Expertinnen und Experten Prozesse End-to-End. Ein Beispiel ist der Order-to-Cash-Prozess von der Umsatzrealisierung bis zum Zahlungs-/Forderungsmanagement. Alle Zwischenschritte (Stornierung, Sperrung, Aussteuerung, Freigabe, Reklamationsgründe, etc.) werden berücksichtigt. Dadurch steigen die Kundenzufriedenheit und die Liquidität; die Stornoquote sinkt ebenso wie die Anzahl ausstehender Forderungen.

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7. Lösungen für den Bereich Human Resources

Die Prozesse im Bereich HR lassen sich mit Process Mining zielgerichtet analysieren. So lässt sich zum Beispiel der Einstellungsprozess auswerten – mit Fokus auf die Ansprachekanäle und Flaschenhälse im Prozessablauf. Durch die gewonnene Transparenz können Unternehmen die Einstellungszeit verbessern, ihr Talentpotenzial steigern und durch effizientes Channel Management Kosten senken.

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8. Interne Revisionsprüfungen auf Basis digitaler Fußspuren

Neben den Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Prozessautomatisierung eignet sich Process Mining auch zur Analyse von Compliance-Sachverhalten und der Prüfung der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems (IKS). Von Hauptprozessen wie dem Einkaufsprozess und dem Rechnungseingangsprozess bis hin zu Nebenprozessen wie der Reisekostenprüfung, der Dienstleistersteuerung oder der Fördermittelverwendung kann jeder Prozessschritt grafisch dargestellt und relevante Kennzahlen ermittelt werden.

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Die häufigsten Formen der Analyse

1. Analyse der Prozessvarianten

In der Praxis folgen Prozesse selten dem gleichen, idealen Ablauf. Es kann beispielsweise vorkommen, dass eine Einkaufsbestellung mehrmals geändert wird, weil sie dem falschen Lieferanten zugeordnet oder zu spät geliefert wurde. In der Variantenanalyse wird leicht ersichtlich, welche verschiedenen Pfade der Prozess annimmt. Benutzer können dadurch den am häufigsten vorkommenden Pfad – den so genannten Happy Path – sowie alle potenziell ungewollten Ausnahmen, die unnötige Komplexität verursachen, erkennen.

2. Durchlaufzeit-Analyse

Durchlaufzeiten können direkt im interaktiven Prozessgraph dargestellt und analysiert werden. So lassen sich die exakte Position und mögliche Gründe für Stillstand oder Verzögerungen im Prozess identifizieren.

3. Root Cause Analysis

Wenn Nutzer die analytischen Fähigkeiten der Process-Mining-Software komplett ausschöpfen, können sie die Rohdatenobjekte, die zum analysierten Prozess gehören, genau nachverfolgen. Auf diesem Weg lassen sich die Hauptursachen für Verspätungen oder Abweichungen vom Prozess ermitteln.

4. Continuous Process Monitoring

Viele Process-Mining-Tools nutzen den Zugang zu Echtzeitdaten aus zentralen Systemen, um einen Prozess durchgehend und kontinuierlich zu überwachen. Anwender können ohne großen Aufwand intuitive Analyseansichten erstellen und dadurch spezifische Fragen zu Prozessen beantworten. Das ermöglicht ein durchgehendes operatives Feedback und Realtime-Monitoring.

Fazit

Mit Process Mining steigt die Transparenz in komplexen Prozessen und umfangreiche Datenbewegungen werden veranschaulicht. Handlungsmaßnahmen und Entscheidungen, z.B. im Rahmen von Transformations- und Automatisierungsprojekten, können anhand objektiver Datenanalyse getroffen und priorisiert werden. Gleichzeitig ermöglichen spezifische Benchmarks und KPIs ein kontinuierliches Monitoring der Geschäftsprozesse und Transaktionen.

So unterstützt PwC Unternehmen beim Process Mining

Ihr Experte für Fragen

Christian Bartmann
Partner Risk Assurance Solutions, PwC Germany
Tel.: +49 69 9585-2848

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So individuell wie die Herausforderungen unserer Mandanten, ist auch unser Lösungsansatz. Um die Stärken von Process Mining bestmöglich zu nutzen, definieren wir zunächst eine spezifische Problemstellung. Dafür verschaffen wir uns zu Beginn einen Überblick über die System- und Prozessinfrastruktur. In gemeinsamen Workshops formulieren wir konkrete Analyseziele. Auf dieser Basis ziehen unsere Expertinnen und Experten die Daten ab. Dabei können sowohl SAP-Standardtabellen als auch individuell vereinbarte Tabellen und Informationen aus Nicht-SAP-Systemen extrahiert werden.

Im Anschluss spielen wir die Daten in ausgewählte Process-Mining-Tools ein und binden diese an. Anschließend werden die End-to-End-Prozesse in den Daten ersichtlich. In der visuellen Oberfläche („Dashboards“) führen wir betriebswirtschaftliche Analysen durch, identifizieren Potenziale und geben konkrete Empfehlungen, beispielsweise zur Prozessoptimierung.

Durch die Kombination unserer Fach- und Branchenexpertise mit der innovativen Process-Mining-Technologie unterstützen wir Unternehmen dabei, rationale und datenbasierte Entscheidungen zu treffen, die Transparenz zu erhöhen, Kosten zu senken und Gewinne zu realisieren.

Die PwC-Dienstleistungen im Überblick

Durchführung einmaliger Process-Mining-Analysen (Standortbestimmung beispielsweise in Vorbereitung auf Automatisierungsprojekte)

Roll-out und Implementierung von Process Mining auf weitere Prozesse

Unterstützung bei der Einführung und Etablierung von Process Mining in der eigenen Organisation

Regelmäßige Auswertung der Daten mit Process Mining als Dienstleistung durch PwC ohne eigene Process Mining Lizenz. Mehr Infortionen zu Managed Service.

Process Mining für die Energiewirtschaft

Die Energiebranche steht vor der Aufgabe, große Datenmengen nicht nur zu verarbeiten, sondern aus diesen Daten auch die richtigen Schlüsse zu ziehen. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Kunden. Diese wünschen sich auch von Energieversorgern ein Kundenerlebnis, wie zum Beispiel aus dem Internethandel. wie sie es von großen Internethändlern gewohnt sind. Dazu kommen die sich verschärfende Regulierung, ein erhöhter Wettbewerbsdruck – und damit sinkende Margen.

Um in diesem Umfeld erfolgreich zu sein, sollten Versorger ihre Prozesse im Griff haben. Denn Prozessabweichungen bedeuten nicht nur erheblichen manuellen Aufwand, sie bergen auch die Gefahr, dass die Kunden unzufrieden sind und zum Wettbewerb abwandern. Wer exzellente Prozesse vorweisen kann, verschafft sich dagegen einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Für Verbrauchsstellen hat PwC auf der Basis von Process-Mining-Technologie maßgeschneiderte Analysen entwickelt, beispielsweise für den Neukunden- oder den Abrechnungsprozess. Die PwC-Energieexperten verfügen über tiefes Branchen Know-how und wissen, wie die idealen Prozesse laufen sollten – und können auf dieser Basis schnell Optimierungsmaßnahmen ableiten.
 

Marco Galioto
Partner, Risk Assurance, PwC Germany
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Julia März
Senior Managerin, Risk Assurance, PwC Germany
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Process Mining für Financial Services

Die Finanzbranche steht aktuell unter hohem Druck. Zuletzt sind die Erträge durch Kosten regulatorischer Anpassungen und anhaltenden Margendruck beispielsweise drastisch gefallen. Der Fokus vieler Institute liegt entsprechend darauf, die Profitabilität zu erhöhen und Kosten zu reduzieren sowie mit maßgeschneiderten Angeboten noch besser auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden einzugehen und das eigene Geschäfts- und Operating Modell vor dem Hintergrund der Digitalisierung und regulatorischer Anforderungen weiterzuentwickeln.

Ein Ansatz, um diese Herausforderungen zu meistern, sind datenbasierte Analysen für Kredit-, Handels-, Investment- und weitere operative Prozesse. Damit lassen sich zum einen Prozessschwächen und Optimierungspotentiale identifizieren, andererseits Transparenz über Prozessrisiken und Erfüllung der Compliance-Anforderungen gewinnen. Wenn Daten für eine Transaktion, etwa bei Wertpapiergeschäften oder Depoteröffnungen, direkt maschinell und automatisiert verarbeitet werden, sinken manueller Aufwand und Durchlaufzeiten signifikant. Solche Automatisierungsinitiativen lohnen sich insbesondere, wenn ein hohes Volumen an Transaktionen bewältigt werden muss.

Übergreifend gilt, dass ein Einsatz digitaler Prozessanalysen mit Process Mining zu einer gesteigerten Prozesstransparenz, einer damit einhergehenden Steigerung der allgemeinen Prozesssicherheit sowie mit einer enormen Effizienzsteigerung der Zielprozesse einhergehen kann.

Ein Beispiel ist die Digitalisierung interner Kontrolltätigkeiten wie bspw. der Überprüfung von Einhaltung von Vier-Augen-Prinzipien oder von Funktionstrennungspflichten. Zielsetzung ist in diesem Zusammenhang die Überprüfung von regulatorischen Anforderungen an das Prozessdesign von Finanzdienstleistern. Der Einsatz von Process Mining unterstützt dabei, die herkömmliche, stichprobenbasierte Überwachung dieser verpflichtenden Prozessdesigns durch eine kontinuierliche Prüfung zu ersetzen. Vor diesem Hintergrund ist die Technologie Process Mining insbesondere für prozessverantwortliche Manager und für Abteilungen, die sich mit der Erfüllung der regulatorischen Anforderungen beschäftigen, wie bspw. Compliance oder Revision, interessant.  

Mit umfassender Marktexpertise unterstützen wir die Prozessmanager in Finanzinstituten dabei, Skalierbarkeit in Prozessen herzustellen – bei geringerem manuellen Aufwand, Absenkung von Fehlerquoten und Herstellung von Prozesstransparenz. Aus zahlreichen Projekten sind wir mit Best-Practice-Prozessen und der geeigneten Methodik ebenso vertraut wie mit den gängigen IT-Systemen.


Christian Schwerdtner
Asset & Wealth Management Consulting, PwC Germany
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Michael Wittek
Financial Services Risk Assurance, PwC Germany
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Christian Bartmann

Partner Risk Assurance Solutions, PwC Germany

Tel.: +49 69 9585-2848

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