Wie Unternehmen ihre Abläufe mit Process Mining verbessern können

Die Process-Mining-Technologie hat ihre Stärken nicht nur im Bereich Analytics von Massenprozessen und großen Datenmengen (Big Data), sondern auch in der Durchleuchtung von komplexen Prozessketten, wie sie im (Perioden-) Abschluss vorkommen. So ist es möglich, Flaschenhälse im Periodenabschluss zu identifizieren und zu eliminieren, das Buchungsverhalten nach Stichtagen zu analysieren und zielgerichtet Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten. So entsteht eine Ende-zu-Ende-Betrachtung von Kosten- und Investitionsströmen.

Das Ziel einer Analyse auf der Basis von Process Mining besteht darin, die Effizienz und Effektivität der einzelnen Prozessschritte zu steigern. Neben der Betrachtung des Einkaufsprozesses und damit verbundener Rechnungen bietet Process Mining dem Business auch eine übergreifende Sicht auf die gesamte Rechnungsbearbeitung eines Unternehmens. Die Analyse des Bereichs „Accounts Payable“ gibt einen tiefen Einblick in die Prozessabläufe von Rechnungen unterschiedlicher Herkunft und bietet so die Möglichkeit, Harmonisierungs- und Automatisierungspotenziale einfach zu ermitteln. Die PwC-Expertinnen und Experten beurteilen anhand individueller Benchmarks und eigener KPIs die aktuelle Datenqualität bei Stammdaten. Sie geben Empfehlungen zu Quick Wins wie der Skonto-Realisierungsquote.

Die Process-Mining-Technologie unterstützt eine detaillierte Analyse der Vorgänge im Verkauf und im Bereich „Accounts Receivable“. Auf Belegebene können so unterschiedliche Prozessvarianten nach verschiedensten Dimensionen – beispielsweise der Belegart oder Debitorengruppe –ausgewertet werden. Die Optimierung des Zahlungseingangsprozesses und der Zuordnung der Zahlungen zu gestellten Rechnungen bildet einen elementaren Baustein für die Verbesserung der Finanzfunktion und der ERP-Systeme. Die PwC-Expertinnen und Experten erkennen zudem Transaktionen, die mit weniger manuellem Aufwand durchgeführt werden können. Dadurch verringern sich Wartezeiten, die Performance steigt und die Fehlerrate sinkt.

Mit Process Mining lassen sich insbesondere Prozesse im Bereich der Massendatenverarbeitung analysieren. In der Energie- oder Telekommunikationsbranche überwachen die PwC-Expertinnen und Experten Prozesse End-to-End. Ein Beispiel ist der Order-to-Cash-Prozess von der Umsatzrealisierung bis zum Zahlungs-/Forderungsmanagement. Alle einzelnen Schritte (Stornierung, Sperrung, Aussteuerung, Freigabe, Reklamationsgründe, etc.) werden berücksichtigt. Dadurch steigen die Kundenzufriedenheit und die Liquidität; die Stornoquote sinkt ebenso wie die Anzahl ausstehender Forderungen.

Im Rahmen von IT-Transformationsprojekten (z.B. ERP-Rollout oder S/4HANA-Einführung) spiegeln die PwC-Expertinnen und Experten die Prozesse gegen einen vorher festgelegten Standard, etwa in Form definierter Soll-Templates. Auf diese Weise arbeiten wir heraus, wie hoch die Konformitätsrate ist und in welchen Fällen die Prozesse nicht wie gewünscht ablaufen. Mit gezielten Prozessanpassungen und Trainings lassen sich schnelle Ergebnisse erzielen, um das Projekt zu optimieren.

Die Prozesse im Bereich HR lassen sich mit Process Mining zielgerichtet analysieren. So lässt sich zum Beispiel der Einstellungsprozess auswerten – mit Fokus auf die Ansprachekanäle und Flaschenhälse im Prozessablauf. Durch die gewonnene Transparenz können Unternehmen die Einstellungszeit verbessern, ihr Talentpotenzial steigern und durch effizientes Channel Management Kosten senken.

Neben den Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Prozessautomatisierung eignet sich Process Mining auch zur Analyse von Compliance-Sachverhalten und der Prüfung der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems (IKS). Von Hauptprozessen wie dem Einkaufsprozess und dem Rechnungseingangsprozess bis hin zu Nebenprozessen wie der Reisekostenprüfung, der Dienstleistersteuerung oder der Fördermittelverwendung kann jeder Prozessschritt grafisch dargestellt und relevante Kennzahlen ermittelt werden.