Portfolio- & Programm-Management (PPM)

Veränderungen erfolgreich umsetzen

Um den Anforderungen von morgen gewachsen zu sein, müssen sich Organisationen und Unternehmen permanent verändern – und diese Transformation ganzheitlich und zielgerichtet angehen. PwC begleitet Unternehmen bei diesem Prozess – von der Strategie bis zur Umsetzung. Wir unterstützen Sie nicht nur bei der Strategieentwicklung und Übersetzung dieser Strategie in Umsetzungsportfolien. Wir begleiten Sie auch bei der Priorisierung, Umsetzung und Steuerung Ihres Portfolio- und Programm-Managements (PPM). Die PPM-Experten von PwC sind mit den typischen Herausforderungen bei Veränderungen vertraut und fokussieren sich darauf, den Transformationsprozess effizient zu gestalten.

Den Grundstein legen mit strategischem Portfoliomanagement

Große Projektportfolien aufzusetzen und zu steuern, stellt Organisationen vor eine schwierige Aufgabe. Die größte Herausforderung besteht darin, jene Projekte auszuwählen, die den größten Nutzen versprechen. Die PwC-Experten unterstützen Sie dabei, genau diese Projekte zu identifizieren. Dafür analysieren wir Ihr Portfolio im Detail – und optimieren es.

Dabei orientieren wir uns an Ihren Zielen: Wir schlagen die Brücke zwischen Ihren strategischen Unternehmenszielen und den im Projektportfolio verankerten Maßnahmen zur Umsetzung. Mit digitalen Werkzeugen sorgen wir für ein hohes Maß an Transparenz. So verfügen Sie jederzeit über relevante Informationen, um Entscheidungen zu treffen und falls nötig anzupassen. Durch Standardisierung und Automatisierung erhöhen wir die Effizienz Ihrer Prozesse. Unser Ziel ist es, nicht zu verwalten, sondern echten Mehrwert zu schaffen.

Mehrwert erzielen mit Benefits Realisation Management

Das gesamte Transformationsportfolio einer Organisation verfolgt ein strategisches Ziel: Jede Initiative, jedes Programm, jedes Projekt liefert einen Wertbeitrag. Die PwC-Experten für „Benefits Realisation Management“ stellen sicher, dass sich dieser Nutzen quantitativ messen und qualitativ erfassen lässt. Transparenz ist dabei unerlässlich. Dazu arbeiten wir digital gestützt und methodenbasiert. Wir stellen sicher, dass alle Programme und Projekte systematisch identifiziert und erfasst werden. Wir sorgen für eine transparente Planung und Nachverfolgung, damit der Mehrwert (mindestens der „Business Case“) jeder Aktivität sichtbar wird.

Projekte und Programme bewerten und sanieren

Immer wieder kommt es vor, dass Programme und Projekte aus dem Ruder laufen oder dass sich wichtige Parameter wie Umfang, Budget oder Zieltermin grundlegend ändern. In solchen Situationen helfen die PwC-Experten, die Lage zu stabilisieren und das Programm neu auszurichten. Dabei kommt unser „SARA Framework“ (Stabilise, Analyse, Reposition, Action) zum Einsatz. Es geht nicht nur darum, einen raschen Neustart zu initiieren. Genauso wichtig ist es, einen geeigneten Maßnahmenplan und regelmäßige Reviews zu etablieren. Nur so bleiben das Programm und die Projekte langfristig stabil und erfolgreich.

Mit einer Reifegraddiagnose unterstützt PwC Unternehmen dabei, Projekte und Programme zu analysieren und zu vergleichen. Dabei arbeiten wir mit Benchmarks und Health Checks, um Programme zu bewerten. So schaffen wir die nötige Transparenz und identifizieren Bereiche, in denen ein Neustart nötig ist.

Programme erfolgreich auf- und umsetzen

Wenn ein Projekt oder Programm methodisch adäquat aufgesetzt ist, wird es häufig ein Erfolg. Ist dies nicht der Fall, sind die Projekte und Programme dagegen zum Scheitern verurteilt.

PwC verfügt über erfahrene PPM-Experten, die seit Jahrzehnten erprobte Standards und Methoden maßgeschneidert auf Ihr Vorhaben anpassen – sowohl beim Aufsetzen eines Projekts oder Programms als auch bei der Umsetzung.

Wir verfügen über einen globalen Standard für Programm-Management, den „Zwölf Elementen für exzellente Leistungserbringung“. Durch adäquate Anwendung dieser zwölf Elemente stellen wir sicher, dass die eingesetzte Methode zur Aufgabenstellung passt und alles Wichtige einschließt. Diese Elemente haben wir aus gängigen Standards wie PMI, PRINCE2 oder IPMA abgeleitet. Sie bilden auch die Basis unserer Programm-Initiierungsmethode (PRogramme Initiation MEthod – PRIME), anhand welcher wir Ihr Vorhaben strukturiert planen und mobilisieren.

Eine weitere Möglichkeit, die Effizienz von Projekten und Programmen zu steigern, ist die Automatisierung von PMO-Tätigkeiten auf der Basis unseres digitalen PMO-Angebots (dPMO). Darüber hinaus nutzen wir Elemente aus dem Bereich Near-/ Offshore-Service und implementieren agile Methoden (etwa Elemente aus „SAFe“ oder „Scrum“), um weitere Effizienzen zu heben.

Cultural and Organisational Management of Change: Mitarbeiter mobilisieren und motivieren

Insbesondere bei großen Veränderungen in Folge von Restrukturierungen, Unternehmenstransaktionen, umfassenden Prozessveränderungen, der Einführung eines Shared Service Centers oder Post-Merger-Integrationen gilt es, das Geschäftsmodell möglichst schnell in operative Ergebnisse umzuwandeln. Oft stehen dabei strukturelle und technische Lösungen im Vordergrund. Aber: Um diese umzusetzen, müssen vor allem Führungskräfte und die betroffenen Mitarbeiter zielgerichtet mobilisiert und motiviert werden. Ein wichtiger Bestandteil von Change-Prozessen ist eine zielgruppenorientierte, konsequente und konsistente Kommunikation.

Der Change-Management-Ansatz von PwC zielt darauf ab, die Fähigkeiten, das Verhalten und die Einstellung der Mitarbeiter schrittweise auf die Unternehmensziele auszurichten. Das Ziel: Das Unternehmen soll die wettbewerbskritische Transformation erfolgreich meistern.

Unser Leistungsspektrum umfasst:

  • Change-Management-Strategien
  • Change Readiness und Leadership
  • Change-Kommunikation
  • strategische Ausrichtung der Unternehmenskultur und Kulturveränderung
  • Stakeholder Management
  • organisatorische Agilität sowie
  • die Entwicklung und Implementierung von Visionen und Leitbildern

Accelerated and Digital Enablement: Digitale Werkzeuge als wichtige Helfer

Im Idealfall priorisieren Unternehmen ihre strategischen Entscheidungen im Portfolio Management, um sie im nächsten Schritt über Transformationsprogrammen und Projekte umzusetzen. Für die Führungsebene besteht die Herausforderung darin, Bereichssilos aufzubrechen. Nur so entsteht organisationsweite Transparenz über den Nutzen eines Projekts, die Kosten, die Qualität und den Fortschritt. Vielfach liegen die benötigten Daten jedoch in unterschiedlichen IT-Systemen oder je nach PPM-Reifegrad in Einzeldateien vor. Manchmal sind sie auch nur in den Köpfen der Projektmitglieder vorhanden.

Problematisch ist zudem, dass vom Treffen einer Entscheidung bis zu ihrer Umsetzung zu viel Zeit vergeht. Informationen werden in mehreren Runden langwierig abgestimmt und können dadurch nicht zeitgerecht verteilt werden.

Eine Lösung für dieses Dilemma bietet die Digitalisierung: Unternehmen, die ihre Portfolio-, Programm- und Projektmanagement-Prozesse digitalisieren, sind in der Lage, Abläufe zu automatisieren und dadurch zu beschleunigen. Entscheidungen werden in Echtzeit getroffen und auch in Echtzeit verteilt. Das funktioniert selbst über unterschiedliche IT-Systemlandschaften hinweg. Die PwC-Experten bringen die dafür geeigneten Methoden und Werkzeuge aus dem traditionellen oder agilen Projektmanagement ein.

Business Transformation Office: Die Schaltstelle für Veränderungen

Vielen großen Organisationen fehlt die Fähigkeit, Veränderungen nachhaltig zu steuern. Das ist der Grund, wieso sie die Ziele und den Mehrwert ihrer Strategie häufig nicht realisieren können. Organisatorisch stehen Unternehmen oder Verwaltungen oftmals vor der Aufgabe, eine geeignete Einheit für den Veränderungsprozess erstmalig oder neu aufzustellen – etwa ein „Center of Competence for PPM“ oder „Enterprise PM(O)“-Abteilungen für übergreifendes Transformationsmanagement.

Damit diese Einheit den Prozess der Veränderung optimal steuern und strukturieren kann, müssen Vision und Strategie systematisch mit allen Umsetzungsaktivitäten verknüpft werden. Dazu gehören insbesondere klare organisatorische und prozessuale Zuständigkeiten sowie neue, digital gestützte Methoden und Werkzeuge. Nur so lassen sich die Komplexitätsprobleme großer Organisationen ergebniswirksam überwinden.

Die PwC-Experten für Projektportfoliomanagement konzeptionieren und schaffen gemeinsam mit Ihnen leistungsfähige „Business Transformation Office“-Strukturen – sowohl in der ganzen Organisation als auch in den einzelnen Fachbereichen.

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Till R. Lohmann

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