Agilität im öffentlichen Sektor
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Dr. Wolfgang Zink
Partner, Public Sector Consulting bei
PwC Deutschland
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Mit SAFe die Digitalisierung der Verwaltung beschleunigen
Der öffentliche Sektor muss agiler werden
Der öffentliche Sektor steht vor einer Mammutaufgabe: der Digitalisierung. In den vergangenen Jahren haben Bund, Länder und Kommunen bereits zahlreiche Digitalisierungsinitiativen gestartet. Eine der größten ist die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Es verpflichtet Bund, Länder und Kommunen dazu, 575 Verwaltungsdienstleistungen bis Ende 2022 für Bürger:innen und Unternehmen digital zugänglich zu machen.
Allzu weit fortgeschritten ist die Digitalisierung der Verwaltungsservices jedoch noch nicht. Zentrale Hürden sind deren hohe Komplexität und Anforderungen, die sich laufend ändern. Weitere Herausforderungen sind die Verwaltungsprozesse und -strukturen selbst, die oftmals eine schnelle und kosteneffiziente Umsetzung verhindern.
Um die Digitalisierung der Verwaltung zu beschleunigen, eignen sich agile Methoden – allen voran das Scaled Agile Framework® („SAFe“). Dieses Rahmenwerk ermöglicht agiles Arbeiten in Organisationen jeglicher Größe und Komplexität. Wie SAFe in der Verwaltung konkret funktionieren kann, haben unsere PwC-Expert:innen als zertifizierte SAFe Gold Partner beispielsweise im Projekt „Digitale Verwaltung Niedersachsen“ gezeigt, dem bundesweiten Vorreiter bei der Implementierung von SAFe im öffentlichen Sektor.
Erfahren Sie mehr über skalierte Agilität und was SAFe für den öffentlichen Sektor leisten kann. Oder rufen Sie uns direkt an und wir besprechen, wie wir Ihnen helfen können. Wir freuen uns auf Sie.
„Neue Probleme erfordern neue Methoden. SAFe bietet dem öffentlichen Sektor die Chance, effizienter und schneller zu arbeiten – und Digitalisierungsprojekte auch in großen, komplex strukturierten Organisationen erfolgreich umzusetzen.“
Unser Service im Überblick
SAFe: Organisatorischer Rahmen für die agile Verwaltung
SAFe ist eines der weltweit meistgenutzten Rahmenwerke für agiles Arbeiten in großen Organisationen. Auch in zahlreichen Behörden arbeiten agile Teams bereits mit diesem Ansatz. Der öffentliche Sektor in Großbritannien und den USA zum Beispiel setzt SAFe schon seit einigen Jahren großflächig um. Auch die französische Arbeitsagentur, die niederländische Steuerbehörde und die australische Post nutzen das Scaled Agile Framework®.
SAFe bietet spezifische Anleitungen und Erfolgsmuster, an denen sich Institutionen des öffentlichen Sektors orientieren können, um agile Methoden gewinnbringend umzusetzen. Planungen lassen sich flexibel an neue Erkenntnisse sowie an die Bedürfnisse kleinerer, agil arbeitender Teams anpassen. Dies ermöglicht es, übergreifende Ziele zu erreichen.
Wie SAFe funktioniert
Das Scaled Agile Framework® unterteilt Abläufe in bis zu drei Ebenen: Portfolio-, Programm- und Teamebene. Auf der Portfolioebene definieren die Verantwortlichen die strategischen Ziele und Lösungen („Epics“) der gesamten Organisation, etwa einer Behörde. Eine Artefakt-Kaskade im Zuge des Frameworks stellt sicher, dass die strategischen Ziele stringent umgesetzt werden, über die Programmebene bis auf die Teamebene.
Wie sieht die Arbeit mit SAFe nun praktisch aus?
Projekte im öffentlichen Sektor sind häufig komplex und von vielfältigen Abhängigkeiten geprägt. Diese werden in sogenannten Program Increment (PI) Plannings zwischen den Akteuren identifiziert und verhandelt. Diese zweitägigen Events finden zu Beginn eines Inkrementes (i. d. R. vierteljährlich) statt und stellen die agile Herzkammer der Methodik dar. Idealtypisch nehmen bis zu 125 Teilnehmer:innen an diesen (digitalen) Großveranstaltungen teil. Sie tauschen sich in diesem Rahmen untereinander und mit weiteren Stakeholdern über ihre Planungen, Anforderungen und Risken aus. Das schafft Transparenz.
Im darauffolgenden Quartal finden in einem regelmäßigen Rhythmus Regeltermine und kleinere Sprints – sogenannte Iterationen – statt. Die Termine, Rollen und Artefakte stellen sicher, dass Abhängigkeiten eingehalten und Teillösungen produktiv entwickelt werden. „System Demos“ zeigen den praktischen Fortschritt live in Demoveranstaltungen anhand von (Teil-)Ergebnissen – anstatt dass aufwändige Statusberichte angefertigt werden.
Best Practice: PwC mit SAFe-Pionierprojekt in Niedersachsen
Als zertifizierter SAFe Gold Partner unterstützt PwC seit 2020 das Bundesland Niedersachsen, das agile Rahmenwerk umfassend einzusetzen und somit insbesondere das OZG schneller zu realisieren. Klar ist: Bei der Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen reicht es nicht, analoge Vorgänge einfach eins zu eins digital abzubilden. Die Digitalisierung der Verwaltung muss ganzheitlich gedacht und über bestehende Abteilungssilos hinweg umgesetzt werden. Dies hat das Land Niedersachsen erkannt.
Mit der „Digitalen Verwaltung Niedersachsen“ (DVN) wird SAFe zum ersten Mal in Tiefe im deutschen öffentlichen Sektor implementiert. PwC unterstützt die Programmleitung bei der strategischen Ausrichtung und organisiert die methodische Implementierung als zentraler Bestandteil des sogenannten Lean Agile Center of Excellence (LACE). SAFe Scrum Master und SAFe Agile Coaches – externe Expert:innen für agile Methoden – unterstützen die Teams direkt vor Ort. Gemeinsam mit dem Kunden hat unser Team neue Standards in der Implementierung skalierter agiler Methoden im öffentlichen Sektor gesetzt.
Die Vorteile von SAFe auf einen Blick
Mit SAFe lassen sich komplexe Vorgänge besser beherrschen. SAFe ermöglicht:
- Transparenz der Fortschritte und Lieferergebnisse
- Ebenen übergreifende Kommunikation
- Schnellere Handlungsfähigkeit
Die getakteten Freigabe- und Abnahmeprozesse, kombiniert mit dezentralen Entscheidungsprozessen, ermöglichen schnellere Entscheidungen – und führen im Ergebnis dazu, dass die „Digitale Verwaltung Niedersachsen“ schneller und effizienter arbeitet.
Was das SAFe-Team von PwC seinen Mandanten bietet
- Phase 1
- Phase 2
- Phase 3
Phase 1
Konzeption agiler und hybrider Digitalisierungsinitiativen
Als zertifizierte SAFe-Gold-Partner begleiten wir Sie bei allen Digitalisierungsinitiativen, von Anfang an. Wir haben das Know-how, um agile Digitalisierungsprogramme von Grund auf zu konzipieren. Bedarfsgerecht verbinden wir auch konventionelle Programm-Management-Methoden wie etwa V-Modell XT oder Wasserfall-Projekte mit agilen Arbeitsweisen zu hybriden Lösungen. Über die Konzeption neuer Initiativen hinaus unterstützen wir auch den Übergang von konventionellen Strukturen hin zur Agilität.
Sie wollen herausfinden, wie Sie agile Methoden für sich und Ihre Organisation nutzen können? Sie haben die Herausforderung, dass ihre Programm-Managementstruktur zu starr ist und zu spät Mehrwert generiert?
Unsere Leistungen beinhalten u.a.:
- Konzept- und Strategieentwicklungen zur agilen Transformation
- Agilitäts-Reifegradassessment
- Durchführung von Programm-Management-Methoden Reviews und SAFe Value-Chain Workshops
- Konzeption der Nutzung agiler Zusammenarbeitsmodelle
Phase 2
Implementierung der Agilität
Unsere Expert:innen unterstützen Sie dabei, skalierte Agilität zu implementieren, und zwar durch die Befähigung und Etablierung der relevanten Rollen, die Einführung der notwendigen Regeltermine und der stringenten agilen Artefakte. Die konzipierten Lösungen implementieren unsere zertifizierten Expert:innen sicher mit Best-Practice-Tools.
Sie wollten agile Element teilweise oder vollständig implementieren, aber haben noch keine praktische Erfahrung? Sie benötigen zertifizierte Expert:innen die gemeinsam mit Ihnen die agile Transformation erfolgreich anstoßen und umsetzen?
Unsere Leistungen beinhalten u.a.:
- Durchführung von PI-Plannings in physischem, virtuellen oder hybriden Format
- Toolgestützte Implementierung basierend auf entsprechenden IT-Anforderungen
- Durchführung von Informationsveranstaltungen und Schulungen inkl. SAFe Zertifizierung
- Methodische Implementierung der SAFe Artefakte (Epics, Features, Stories)
Phase 3
Begleitung im Tagesgeschäft auf allen Ebenen
Unsere PwC-Expert:innen unterstützen nach der Implementierung im Tagesgeschäft auf allen Ebenen; „top-down“ zum Beispiel mit einem agilen Program Management Office (APMO) oder Lean Agile Center of Excellence (LACE), das das Management und die methodische Weiterentwicklung agiler Projekte übernimmt. SAFe Product Owner oder SAFe Scrum Master arbeiten direkt in den Teams mit und unterstützen fachlich und methodisch, um eine nachhaltige und Ebenen übergreifende Agilität zu ermöglichen. Zu unserem Team gehören außerdem SAFe Agile Coaches, SAFe Government Practitioners und SAFe Program Consultants – allesamt Expert:innen, die Entscheidungsträger:innen und Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung für unterschiedliche Fragen agilen Arbeitens zur Verfügung stehen oder mitarbeiten.
Sie nutzen bereits erste agile Element und wollen diese im Tagesgeschäft verstetigen bzw. professionalisieren? Sie wollen die Vorteile ebenübergreifender Agilität für sich nutzen?
Unsere Leistungen beinhalten u.a.:
- Methodisches und Mindset Coaching auf Leitungs- und Teamebene
- Etablierung nachhaltiger agiler internen Strukturen in der Organisation
- Agilisierung des Tagesgeschäftes durch bspw. Dailies und persönliche/Team-Kanbans
- Vernetzung diverser agiler Organisationseinheiten zur übergreifenden Agilisierung
Unsere Leistungen im Einzelnen
Unsere zertifizierten SAFe-Expert:innen unterstützen Sie in allen Phasen des agilen Arbeitens, von Strategie und Konzeption über die Implementierung bis hin zur nachhaltigen Umsetzung. Sie helfen Organisationen jeder Größe, von der Agilität auf Teamebene über hybride Formen aus agilen Elementen und traditionellen Methoden bis hin zum vollständig implementierten Scaled Agile Framework®. Dabei nutzen wir Erfahrungen und Expertise aus unterschiedlichsten Branchen sowie insbesondere dem öffentlichen Sektor. Bei Bedarf greifen wir auf das internationale PwC-Netzwerk zurück.
„Nur mit dem Einsatz agiler Methoden kann die Modernisierung des öffentlichen Sektors gelingen.“
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