Geschäftsprozessoptimierung neu gedacht – Ein modularer Ansatz für den Public Sector
Optimierung von Geschäftsprozessen im öffentlichen Sektor ist der Schlüssel zu mehr Effizienz, Transparenz und Zukunftsfähigkeit – und die Grundlage für den sinnvollen Einsatz von Automatisierung und Künstlicher Intelligenz. Unser GPO-Vorgehensmodell bietet IT-Dienstleistern und Behörden ein praxisorientiertes Instrument, um Prozesse systematisch zu analysieren, zu gestalten und nachhaltig umzusetzen. Mit einem modularen Ansatz, der sechs klar definierte Phasen umfasst, werden nicht nur einzelne Prozesse betrachtet, sondern die gesamte Organisation auf ihre digitale Zukunft vorbereitet. Hands-on-Unterlagen, maßgeschneiderte Templates und flexible Workshopformate stellen sicher, dass die Optimierung praktisch umgesetzt werden kann – ganz gleich, ob vor Ort oder digital. So werden Best Practices effizient nachnutzbar, langfristig Kosten gesenkt und Verwaltungsleistungen schneller und nachvollziehbar erbracht.
Unser Ziel ist es, Ihnen zu helfen, Prozesse schlanker, schneller und nachvollziehbarer zu gestalten, um so die Servicequalität für Bürger*innen zu verbessern und die interne Effizienz zu steigern. Vertrauen Sie auf unsere Expertise, um Ihre Verwaltung zukunftsfähig zu gestalten.
„Mit einem strukturierten GPO-Ansatz werden Verwaltungsprozesse nicht nur schneller, sondern vor allem nachvollziehbar und prüffest – ein entscheidender Erfolgsfaktor für jede Behörde.“
Mehr Effizienz und Transparenz durch systematische Prozessoptimierung
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Effiziente Prozessoptimierung für den öffentlichen Sektor – maßgeschneiderte Lösungen von PwC
Maßgeschneiderte Prozessoptimierung für die öffentliche Verwaltung
Eine moderne Verwaltung braucht klare, belastbare und effiziente Prozesse. Unser Vorgehensmodell zur Geschäftsprozessoptimierung unterstützt Behörden dabei, Abläufe transparent zu gestalten, Medienbrüche zu reduzieren und die Zusammenarbeit über Bereiche hinweg zu verbessern. Das Ergebnis: schnellere Entscheidungen, einheitliche Qualitätsstandards und eine nachweislich höhere Servicequalität für Bürger*innen.
Effizienz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit schaffen
Mit standardisierten Verfahren, klaren Zuständigkeiten und prüffesten Entscheidungswegen stellen wir sicher, dass Prozesse nicht nur effizient, sondern auch rechtssicher und nachvollziehbar sind. Durch transparente Prozessmodelle wird sichtbar, wer wofür verantwortlich ist, wo Zeit verloren geht und an welchen Stellen Optimierungspotenziale liegen. Das steigert die Akzeptanz bei Mitarbeitenden und erleichtert die Kommunikation gegenüber internen und externen Prüfstellen – einschließlich Rechnungshöfen.
Praktische Unterstützung statt abstrakter Beratung
Behörden erhalten von uns konkrete, sofort einsetzbare Werkzeuge: Templates, Methoden, Checklisten und Workshopformate, die ohne lange Vorlaufzeit genutzt werden können. Sie helfen, Abläufe strukturiert zu analysieren, Entscheidungen zu dokumentieren und Verbesserungen zielgerichtet umzusetzen. So profitieren Verwaltungen nicht nur von einem Modell, sondern von einem vollständigen Werkzeugkasten für Praxis und Umsetzung.
Nachhaltige Wirkung – mit oder ohne Automatisierung
Unsere Optimierung schafft die Grundlage für den gezielten Einsatz digitaler Technologien wie Low-Code oder RPA – ist aber nicht davon abhängig. Viele Verbesserungen entstehen bereits durch klarere Rollen, bessere Abstimmung und einfachere Abläufe. Wo digitale Lösungen sinnvoll sind, integrieren wir sie so, dass sie nachweislich Wirkung erzielen und dauerhaft tragfähig bleiben.
Ihr Mehrwert
Behörden erhalten sichtbare, prüffeste und messbare Ergebnisse: kürzere Bearbeitungszeiten, weniger Medienbrüche, mehr Transparenz und eine Organisation, die flexibel auf neue Anforderungen reagieren kann. So wird Prozessoptimierung zu einem echten Hebel für Leistungsfähigkeit und Zukunftssicherheit der Verwaltung.
Modulare Geschäftsprozessoptimierung für eine zukunftsfähige Verwaltung
- Phase X – Durchführung Voruntersuchung
- Phase 1 – Festlegung Prozessziele
- Phase 2 – Erfassung Ist-Zustand
- Phase 3 – Ermittlung Soll-Zustand
- Phase 4 – Einführung neuer Prozesse
- Phase 5 – Sicherstellung Nachhaltigkeit
Phase X – Durchführung Voruntersuchung
In der Voruntersuchung schaffen wir Orientierung. Gemeinsam mit der Behörde wird eine Prozesslandkarte erstellt, um alle Abläufe sichtbar zu machen und Handlungsfelder zu priorisieren. So entsteht ein klares Bild, welche Bereiche das größte Optimierungspotenzial haben. Durch die Bewertung nach Nutzen und Aufwand wird transparent, wo Verbesserungen den größten Effekt erzielen – als fundierte Grundlage für alle weiteren Phasen.
Phase 1 – Festlegung Prozessziele
In dieser Phase werden klare Ziele definiert. Nach Auswahl eines geeigneten Prozesses legen wir gemeinsam mit den Fachbereichen messbare Kennzahlen fest – etwa zur Reduktion von Bearbeitungszeiten, Verbesserung der Servicequalität oder Erhöhung der Transparenz. Zuständigkeiten und Prioritäten werden abgestimmt, sodass ein verbindlicher Zielkatalog entsteht, der die Ausrichtung und Erfolgskontrolle der Optimierung sicherstellt.
Phase 2 – Erfassung Ist-Zustand
In Phase 2 werden die bestehenden Abläufe detailliert aufgenommen und analysiert. Rollen, Schnittstellen und Systeme werden sichtbar gemacht, um Engpässe und Ineffizienzen zu identifizieren. Diese strukturierte Erhebung bildet die Grundlage für fundierte Entscheidungen. Nur wer den Ist-Zustand kennt, kann Prozesse gezielt verbessern, Ressourcen gezielter einsetzen und die spätere Wirkung objektiv messen.
Phase 3 – Ermittlung Soll-Zustand
In dieser Phase wird das Zielbild entwickelt. Gemeinsam gestalten wir Soll-Prozesse, die einfacher, schneller und transparenter sind. Dabei werden organisatorische, rechtliche und technische Rahmenbedingungen berücksichtigt. Oft lassen sich spürbare Verbesserungen schon ohne Automatisierung erzielen – etwa durch klare Verantwortlichkeiten, reduzierte Schnittstellen oder optimierte Abläufe. So entsteht ein tragfähiges, zukunftsfähiges Prozessdesign.
Phase 4 – Einführung neuer Prozesse
Die Umsetzung bringt die Veränderungen in die Praxis. Wir begleiten organisatorische Anpassungen und den gezielten Einsatz digitaler Werkzeuge wie Low-Code oder RPA. Entscheidend ist, dass jede Maßnahme entscheidungssicher dokumentiert wird – also auch gegenüber Rechnungshöfen und internen Prüfstellen Bestand hat. So wird die Optimierung effizient, nachhaltig und revisionssicher verankert.
Phase 5 – Sicherstellung Nachhaltigkeit
In der letzten Phase stellen wir sicher, dass Verbesserungen dauerhaft wirken. Mit Kennzahlen wird überprüft, ob Ziele erreicht wurden, und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) etabliert. So bleibt die Organisation flexibel und kann auf neue Anforderungen reagieren. Prozessoptimierung wird Teil des Arbeitsalltags – und stärkt die Leistungsfähigkeit und Zukunftsfähigkeit der Verwaltung langfristig.
