Die GoBD stellen Healthcare- und Pharmaunternehmen vor neue Herausforderungen

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gelten seit 1. Januar 2015 für alle Veranlagungszeiträume. Doch viele Unternehmen haben die dort enthaltenen Vorschriften noch nicht umgesetzt. Das gilt auch für den Gesundheitssektor. Krankenhäuser und Labore wie auch global agierende Pharmakonzerne sind meist noch nicht auf dem aktuellen Stand. Das birgt aus handels- und steuerrechtlicher Sicht jedoch erhebliche Risiken!

Bei den anstehenden Betriebsprüfungen für den Veranlagungszeitraum 2015 werden die GoBD erstmals angewandt, ein Nichteinhalten wird sanktioniert. Es drohen noch höhere Strafen, wenn zum Zeitpunkt der Betriebsprüfung nicht einmal die nötigen Maßnahmen zur Umsetzung der neuen Standards nachgewiesen werden können oder zumindest in einem ersten Schritt geplant worden sind (sog. Organisationsverschulden).

Im Anwendungserlass zu § 153 AO hat das Bundesfinanzministerium die Voraussetzungen für eine straffreie Berichtigung von Steuererklärungen nach Ablauf der Festsetzungsfrist konkretisiert (BMF-Schreiben vom 26.05.2016). Demnach müssen Steuerpflichtige nachweisen, dass der zu berichtigende Fehler weder vorsätzlich noch leichtfertig begangen wurde. Dies kann durch ein internes Kontrollsystem belegt werden, das das Einhalten steuerrechtlicher Pflichten risikoorientiert unterstützt. Ein solches Kontrollsystem dient als wichtiges Indiz, um den Vorwurf der vorsätzlichen Steuerhinterziehung zu widerlegen, und kann sich so strafbefreiend auswirken. Allerdings gilt das nur für den Fall, dass das interne Kontrollsystem auch das Einhalten der GoBD umfasst. Es muss gewährleisten, dass die IT-Systeme entsprechend eingerichtet, die nötigen Richtlinien umgesetzt, Verfahrensdokumentation und Geschäftsablauf ordnungsgemäß abgewickelt werden.

Die beiden PwC-Experten Rüdiger Giebichenstein und Carsten Schirp beschäftigen sich in ihrem Artikel (Compliance Berater, Ausgabe 3/2016) mit genau diesen Verwaltungsvorschriften, die für die Rechnungslegung sowie für steuerlich relevante IT-Systeme gelten, und geben Tipps, wie die neuen Vorgaben zu interpretieren und im Unternehmen konkret umzusetzen sind.