Case Study

Die Situation

Das Universitätskrankenhaus beauftragte uns damit, es bei der strategischen Nutzung und Beantragung von Fördermitteln zu unterstützen. Fördermittelberatung geht dabei weit über die reine Antragstellung hinaus, sie umfasst: 

• die systematische Identifikation geeigneter Programme,  
• die Analyse der Fördervoraussetzungen und  
• die Begleitung bei der Umsetzung und Mittelverwendung. 

Besonders in Branchen wie dem Gesundheitswesen, in denen Investitionen in Digitalisierung, Medizintechnik oder Infrastruktur komplex und kostenintensiv sind, ist eine übergeordnete Fördermittelstrategie, abgestimmt mit den Unternehmenszielen von entscheidender Bedeutung. Sie ermöglicht es, Investitionsvorhaben effizient zu planen, finanzielle Risiken zu reduzieren und Projekte erfolgreich umzusetzen. Durch gezieltes Monitoring, Fristenmanagement und die Koordination mit Förderstellen stellt die Beratung sicher, dass Mittel korrekt eingesetzt werden und nachhaltigen Nutzen für die Organisation schaffen. 

Die Anforderungen

Unser Kunde stand vor mehreren Herausforderungen: Die Fördermöglichkeiten wurden isoliert betrachtet, es fehlte eine strukturierte Übersicht über relevante Programme und die internen Prozesse für Antragstellung und Mittelverwendung waren fragmentiert. Neben der Ressourcenknappheit in den Fachbereichen war auch die Steuerung externer Dienstleister nicht konsistent organisiert. Zusätzlich konnte das Krankenhaus aufgrund fehlender Standards und klarer Verantwortlichkeiten bisher keine Fördermittelstrategie nachhaltig umsetzen. 

Nach einem ausführlichen Erstgespräch erkannte der Kunde selbst die Notwendigkeit, grundlegende Maßnahmen in verschiedenen Bereichen der Fördermittelorganisation umzusetzen. Andernfalls bestand ein hohes Risiko, dass Förderanträge nicht korrekt gestellt, Fristen versäumt oder Mittel nicht effizient genutzt würden.  

Konkret mussten folgende Anforderungen erfüllt werden: 

• Identifikation relevanter Förderprogramme: systematische Auswahl passender nationaler und EU-Programme für Investitionen in Digitalisierung, Medizintechnik und Infrastruktur 
• Analyse der Fördervoraussetzungen: Prüfung der Förderfähigkeit der geplanten Maßnahmen und Sicherstellung der Einhaltung formaler Anforderungen 
• Optimierung der Antragsprozesse: Etablierung standardisierter Prozesse zur Antragstellung und Mittelverwendung 
• Monitoring und Fristenmanagement: Überwachung von Terminen, Berichtsanforderungen und Einhaltung regulatorischer Vorgaben 
• Steuerung externer Dienstleister: klare Verantwortlichkeiten und transparente Koordination bei der Projektumsetzung 

Die Umsetzung dieser Anforderungen war entscheidend, um Investitionen effizient zu planen, Chancen auf Fördermittel optimal zu nutzen und Projekte nachhaltig zum Erfolg zu führen.

Unsere Vorgehensweise 

Im Projekt haben wir zunächst die bestehenden Prozesse und Strukturen zur Nutzung von Fördermitteln analysiert, um Optimierungspotenziale zu identifizieren und den Kunden bei der strategischen Umsetzung zu unterstützen. Dabei kam unser Best-Practice-Framework für Fördermittelmanagement zum Einsatz. Dieses Framework umfasst vordefinierte Domänen, Sub-Domänen und erforderliche Fähigkeiten einer Fördermittelorganisation. Eine strukturierte Methodik auf Basis bewährter Projekt- und Governance-Standards half dabei, die Förderfähigkeit und die organisatorische Reife systematisch zu bewerten und zu modellieren.

Das Projekt gliederte sich in vier aufeinander aufbauende Schritte:

1. Scoping: Identifikation relevanter Förderprogramme, die zu den geplanten Investitionen in Digitalisierung, Medizintechnik und Infrastruktur etc. passen
2. Ist-Aufnahme: Erfassung des aktuellen Umsetzungsstands, bestehender Prozesse und Verantwortlichkeiten bei der Fördermittelbeantragung und Mittelverwendung
3. Soll-Konzept & Roadmap: Entwicklung einer strategischen Fördermittel-Roadmap zur Optimierung der Prozesse und Sicherstellung der Förderfähigkeit
4. Implementierung: Begleitung bei der Umsetzung der priorisierten Maßnahmen, inklusive Monitoring, Fristenmanagement und Steuerung externer Dienstleister

Im Verlauf des Projekts haben wir in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden zahlreiche Initiativen durchgeführt, darunter:

• Strukturierung und Standardisierung der Antragstellungsprozesse
• Analyse und Optimierung der Fördervoraussetzungen für bestehende und geplante Maßnahmen
• Etablierung eines transparenten Fristen- und Monitoring-Systems
• Schulung der Fachbereiche zu Fördermöglichkeiten und Prozessen
• Koordination und Steuerung externer Dienstleister zur erfolgreichen Umsetzung der Projekte

Diese Maßnahmen stärkten die organisatorische Kompetenz im Fördermittelmanagement, erhöhten die Effizienz der Prozesse und schufen eine belastbare Grundlage für die erfolgreiche Beantragung und Nutzung von Fördermitteln.

Mit Hilfe dieser geschaffenen Grundlage konnte der Kunde im nächsten Schritt Fördermittel strategisch nutzen und Investitionsprojekte nachhaltig umsetzen.

Der Mehrwert

In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden konnten wir im vergangenen Jahr die strategische Nutzung von Fördermitteln kontinuierlich vorantreiben und uns dabei als vertrauensvoller Partner für Fördermittelberatung im Gesundheitswesen etablieren. Durch unser Engagement konnte die Fördermittelstrategie des Krankenhauses signifikant gestärkt werden, indem wir Prozesse zur Identifikation, Antragstellung und Mittelverwendung standardisiert, verschlankt und gleichzeitig an die jeweiligen Förderbedingungen angepasst haben.

Zudem haben wir die Effizienz der Fördermittelprozesse durch gezieltes Monitoring, Fristenmanagement und die koordinierte Steuerung externer Dienstleister deutlich gesteigert und nachhaltig das Bewusstsein für strategische Fördermittelnutzung innerhalb der Organisation gestärkt. Unsere Arbeit machte auch die interne Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen effizienter und transparenter.

Die erfolgreiche Zusammenarbeit hat es zudem ermöglicht, Kolleg:innen außerhalb der Finanz- und Projektbereiche für die nachhaltige Nutzung von Fördermitteln zu gewinnen, basierend auf der positiven Reputation und dem nachweisbaren Erfolg unserer Begleitung. Für die Zukunft sind weitere Projekte geplant, die auf den gemeinsam entwickelten Grundlagen aufbauen und dabei auf unser bewährtes, interdisziplinäres Team setzen, um Investitionen planbar, effizient und nachhaltig zu realisieren.