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Was 2021 auf die Kassensysteme der Händler zukommt

29 September, 2020

Kassensicherungs-verordnung – Was zu tun ist

Die gesetzlichen Neuregelungen rund um elektronische und auch offene Kassensysteme treiben Handel und Gastronomie bereits seit einigen Jahren um. Seit 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle elektronischen Kassen mit einer sogenannten technischen Sicherungseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, um Kassenvorgänge sauber zu dokumentieren und vor Manipulationen zu schützen.

„Die gute Nachricht zuerst: Eine grundsätzliche Pflicht zur Registrierkasse oder elektronischen Kasse besteht in Deutschland aber auch nach dem 1. Januar 2020 nicht. Eine offene Ladenkasse ist also weiter zulässig. Es ist jedoch wichtig, sich auch 2021 aktiv mit dem Thema auseinanderzusetzen, um sich an die sich ständig ändernden Anforderungen anzupassen und so nicht auf der Strecke zu bleiben."

Christian Ofner, Prozessmanagement-Experte bei PwC Deutschland

Neue Verordnung zum Schutz elektronischer Registrierkassen

Ihr Experte für Fragen

Christian Ofner

Christian Ofner
Prozessmanagement-Experte, PwC Deutschland
Tel.: +49 89 5790-5456
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Das Problem: Zwar sind erste zertifizierte Lösungen für TSE am Markt erhältlich, die Kapazitäten für die Umsetzung sind jedoch weiterhin knapp. Das BMF hatte die Fristen zum 30. September im BMF Schreiben vom 18. August 2020 nochmals klarstellend formuliert. Die Finanzbehörden der Länder gewährten teilweise eine Nichtbeanstandungsregelung bis 31. März 2021. Diese war jedoch landesspezifisch leicht unterschiedlich und an Bedingungen geknüpft.

Bedingungen sind u.a. und können je Bundesland abweichend ausfallen:

  • Individueller Antrag auf Fristverlängerung
  • Nachweisliche Beauftragung der Beschaffung einer TSE bis Ende September 2020
  • Bestätigung/Nachweis, dass Ausrüstung mit TSE bis 30. September nicht möglich ist
  • Funktionsfähiger Einbau bis 31. März 2021

„Ungeachtet der verstrichenen Frist vom August 2020 sowie März 2021, empfehlen wir einen individuellen Antrag auf Fristverlängerung für den Fall, dass aufgrund technischer Komplikationen die Frist nicht eingehalten werden konnte.“

Christian Ofner, Prozessmanagement-Experte bei PwC Deutschland

Bereits seit langem sind Händler verpflichtet, ihre Geschäftsvorfälle, etwa Eingangs- und Ausgangsumsätze, Stornierungen, Trinkgelder oder Entnahmen, laufend einzeln zu erfassen und seit 2002 müssen die digital erfassten Grunddaten generell auch in maschinell auswertbarer Form gespeichert werden. Und auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff und den Aufbewahrungsfristen (GoBD) müssen Händler bereits heute einhalten.

Die Aufzeichnungspflichten gelten für alle Kassen. Und auch die Kassennachschau betrifft alle Kassen – offene Ladenkassen genauso wie elektronische Kassen und Registrierkassen.

Seit Januar 2020 gelten nun weitere Vorgaben, um elektronische Registrierkassen besser vor Manipulationen zu schützen: Wichtigste Neuerung ist die Einführung einer technischen Sicherungseinrichtung (TSE) zum Schutz des elektronischen Aufzeichnungssystems. Zwar galt bereits bisher: Die Kassentransaktionen dürfen nicht verändert werden. Ohne externe Geräte ließ sich die Einhaltung aber nur schwer überprüfen.

Was ist neu seit Januar 2020?

1.) Einführung der Technischen Sicherungseinrichtung

Seit Januar 2020 ist eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte Sicherungseinrichtung für elektronische Kassensysteme verpflichtend, um Manipulationen an Aufzeichnungen zu verhindern. Das Problem: Noch sind nur einzelne Anbieter am Markt, eine Cloud-basierte Lösung fehlt jedoch noch gänzlich. Diese Situation verunsichert den Handel sowie Betreiber von Kassensystemen.

Diese Vorgabe gilt für alle elektronischen und computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen, die als elektronische Aufzeichnungssysteme fungieren. Fahrscheinautomaten und -drucker, elektronische Buchhaltungssysteme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter sowie Geld- und Warenspielgeräte sind von der Regelung ausgenommen.

Die Unternehmen müssen künftig darauf achten, dass die Zertifizierung der TSE auch wirksam ist. Voraussichtlich werden die Zertifizierungen für 5 Jahre erteilt werden.

2.) Belegausgabepflicht

Seit 1. Januar 2020 gilt zudem eine Belegausgabepflicht bei der Verwendung elektronischer Kassensysteme. Händler müssen also sicherstellen, dass am Ende einer Transaktion immer ein Kassenzettel ausgegeben wird. Offene Ladenkassen sind von dieser Regelung nicht betroffen.

„Mit Zustimmung des Kunden kann der Beleg auch in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Es reicht jedoch nicht aus, den Beleg am Display sichtbar zu machen“, berichtet Christian Ofner.

Die Belegausgabepflicht bedeutet – anders als in einigen anderen Ländern zum Teil schon länger - für den Kunden jedoch nicht die Verpflichtung, den Beleg auch entgegenzunehmen.

3.) An- und Abmeldung der Kassensysteme

Und nicht zuletzt sind Händler verpflichtet, ihre Kassensysteme ab dem Jahr 2020 zu registrieren. Es besteht eine Meldepflicht für alle Kassen, eigentlich bereits bis zum 31. Januar 2020. Diese Frist wurde nun aber verschoben, denn auch hier stehen die nötigen Rahmenbedingungen noch nicht bereit: Die Plattform zur An- und Abmeldung der Kassensysteme ist noch nicht live. Also gibt es eine Schonfrist für den Handel.

„Die Meldung der Kassensysteme muss natürlich erst dann erfolgen, wenn auch das entsprechende elektronische Meldesystem verfügbar ist.“

Christian Ofner, Prozessmanagement-Experte bei PwC Deutschland

4 Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K)

Kassenbetreiber sind verpflichtet Geschäftsvorfälle in der Kasse über eine einheitliche Schnittstelle (DSFinV-K) den Finanzbehörden im Zuge einer Kassennachschau zur Verfügung zu stellen. Im Vorfeld ist darauf zu achten, dass die Geschäftsvorfälle identifiziert, spezifiziert und gemäß der Spezifikation in der Exportschnittstelle die Daten bereitgestellt werden. Die Vorbereitungen hierzu, in Form der Identifikation der kassenrelevanten Geschäftsvorfälle sowie der Bestimmung von deren Start und Ende können hierbei die eigentliche Herausforderung darstellen.

Gut vorbereitet auf die Kassennachschau

Bereits seit Anfang 2018 haben die Behörden ein unangemeldetes Prüfungsrecht für Kassen und dürfen sich jederzeit Zugriff auf die Kassendokumentation verschaffen. Für die so genannte Kassennachschau ist keine Ankündigung erforderlich. Mit dem Instrument der Kassennachschau und der Verfügbarkeit der Kassendaten für den Prüfer hat das Finanzamt weitere Auswertungsmöglichkeiten.

„Es ist wichtig, dass Mitarbeiter im Fall einer Nachschau wissen, was zu tun ist und wer mit einbezogen werden muss. Über unsere Schulungs-App können diese Informationen den Kollegen aktuell schnell verfügbar gemacht werden.“

Dr. Christina Mair, Managerin bei PwC Deutschland

Welche Aufgaben stehen an?

Mit diesen sieben Tipps gehen Sie das Thema strukturiert an:

  1. Stimmen Sie sich eng mit den Herstellern der elektronischen Kassensysteme ab, wann die Software für die Sicherungseinrichtung verfügbar ist
  2. Erstellen Sie die Anforderungen für die Einbindung der Software und planen Sie den Rollout.
  3. Stellen Sie sicher, dass Sie spätestens bis Ende August 2020 ein zertifiziertes TSE-Modul implementiert oder die Beschaffung nachweislich auf den Weg gebracht haben.
  4. Nutzen Sie die Gelegenheit, um ihre Kassenführung auf den Prüfstand zu stellen: Kontrollieren Sie, ob Sie ihre Geschäftsvorfälle bereits vollständig erfassen. Überprüfen Sie Ihre vorhandenen Verfahrensdokumentationen und adaptieren Sie diese bei Bedarf.
  5. Verfolgen Sie genau, wann die Online-Plattform für die Anmeldung der Kassensysteme verfügbar ist und legen Sie ein Vorgehen zur An- und Abmeldung Ihrer Kassensysteme fest.
  6. Definieren Sie geeignete Prozesse und regeln Sie Verantwortlichkeiten, um sicherzustellen, dass die Meldepflicht eingehalten wird.
  7. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden über die Belegausgabepflicht informiert sind und auch bei einer Kassennachschau genau wissen, was zu tun ist.

Update zur Kassensicherungs-verordnung

Mai 2021

Derzeit wird eine Änderung der Kassensicherungsverordnung diskutiert und liegt derzeit als Regierungsentwurf vor.

Wesentliche Änderungen betreffen

  1. Anpassungen hinsichtlich Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung als auch Ladepunkten für Elektrofahrzeuge, welche vom Anwendungsbereich ausgenommen werden können
  2. Aufnahme von EU-Taxameter und Wegstreckenzähler in den Anwendungsbereich
  3. Aufnahme weiterer Mindestangaben für auszugebende Belege, welche neben der Papierform auch elektronisch in einem standardisierten Datenformat mit Zustimmung des Empfängers ausgegeben werden kann.

    Die Änderungen treten mit Verkündigung in Kraft. Für den unter Punkt 2) und 3) aufgeführten Aspekt ist ein Inkrafttreten ab 1. Januar 2024 vorgesehen.

Webinar: "Fit für die Kassennachschau"

Ein kürzlich veröffentlichtes BMF-Schreiben stellt die Länderregelungen zur Kassensicherungsverordnung wieder in Frage. Unterschiedliche Ausprägungen und Fristen sorgen somit für Unsicherheit und werfen Fragen auf. In unserem Webinar klären wir auf, wie Sie technische und organisatorische Anforderungen zeitgerecht umzusetzen.

Päsentation anschauen (PDF, 525 KB)

Webcast: Kassensicherungsverordnung - Die nächsten Schritte zur Erfüllung der neuen regulatorischen Anforderungen

Seit dem 01. Januar 2020 sind die neuen regulatorischen Anforderungen aus der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) für alle elektronischen Registrierkassen umzusetzen. Unser Webcast gibt Ihnen einen Überblick über die neuen regulatorischen Anforderungen an die Kassensysteme und erste Erfahrungsberichte aus der Praxis zur Erfüllung der KassenSichV.

Mehr erfahren

„Händler sollten unbedingt Verhaltensregeln und ein einheitliches Vorgehen für die Kassennachschau definieren und ihre Mitarbeiter entsprechend in der Kassenführung schulen. Die Verantwortlichen müssen wissen, was der Beamte bei der Kassennachschau darf – und was nicht.“

Christian Ofner,Prozessmanagement-Experte bei PwC Deutschland

Wie PwC unterstützen kann

Wir unterstützen Händler bei der Planung: Auf der Basis der jeweiligen Organisationsstruktur unterstützen wir Sie in der Bewertung und Auswahl von Kassensystemen sowie eines geeigneten Einsatzumfeldes und entwickeln einen Rollout-Plan. Um zu vermeiden, dass Strafzahlungen wegen Nichteinhaltung der Vorschriften anfallen, überprüfen wir die Kassensysteme auf die Compliance mit den jeweiligen Standards.

Nicht zuletzt helfen wir Unternehmen dabei, die Risiken, die mit der Kassennachschau entstehen, zu verringern. Das geschieht beispielsweise, indem wir Handlungsanweisungen für die Mitarbeiter vor Ort erstellen, Eskalationsmechanismen definieren für den Fall der Kassennachschau und einer möglicherweise anschließenden Betriebsprüfung.

Mit unserer Schulungs-App unterstützen wir die Trainings der betroffenen Mitarbeiter und ermöglichen Inhalte, Regelwerke und Hilfestellung schnell greifbar und aktuell bereitzustellen.

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