Hinweisgebersysteme: So verwandeln Sie die Pflicht in einen Wettbewerbsvorteil

Ein Hinweisgebersystem dient den Mitarbeitenden eines Unternehmens sowie Geschäftspartnern, Kunden und weiteren Stakeholdern als zentrale Anlaufstelle, um auf ein Fehlverhalten hinzuweisen. Es bietet dem betroffenen Unternehmen damit die Möglichkeit, sehr schnell auf Missstände zu reagieren, Reputationsschäden abzuwenden und interne Prozesse zu verbessern. Durch neue gesetzliche Anforderungen ist das Thema Hinweisgebersysteme aktueller denn je.

Die EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937 des europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden) hat sich zum Ziel gesetzt, Personen zu schützen, die Verstöße melden. Für Unternehmen ist dies Anlass und Chance, die bestehenden Hinweisgebersysteme auf den Prüfstand zu stellen und gezielt weiterzuentwickeln.

Das Wichtigste in 30 Sekunden

Wie PwC Unternehmen in Hinblick auf Hinweisgebersysteme unterstützen kann:

  • Unterstützung im Umgang mit der neuen EU-Richtlinie
  • Bewertung des Status quo Ihres Hinweisgebersystemprozesses
  • Identifizierung von Verbesserungspotenzialen mithilfe eines Stresstests
  • Weiterentwicklung bestehender und Implementierung neuer Hinweisgebersysteme und der dazugehörigen Governance
  • Durchführung von Sonderuntersuchungen

„Ein Hinweisgebersystem ist das wichtigste Instrument, um von Verdachtsfällen und Verstößen frühzeitig Kenntnis zu erlangen und diese eigenständig aufzuklären. Professionell betrieben stärkt es damit das Vertrauen der Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner in die Integrität und Reaktionsfähigkeit Ihres Unternehmens.“

Carsten Hasemeier, Director bei PwC Deutschland

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Wenn ein interner oder externer Hinweisgeber (englisch: Whistleblower) eine regelwidrige Handlung im Unternehmen meldet, spricht man von „Whistleblowing“. Diese vertrauliche Meldung kann Hinweise und begründete Verdachtsmomente zu tatsächlichen oder potenziellen Verstößen, die entweder bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden, betreffen. Ein Hinweisgebersystem bietet also die Möglichkeit, potenzielle Verstöße aufzudecken – und ist damit fester Bestandteil eines wirksamen Compliance-Management-Systems.

Ein Hinweisgebersystem umfasst zudem mehrere Bestandteile: Als gemeinschaftliches System dient es dazu, Hinweise jeder Art mit einem transparenten Prozess zu bearbeiten und dadurch deren Aufklärung zu ermöglichen. Zusätzlich zu einem definierten Prozess, der sämtliche Handlungsschritte festlegt, gehört zu einem Hinweisgebersystem in der Regel auch eine IT-Lösung. Diese erleichtert es den Whistleblowern, ihre Hinweise zu melden und die gesamte Prozessdokumentation vorzunehmen. Zudem tragen Richtlinien dazu bei, die Rechte und Pflichten der beteiligten Personen, etwa Hinweisgeber, Beschuldigte oder aufklärende Stelle, einheitlich festzulegen. So kann das Unternehmen sicherstellen, dass es angemessene Folgemaßnahmen einleitet und jederzeit über den aktuellen Sachstand informiert ist.

Infografik zu den Prozessschritten eines Hinweisgebersystems von PwC Deutschland

Welche Vorteile hat ein Hinweisgebersystem für Unternehmen und Organisationen?

In einer Studie der Association of Certified Fraud Examiners wurden 2.690 Betrugsfälle, die zwischen Januar 2016 und Oktober 2017 untersucht worden sind, analysiert. 40 Prozent der Fälle wurden durch einen Hinweis aufgedeckt und mehr als jeder zweite Hinweis (53 Prozent) stammte von einem Mitarbeiter.

Die Vorteile eines Whistleblower-Systems:

  • Blinde Flecken erkennen: Mit einem Hinweisgebersystem lassen sich Missstände aufdecken, die ansonsten möglicherweise unentdeckt geblieben wären.
  • Prozesse optimieren: Unternehmen können Schwachstellen und Fehler identifizieren und beseitigen.
  • Finanzielle Schäden vermeiden: Mit einem Hinweisgebersystem lassen sich Strafzahlungen oder Gerichtskosten sowie Aktienkurs- oder Verkaufseinbußen verhindern oder verringern.
  • Reputationsschäden verhindern: Dank Hinweisgebersystemen können Unternehmen negative Meldungen in der Presse und sozialen Medien vermeiden.
  • Betrüger abschrecken: Hinweisgebersysteme helfen, Betrugsfälle zu verhindern.
  • Vertrauen aufbauen: Ein Hinweisgebersystem stärkt die Integrität des Unternehmens und damit das Vertrauen der Mitarbeiter und weiterer Stakeholder.

Sind Unternehmen verpflichtet, Hinweisgebersysteme einzuführen?

Die EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, fordert die Einführung von Hinweisgebersystemen für Unternehmen und Organisationen im öffentlichen und privaten Sektor, wenn sie mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigen. Die Mitgliedstaaten müssen die europäische Richtlinie bis spätestens 17. Dezember 2021 in nationales Recht übertragen.

Die Richtlinie umfasst folgende Anforderungen:

  • Einrichtung von Kanälen und Verfahren für interne Meldungen und Folgemaßnahmen
  • Möglichkeit zur schriftlichen und mündlichen Meldung
  • Schutz der Identität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden
  • Empfangsbestätigung an den Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen
  • Rückmeldung an den Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten
  • Dokumentation aller eingehenden Meldungen
  • Maßnahmen, um jede Form von Repressalien (etwa Einschüchterung, Rufschädigung oder fristlose Kündigung) gegen den Hinweisgeber zu verhindern

Die nationalen Gesetzgeber haben das Recht, über diese Anforderungen hinauszugehen oder Regeln zur Vereinfachung sowie Ausnahmen einzuführen. So können beispielsweise Kommunen mit weniger als 10.000 Einwohnern von der Einführungspflicht ausgenommen werden, falls dies im nationalen Gesetz so festgelegt wird.

Unser Ansatz im Detail

PwC unterstützt Unternehmen beim Aufbau und der Optimierung ihrer Hinweisgebersysteme. Gemeinsam mit unseren Experten erarbeiten Sie einen Ansatz, der sämtlichen gesetzlichen Anforderungen entspricht, auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist und dennoch die notwendige Flexibilität besitzt. Dabei ist es unerheblich, ob Ihr Unternehmen bereits ein Hinweisgebersystem umgesetzt hat und dies zu einer „State of the Art“-Lösung für international agierende Unternehmen weiterentwickeln möchte oder Sie einfach eine neue pragmatische Lösung implementieren möchten.

Konzeption

  • Analyse der Anwendung der gesetzlichen Regelungen im Rahmen Ihrer Prozesse und Unternehmenskultur
  • Erstellung eines maßgeschneiderten Melde- und Verarbeitungsprozesses
  • Rahmenrichtlinien zum Umgang mit Hinweisen, der Durchführung von Untersuchungen und zum Schutz von Hinweisgebern
  • Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung eines internen Dokumentationstools oder Kooperation mit externen Anbietern

Hinweisgebersystem unseres Kooperationspartners

  • PwC bietet eine ganzheitliche Lösung mit einem der führenden Anbieter von Whistleblowing-Systemen an
  • Mehr als 50 Sprachen
  • Individuelle Ausgestaltungsmöglichkeiten
  • Unbegrenzte Anzahl von Usern
  • Individuelle Rechteverwaltung
  • Maschineller Übersetzungsservice

Training

  • Erarbeitung von Kommunikationskonzepten
  • Schulung von Mitarbeitenden
  • Schulung von Mitgliedern des Teams für interne Untersuchungen

Sonderuntersuchung

  • Unabhängige und professionelle Untersuchung von Meldungen
  • Erstellung eines Berichts, der vor Gericht verwendet werden kann
  • Kommunikation von Empfehlungen

Stresstest

  • Überprüfung der durchgängigen Verfügbarkeit des Hinweisgebersystems
  • Analyse der Einhaltung von gesetzlichen und internen Vorgaben
  • Identifikation von nachhaltigen Verbesserungsmöglichkeiten

Fazit

Die neue Richtlinie der Europäischen Union zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Dennoch bietet das gesamte Feld eines Whistleblowing-Systems auch Chancen, etwa im Bereich der digitalen Ethik. Diese möchten wir gemeinsam mit Ihnen nutzen – und damit Ihr Unternehmen fit für die Zukunft machen.

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Arndt Engelmann

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Partner, Risk & Regulatory, PwC Germany

Tel.: +49 89 5790-5850

Carsten Hasemeier

Carsten Hasemeier

Director, Risk Consulting, PwC Germany

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