Effiziente Prozessoptimierung und Kostenersparnis

Vom Einzelprozess zur Komplettlösung − Managed Services in Steuerabteilungen

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  • 6 Minuten Lesezeit
  • 26 Apr 2024

In einer Zeit, in der Unternehmen verstärkt nach effizienten und kosteneffektiven Lösungen suchen, ist die Integration von Managed Services in Steuerabteilungen eine vielversprechende Option. Dank Managed Services können Unternehmen ausgewählte Prozesse an einen Managed-Services-Provider auslagern, der Fachwissen, Technologie und Infrastruktur bereitstellt. Welche Möglichkeiten die Nutzung von Managed Services in Steuerabteilungen bietet und welche Vorteile damit einhergehen, zeigt dieser Artikel auf.

Das Wichtigste in 30 Sekunden

  • Steuerabteilungen stehen vor Herausforderungen wie der sich ständig ändernden Steuergesetzgebung, der Auswahl und Implementierung geeigneter Systeme und dem Fachkräftemangel. Durch die Nutzung von Managed Services können Unternehmen diese Herausforderungen bewältigen und zugleich ihre steuerlichen Prozesse optimieren.
  • Managed Services bieten vielfältige Anwendungsmöglichkeiten und Einsatzbereiche. Unternehmen können spezifische Prozesse auslagern oder auch die gesamte Steuerfunktion als End-to-End-Lösung an einen Managed-Services-Provider übergeben – ganz nach ihren Bedürfnissen.

Managed Services als Baustein einer modernen Steuerabteilung

Aktuelle Herausforderungen für Steuerabteilungen

Steuerabteilungen agieren heute in einem komplexen und sich kontinuierlich wandelnden Umfeld. Eine ihrer primären Schwierigkeiten liegt darin, dass sich die Steuergesetzgebung auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene ständig wandelt. Um sicherzustellen, dass Unternehmen ihre Compliance-Anforderungen jederzeit erfüllen, müssen sich Steuerabteilungen fortlaufend über neue Vorschriften und Gesetzesänderungen informieren. Insbesondere die zunehmende Komplexität der Steuerberichterstattung setzt Unternehmen unter Druck – und die Anforderungen in diesem Bereich werden in den nächsten Jahren noch deutlich steigen. 

Die richtige Auswahl und Implementierung von Systemen und Technologien stellt eine weitere Herausforderung für Steuerabteilungen dar. Ein Beispiel: Die Nutzung von Technologie für die Datenanalyse ermöglicht es, fundierte Entscheidungen zu treffen. Doch die Steuerabteilungen müssen sicherstellen, dass sie über die erforderlichen Ressourcen und Fähigkeiten für den Einsatz dieser Technologie verfügen. Die Auswahl und Implementierung geeigneter Systeme erfordert Fachwissen und eine sorgfältige Planung. Nur so kann gewährleistet werden, dass neue Systeme und Technologien den Anforderungen der Steuerabteilung auch wirklich entsprechen und nahtlos in die bestehende Infrastruktur integriert werden können.

Die technologische Entwicklung führt auch dazu, dass sich die beruflichen Anforderungen im Steuerbereich verändern: Neben traditionellen Steuerkenntnissen werden Fähigkeiten im Bereich Datenverarbeitung und -analyse und im Umgang mit modernen Technologien immer relevanter.

Damit verbunden ist die Herausforderung des Fachkräftemangels. Das Fehlen qualifizierter Fachkräfte, die die notwendigen Fähigkeiten mitbringen, hindert Unternehmen daran, das volle Potenzial ihrer Steuerabteilungen auszuschöpfen.

Von der Komplettlösung bis zum Einzelprozess: die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von Managed Services im Steuerbereich

Das dynamische (Steuer-)Umfeld zwingt Unternehmen, umzudenken und neue Lösungen in Betracht zu ziehen. Mit Managed Services bietet sich ihnen ein Weg, ihre Steuerabteilungen zu entlasten und gleichzeitig zu optimieren.

Die Vielfalt der Einsatzmöglichkeiten von Managed Services im Steuerbereich trägt der Komplexität und den individuellen Anforderungen von Unternehmen Rechnung. Diese können entscheiden, ob sie ihre Steuerfunktion als Ganzes auslagern oder lediglich spezifische Prozesse an einen Managed-Services-Provider übergeben möchten.

Die Auslagerung der gesamten Steuerfunktion

Damit Unternehmen sich ausschließlich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können, bietet sich ihnen die Möglichkeit, die gesamte Steuerfunktion an einen Managed-Services-Provider zu übertragen. Dabei wird der gesamte (globale) Steuerlebenszyklus effizient und kosteneffektiv von einem Provider abgedeckt − von der Steuerplanung über die Berichterstattung bis hin zur Verteidigung gegenüber Steuerbehörden. Dabei steht die Einhaltung aller Compliance-Anforderungen stets im Fokus.

Die Unternehmen profitieren von erfahrenen Steuerexpert:innen auf Abruf. Ganz gleich ob für regelmäßige Tätigkeiten, Spezialthemen oder bei Belastungsspitzen − Unternehmen können gezielt auf Personal mit dem benötigten Know-how zurückgreifen, ohne eigene Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Ein guter Provider zeichnet sich dadurch aus, dass die Zusammenarbeit mit den Steuerexpert:innen nahtlos in die Arbeitsweise der Unternehmen integriert wird, wodurch das Inhouse-Gefühl für die Unternehmen erhalten bleibt.

Ein weiterer zentraler Aspekt von Managed Services ist der hohe Technologisierungsgrad. Bei einer gesamthaften Auslagerung lassen sich die Prozesse mithilfe von State-of-the-Art-Technologien ganzheitlich optimieren, wodurch sie effizienter werden.

Verzahnung von Accounting und Steuern

Aufgrund der engen Verknüpfung von Buchhaltung und Steuern ist es ratsam, gemeinsame Lösungen zu erarbeiten. Wird nur ein Bereich an einen Managed-Services-Provider ausgelagert, so sollte der andere auf jeden Fall mitberücksichtigt werden. Ziel ist es, den Abstimmungsaufwand zu minimieren und die Prozesse ganzheitlich zu optimieren, damit Unternehmen von einer effizienten, präzisen Transaktionserfassung und einer automatisierten Datenübernahme in Steuererklärungen profitieren können. Schließlich müssen die Ein- und Ausgangsrechnungen aus steuerlicher Sicht korrekt beurteilt werden, damit die Buchführung die Basis für verschiedene steuerliche Erklärungspflichten bilden kann. Dies gilt insbesondere für die Umsatzsteuer, aber auch für ertragsteuerliche Meldepflichten: Dort gibt es eine Vielzahl an Themen, bei denen die Anforderungen an die Berichterstattung in Zukunft noch komplexer und aufwändiger werden. DAC 6 und Pillar 2 sind nur zwei Beispiele.

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Auslagerung spezifischer Prozesse

Für Unternehmen, die nicht die gesamte Steuerfunktion auslagern möchten, bieten Managed Services auch Lösungen für spezifische Teilbereiche an. Beispiele sind die Steuerdeklaration, das Tax Reporting oder das Tax-Compliance-Management. Diese Aufgabenbereiche lassen sich in noch kleinere Prozesse unterteilen, woraus sich eine Vielzahl von Prozessbausteinen ergibt, die − unabhängig von ihrem Umfang – ebenso an einen Provider übergeben werden können. Beispiele hierfür sind:

Ein Prozessbaustein, der sich zur Auslagerung eignet, ist die Abwicklung von Selbstanzeigen infolge fehlerhafter Buchungen. Das Know-how des Providers sowie automatisierte Analysen helfen den Unternehmen, potenzielle Risiken bei Selbstanzeigen und Betriebsprüfungen frühzeitig zu identifizieren.

Hierzu ein Beispiel aus unserer Projektpraxis: Im Rahmen einer Selbstanzeige und Betriebsprüfung wurde bei der Untersuchung der Buchhaltung festgestellt, dass eine beträchtliche Anzahl von Buchungen (rund 44 Prozent) fehlerhaft behandelt worden war. Diese mussten daher in die Selbstauskunft aufgenommen werden. Auf Anfrage des (Steuer-)Prüfers musste der Untersuchungszeitraum ad hoc verlängert werden, was ohne technische Unterstützung eine Verlängerung von etwa drei Monaten bedeutet hätte. Daher wurde der KI-basierte Managed Service Augmented Data Insights (A.D.I.) eingesetzt. A.D.I. analysiert den gesamten Datenbestand, deckt Strukturen und Anomalien in Transaktionsdaten auf und stellt Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Transaktionen und Buchungen sicher. Zudem ermöglicht A.D.I. eine vollumfängliche Sicht auf das Buchungsverhalten. Eine Vordefinition von Prüfungsregeln durch Steuerexpert:innen ist nicht notwendig. Diese werden automatisch von A.D.I. ermittelt und für die Auswertung angewendet. Aus den Analyseergebnissen leiteten die PwC-Expert:innen anschließend Korrekturen und Maßnahmen ab. Der Managed Service erwies sich als effektive Lösung, um die Selbstanzeigen schneller und präzise zu bearbeiten − letztendlich konnte der Zeitraum auf drei Tage verkürzt werden

Ein weiterer Prozess, für den sich die Auslagerung rentieren kann, ist im Bereich HR angesiedelt und betrifft die Risikoprüfung bei Anfragen zu mobiler Auslandsarbeit. Die Entwicklung von New Work hat mobiles Arbeiten im Ausland als neuen und dauerhaften Trend hervorgebracht. So sehen Beschäftigte Workations − die Kombination von Arbeit und Urlaub − überaus positiv und wünschen sich derartig flexible Arbeitsmodelle. Unternehmen profitieren davon auch, denn die größere Flexibilität für persönliche Lebenssituationen steigert die Zufriedenheit der Beschäftigten.

Die mobile Arbeit aus dem Ausland birgt jedoch zahlreiche rechtliche Risiken, die oft unterschätzt werden. Dazu zählen die Begründung von Unternehmenssteuerpflichten, lohnsteuerliche Arbeitgeberpflichten, das Aufenthalts- und Arbeitsrecht sowie die Steuerpflicht und Sozialversicherung der Mitarbeiter:innen. Die Prüfung solcher Fälle kann einem Managed-Service-Provider übertragen werden. PwC bietet den hierfür eigens entwickelten Remote Work Assistant (RWA) an. Der RWA prüft jede Anfrage hinsichtlich Auslandsarbeit individuell mittels einer komplexen länderspezifischen Prüflogik. Mitarbeiter:innen von Unternehmen stellen ihre Anfrage auf einfache Weise per digitalem Formular, PwC analysiert das Risiko der mobilen Auslandsarbeit und spricht dann eine Empfehlung aus. Für die Unternehmen entfällt weitergehender technischer und inhaltlicher Aufwand. Ohne zusätzliche Ressourcen für den Prüfaufwand bereitzustellen und ohne Risiken einzugehen, können sie ihren Mitarbeiter:innen auf diese Weise höchstmögliche Flexibilität bieten.

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Fazit

Managed Services bieten im Steuerbereich vielfältige Möglichkeiten, um Unternehmen bei der Bewältigung ihrer Herausforderungen in einem komplexen und sich wandelnden Umfeld zu unterstützen. Durch die Auslagerung von Prozessen, die Verfügbarkeit von Steuerexpert:innen auf Abruf und den Einsatz moderner Technologien können Steuerabteilungen effizienter arbeiten und die Einhaltung ihrer Compliance-Anforderungen sicherstellen.

Dabei haben Unternehmen die Möglichkeit, entweder ihre gesamte Steuerfunktion an einen Managed-Service-Provider zu übertragen oder nur spezifische Prozesse auszulagern. In jedem Fall schaffen sie sich durch Managed Services Freiraum, um sich besser auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren zu können.

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Klaus Schmidt

Klaus Schmidt, Partner, Global Tax and Legal Managed Services / Alliances Leader, PwC Germany

Lukasz Mehl

Lukasz Mehl, Director, Managed Services für die Steuer-, Rechts- und Peoplefunktion, PwC Germany

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